新生銀行グループ 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

新生銀行グループ 様

要約
  • グループの垣根を越え、「働き方 リ・デザイン」に取り組む新生銀行グループ様がWAN-Signを採用
  • 社会インフラとして電子署名ツールを活用したペーパーレス化を推進

事業内容

新生銀行グループは、従来型の金融商品・サービスでは満たされていないニーズを先んじて発見し、ソリューションを提供する金融企業グループとして、グループ各社の機能を活用し、個人・法人のお客さまに向けて、新生銀行グループならではの金融商品・サービスを提供している。

ヒトとモノのグローバリゼーションが形を変えていく中、社会的インフラである金融機関の任務を果たすべく最善を尽くすとともに、金融の在り方を捉え直す「金融 リ・デザイン」を旗印に、多様な価値観を尊重し、持続可能な社会インパクトの創出に取り組んでいる。
また、2020年10月には、時間・場所にとらわれない多様な働き方に向けたさまざまな取り組みを「働き方リ・デザイン」として再定義し、「ワークスタイル」「ワークプレイス」「ワークプロセス」の3つをリ・デザインする取り組みをさらに加速させている。

そのうち、「ワークプロセス」では、社内稟議や回覧など、紙やハンコの原則廃止に向け、従前から銀行が導入していた、ワークフローシステムをグループ全社共通の社内決裁システムとして展開している。

導入前の契約業務

導入前の契約業務

従来より、個人のお客さまとの契約書類や取引はペーパーレスを進めていたが、その範囲は限定的であり、契約業務のほとんどを紙で処理していた。
また、社内決裁システムの導入で電子化を推進するうちに、社内文書だけでなく、対外文書も電子化することで、自社も相手先も、互いに業務効率化できるという仮説を立て、調査・検討を通して、その確信が強まってきた。
さらに、コロナ禍において書類の発送・受領・保管をするだけのために出社するようなことがないよう、多様な文書のペーパーレス化を実現する必要があった。

新生銀行グループが推進する「働き方リ・デザイン」の流れをうけ、電子的に契約締結・文書管理できる電子契約サービスに着目した。

2019年5月に中期経営戦略「金融リ・デザイン」を策定しているが、ここで示している価値創造メカニズムや戦略は、銀行だけに限定したものではない。ビジネスの垣根が徐々になくなっている今、事業活動の舵取りには、グループ間で連携を取りながら、ダイナミックな課題解決の実践が求められている。

銀行や特定の文書種別に限った電子契約の導入ではなく、中長期的な観点からグループ全体で利用することができ、多様化するニーズに応えられる汎用性が高いシステムと、柔軟で丁寧な対応ができるベンダーの電子契約サービスを導入したいと考えた。
紙の書類に関するプロセスを削減するという新生銀行グループ全体の目標を達成する一方、電子署名に関する法令対応や、情報漏えい・機密情報管理に関する社内ルールに対応できる高セキュリティのツール選定にもこだわった。

慎重に考慮を重ねた結果、ワンビシアーカイブズの電子契約サービス「WAN-Sign」を選んだ。

WAN-Sign利用方法

WAN-Signは、いわゆる「立会人型」に相当する認印版と、「当事者型」と区分される実印版を兼ね備えたシステムであり、電子契約の導入・活用を段階的に行っていくことができる。
まずは、締結ハードルが低い「立会人型」のグループ間契約を、2021年2月中旬より運用開始している。初回は操作に不安もあったが徐々に慣れ、押印作業だけでなく、製本や郵送の事務負担も軽減されたことで早くも導入効果を実感している。

対外的な「立会人型」の契約についても、取引先へ丁寧に説明し、着実に浸透を図っている。今後は、重要な契約書類など実印相当が望ましいもの対しても、当事者型の電子署名を適用するルールを構築し、展開する予定である。

選んだ理由

選んだ理由

10社以上のさまざまなサービスを検討の対象として、法令対応・コスト・セキュリティ・導入実績・期待できる業務効率を総合的に比較しながら選定に臨んだ。対外的な契約だけでなく、グループ間契約や、証跡が求められる社内文書に対応できることも大切に考えた。

特に、電子データへのアクセス権やユーザー権限のロール設定が充実している点を重視した。
WAN-Signは、外部へデータ送信する前に社内でのチェック機能を必須化することが可能で、グループ全体の共用環境で電子契約システムを使用するにあたって、電子データ個別のアクセス管理がしっかりコントロールできる。契約締結後の原本記録は、ワンビシアーカイブズが保有・運営する国内データセンターに保全されるため、監査やバックアップの観点からも安心だ。

本人性や契約の真正性担保について、電子的な世界でも法制度面が整備されてきているものの、新しい解釈が加わる可能性も十分考えられる。
そのため、「当事者型」と「立会人型」のどちらかではなく、両方を兼ね備えていると、今後どのような方向に電子契約の方向性が示されても慌てることなく対応可能なため万全だ。電子帳簿保存法への対応も万全である。電子契約を締結後に、原本保存も継続でき、検索もしやすいため、余計な手間がかからない。

また、強調しておきたいのは、電子契約のサービス導入にあたって、人的サポート面で追加費用がかからないということである。元々、ワンビシアーカイブズは、情報資産管理事業で培ってきたノウハウを有する営業部員を豊富に有しているため、金融機関をはじめ、きめ細やかな支援を継続的に行える体制が整っていた。

導入プロセス

まずは、「働き方リ・デザイン」のサブプロジェクトを発足し、選考候補となるベンダー数社によるプロジェクトメンバー向け説明会を開催した。その中でも、他のツールと比較してWAN-Signの操作画面は分かりやすく、管理もしやすいという意見が多かった。
その後は、WAN-Signのトライアル環境を試用しながら、法務セクションや弁護士意見も参考に、新生銀行グループ内で用いる電子契約のルールとの対応可否を見定めていき、3ヶ月でWAN-Signの採用を決定した。

次に、約250名(50~60名/回)のグループ従業員を対象に、ウェブ会議システムによるオンラインデモを実施した。新生銀行グループで適用される頻度の高い業務フローを例として、電子契約を行う習慣のないグループ各社・各部の現場担当者が実際の運用イメージを確認した。

電子契約の導入にあたっては、社内規程改定のポイント、取引先への説明手順、各種資料の作成サポートをワンビシアーカイブズより無償で受けることができ、分かりやすい利用マニュアルも提供された。丁寧な導入・活用支援に追加費用が発生しないのは非常に大きな評価ポイントである。

電子契約を導入するにあたり、多数の課題をスピードとクオリティを両立しながら解消する必要があり、ワンビシアーカイブズの営業担当は、顧客課題の解決を最優先して、迅速・緻密な対応を行ってくれるため、ビジネスパートナーとして信頼のおける存在である。

利用後の感想、印象、これからの活用予定

利用後の感想、印象、これからの活用予定

「立会人型」を中心に利用開始している段階で、これから「当事者型」の運用ルールを作成し、実印レベルの契約にも順次活用していきたい。

電子契約は、新生銀行グループにとって初めての経験で、慣れるのに時間がかかる懸念もあった。しかし、操作マニュアルが分かりやすく、システム画面も直感性が高いデザインのため、特に混乱や戸惑いなく、スムーズに活用が進んでいる。取引先企業との各種契約も電子署名の割合を高めていきたい。

今後のワンビシアーカイブズに期待すること

WAN-Signは、充実した機能やわかりやすい操作性に加え、情報漏えいをけん制することが可能な、権限の分割やきめ細かく情報を管理できるところが魅力である。より高度な権限の分割やデータ管理機能の向上にも引き続き取り組んでほしい。
高品質で機能が充実しているWAN-Signの魅力をもっと多くの方に知っていただき、社会のデジタル化を進めていただきたい。

電子契約は、ビジネスに欠かせない重要な社会インフラになりつつある。今後のさらなる認知度向上と、各業種の取引先とWAN-Signで締結できるネットワークが構築されるのを期待している。

企業概要

銀行業など

本社:東京都中央区日本橋室町2-4-3 日本橋室町野村ビル
設立:1952年12月
URL:www.shinseibank.com


 

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