三幸ファシリティーズ株式会社 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

三幸ファシリティーズ株式会社 様

要約
  • イトーキグループとしてオフィス環境の構築をサポートしている同社だからこそ、自社オフィスの書類保管スペースの削減を検討
  • また、業務改善と働き方改革を進めるためにも工事関連の契約などのペーパーレス化を行うためにどちらも行える電子契約に注目
  • 電子契約導入後は社内外に導入メリットと利用方法を担当営業と協力しながら周知させ、違和感なく社内に浸透させていった
事業内容

事業内容

三幸ファシリティーズ株式会社は、1964年創業、2012年からはイトーキグループとして、「“オフィス”を中心とした価値ある環境づくり。すべてのサービスはお客様のために。」をモットーに、オフィス環境の構築をサポートしてきた。
2017年には、 S-GATE大手町に移転し、 ワーキングショールームHOCOLABを開設した。働きやすい工夫が随所に施された自社オフィスであるとともに、来客向けの展示機能を兼ねており、定期的なセミナー開催も行っている。
事業領域は、オフィス構築、コンサルティング、ビルリノベーション、専門施設事業と多岐にわたるとともに、ワンストップサービスを提供しており、内装のリニューアルなど、専門性の高い工事を多数手掛けている。

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導入前の契約業務

従来は、協力会社などと契約を交わす際、書面を印刷し、封筒に入れて送付するため、タイムリーな業務運営の妨げとなっていた。また、工事関連の契約などで都度発生する印紙税や郵送代など、日々蓄積されるコストの削減を考えていた。
自社のキャビネット等に整然と契約書を保管している三幸ファシリティーズ様だが、書類の保管スペースを削減できれば、そのスペースを有効活用して、創意工夫に富んだ空間として仕上げることができるため、ペーパーレスは、働き方を次のフェーズに進めるための鍵だと感じていた。

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WAN-Signを選んだ理由

働き方改革を進め、業務改善を行い、収益を上げる、というビジネスモデルをお客様に提案するという事業性質上、まずは自分たちが新しい仕組みを積極的に取り入れ、実践して効果を出すことが必要だと考えた。
建造物や家具設備を通してのオフィスだけでなく、ソフト面の環境に踏み込んだ提案を行えるのが三幸ファシリティーズ様の強みである。生産性を上げるために自社の取り組みをソリューションの成功事例として紹介する。
そのためには、働きやすいオフィスを追求すると同時に、働く場所にとらわれないペーパーレスを推進することが理想的な事業環境の実現に不可欠であると判断した。
契約締結時に紙が発生しない電子契約サービスの存在を知ったとき、絶対に導入したいと考え、ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」を選んだ。

導入プロセス

導入プロセス

電子契約を導入するにあたり、日々実際の事務に取り組み、課題やメリットを見抜くための知識が豊富なご担当者をサービス選定の早期段階からアサインした。電子契約のデモをご覧になり、セミナーで理解を深め、詳細な疑問点はワンビシアーカイブズの営業担当と話し合うことで解消していった。導入を決めた後は、社内向けに説明会を行い、契約業務の概念を振り返るところから丁寧に理解を促し、営業の見積書にも使えることや、仮に契約書を再送したいときにも電子契約であれば印紙税や郵送料の負担無く行えることのメリットを各位に伝えた。実際に電子契約を日々の業務に取り入れると、違和感なく社内に浸透していった。

WAN-Sign導入後の社内風景
社外の協力会社等の方々に向けたセミナー様子

WAN-Sign導入後の社内風景

利用後の感想、印象

事務や営業での効果は顕著で、若手は元々デジタルツールに抵抗感が無く、これまで紙の契約書を長く取り扱ってきた世代も、契約締結時に従来の陰影を付与するWAN-Signのサービスデザインが功を奏し、すぐになじむことができた。契約締結後のPDFは電子署名とタイムスタンプで原本性が確保されており、電子帳簿保存にも完全準拠しているので、安心して使用している。

導入後の社内業務

日常業務の負担が減っていると実感できる。電子契約であれば、場所を選ばず締結依頼できるため、営業が見積もり決裁のため外出先から自社に戻って上長印を待つ必要が無くなった。2020年1月からは、在宅ワークのトライアルを開始しており、家で仕事をする際にも便利である。
台風や豪雨などの異常気象が増えてきている昨今、無理な通勤でストレスをためることなく、自宅で可能な限り通常業務を遂行できれば、個々の満足度やモチベーションを高められる。

導入後の社外関係者との利用状況

社外の協力会社等の方々に向けたセミナーを開催するなど、取引先の相手方にもスムーズに電子契約をご利用いただけるように準備した。最初は「えっ、どうするの?」という反応があったものの、実際に使用していただいたところ、ユーザーフレンドリーな操作感であることから、電子契約導入に関する不安の声は次第になくなり、契約業務の効率化をトラブルなく実現できた。

今後の活用

さらに書類の保管スペースを削除したいと考えている。電子契約を協力会社等の相手にも広げられれば、大幅な事務コスト、勤務時間の短縮につながり、働き方改革の推進を加速できる。
一口に生産性向上をうたっても、実務担当者が苦労して逆に負荷が増すようなことになってはいけない。新しい働き方には、新しく画期的なツールを用意することが求められる。三幸ファシリティーズ様は、電子契約を含め、様々な新技術の有効性を見極め、組み合わせ、オフィス環境のあり方を考え、より良いソリューションの開発に挑戦し続けている。

企業概要

オフィス家具販売・内装工事業

本社:〒101-0047
東京都千代田区内神田2-3-4 S-GATE 大手町北1階

設立:1964年11月
URL:https://sanko-fs.jp/

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