株式会社ティーネットジャパン 様
導入事例

1976年設立のティーネットジャパン様は、「トータル・エンジニアリング・カンパニー」として、公共事業などの発注者支援業務を中心にシステム開発、プラントエンジニアリング、エンジニア派遣、大型LED照明や除菌機器などのものづくりまで幅広い事業領域において、多種多様な技術分野を集積した企業グループとして、独自性に富んだ事業を展開している。

海外においても、中国、ASEAN、インド、欧州など主にエンジニアリング事業、プロダクト事業を積極的に展開し、ものづくりや輸出など、グローバル体制を構築している。

最初のきっかけは、情報収集のために参加した電子契約に関するセミナー受講であった。

多数のサービスを比較するなか、多数の事業部門があり締結過程に関わる人数が多いこと、事業部門への説得のため直接的なコスト削減を実現したいというのがネックとなっていた。
この点、①ユーザーの追加が無料で、②従量課金分の価格が低額に収まるWAN-Signはこれらをクリアしていた。
定型的なひな形を扱う部門が先行導入し、走りながら運用ルールの整備や他部門へのPRを進め、徐々に利用部門を増やしていきたいと考えていたため、③無料版から任意のタイミングで有料版に切り替えられること、④初期費用があまりかからないことも、段階的に電子契約導入を進めていくスモールスタートにあたって、とても大きなメリットだった。
導入当初から視野に入れていたAPI連携に関しては、導入から半年ほど経ってから本格的に取り組むこととなったが、適宜ＮＸワンビシアーカイブズに実現可能性について確認を取りながら、開発ベンダーと要件定義を進めていくことができた。

このように、電子契約の通常利用からAPI連携による応用に至るまで、ＮＸワンビシアーカイブズでは一貫した支援体制が整えられ、その都度、親身に質問や相談に応じていただけたことも、無料版から始めたWAN-Signをさらに継続・発展的に活用していくことに決めた理由の一つとなっている。

まずは、WAN-Signに実装されている機能を使いこなせるようにした。はじめは、ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当に色々と質問や相談をしながら、どんどん理解を深めていった。
日常的に電子契約を使用する事業部門の事務担当者は、機能アップデートが高頻度で行われるので、最初はマニュアルを読み込んでいた操作も、次第に感覚的な取り扱いが可能なUIに随時改良されていき、わかりやすくなったと話している。利用しない機能は、管理者側で非表示にできるようになって、個々の担当者が迷うこともほとんどなくなった。

高機能ワークフローシステムとWAN-SignとのAPI連携は、稟議・署名・保存の一連の流れをスムーズにすることを主な目的とするものである。
従来、ワークフローシステムでの稟議とWAN-Signでの署名の過程が別々だったため、情報入力や上長の承認の二度手間や、金額など属性情報の記入漏れといった人為的ミスが発生していた。

今回のAPI連携により、ワークフローシステムで決裁完了した文書について、自動的に署名依頼が送付され、当社側の署名はAPIで自動的に署名を実行できるようにしたことで、担当者が別途WAN-Signで作業をする必要がなく、当社署名者にとっても既に決裁承認をした契約書を再度確認する必要がなくなる。
また、ワークフローシステムに属性情報含む必須記載事項の記入枠を設けた稟議帳票を用意しておき、担当者が①帳票に情報を入力、②締結予定の契約書PDFを添付するだけで、担当者が特段意識しなくてもミスなく全ての作業が完了できるようにしている。帳票に添付された契約書PDFをワークフローシステム側で締結文書として認識させる仕組みをとっており、担当者が改めてアップロードする必要もない。

今後、テストを重ねながら実運用に移行していく予定である。

外部と契約締結する際に電子契約を使用するようになり、従来は、工数に関して、最短でも3日間はかかっていたのが、なんと0日間で締結完了できるようになった。

紙の契約書であれば、押印、郵送、返送の手間と時間がかかっていたところ、契約書PDFを作っておけば、メールを送る程度の時間で承認が可能になるため、3日分の工数を丸ごと削減できる。
また、契約書という定型フォームに限らず、普段からやり取りしている注文書などにもWAN-Signの利用範囲を広げたところ、取引先側でも手間が減ったと喜ばれている。