株式会社ティーネットジャパン 様 | 導入事例 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

株式会社ティーネットジャパン 様

要約
  • 香川と東京の事業所間で郵送していた契約書を電子契約に切り替え、働き方を刷新
  • 標準機能をフル活用するとともに、API連携によるワークフローの自動署名を実現!

事業内容

1976年設立のティーネットジャパン様は、「トータル・エンジニアリング・カンパニー」として、公共事業などの発注者支援業務を中心にシステム開発、プラントエンジニアリング、エンジニア派遣、大型LED照明や除菌機器などのものづくりまで幅広い事業領域において、多種多様な技術分野を集積した企業グループとして、独自性に富んだ事業を展開している。

海外においても、中国、ASEAN、インド、欧州など主にエンジニアリング事業、プロダクト事業を積極的に展開し、ものづくりや輸出など、グローバル体制を構築している。

導入前の契約業務

導入前の契約業務

従前の契約業務では、紙の契約書への押捺管理を本社の管理部門が一手に引き受けていたため、全国各地の拠点から本社がある高松へ集約するひと手間が発生していた。日々、各地から契約書が郵送され、他業務を掛け持つ担当者はこれらの対応に追われていた。
また、紙文化が色濃く残っており、事務所内にも大きく書庫スペースを設けて大量の書類を保管していたため、特定の文書を探し出すのは大変な作業となっていた。
さらに、事業部門からは、働き方改革やコロナ禍による担当者が出社しなくても良い業務手順、保管スペースや印紙税などのコスト削減を求める声も挙がっていた。

書庫に紙の文書が増え続け、担当者が押捺・製本・郵送の業務に追われる現状から脱却するため、ペーパーレス化を通じてコンパクトな業務運営へと切り替えたいと考えていた。

WAN-Signを選んだ理由

WAN-Signを選んだ理由

最初のきっかけは、情報収集のために参加した電子契約に関するセミナー受講であった。

多数のサービスを比較するなか、多数の事業部門があり締結過程に関わる人数が多いこと、事業部門への説得のため直接的なコスト削減を実現したいというのがネックとなっていた。
この点、①ユーザーの追加が無料で、②従量課金分の価格が低額に収まるWAN-Signはこれらをクリアしていた。
定型的なひな形を扱う部門が先行導入し、走りながら運用ルールの整備や他部門へのPRを進め、徐々に利用部門を増やしていきたいと考えていたため、③無料版から任意のタイミングで有料版に切り替えられること、④初期費用があまりかからないことも、段階的に電子契約導入を進めていくスモールスタートにあたって、とても大きなメリットだった。
導入当初から視野に入れていたAPI連携に関しては、導入から半年ほど経ってから本格的に取り組むこととなったが、適宜ワンビシアーカイブズに実現可能性について確認を取りながら、開発ベンダーと要件定義を進めていくことができた。

このように、電子契約の通常利用からAPI連携による応用に至るまで、ワンビシアーカイブズでは一貫した支援体制が整えられ、その都度、親身に質問や相談に応じていただけたことも、無料版から始めたWAN-Signをさらに継続・発展的に活用していくことに決めた理由の一つとなっている。

導入プロセス

導入プロセス

2020年7月にWAN-Signの無料版を利用開始した。9月以降、有料版に切り替え、徐々に利用範囲を広げ、活用機会を増やしていった。11月には、情報システム部門を交え、自社内で使用しているワークフローシステムとWAN-Signの連携に関して、ワンビシアーカイブズと打ち合わせ、API連携の要件定義に向けた説明を受けた。
2021年3月には、本格的なAPI連携の詳細仕様を詰めていき、開発に関するFAQのやりとりを開始した。情報システム部門から質問を受けたワンビシアーカイブズのIT担当が開発ベンダーとの仲介に立ち、各検討項目の実現可否を分析していった。6月には、開発ベンダーによる作業が完了し、7月から検証に入り、実運用に向けた準備を着々と進めている。

WAN-Sign利用方法

WAN-Sign利用方法

1. 基本的な使い方

まずは、WAN-Signに実装されている機能を使いこなせるようにした。はじめは、ワンビシアーカイブズの営業担当に色々と質問や相談をしながら、どんどん理解を深めていった。
日常的に電子契約を使用する事業部門の事務担当者は、機能アップデートが高頻度で行われるので、最初はマニュアルを読み込んでいた操作も、次第に感覚的な取り扱いが可能なUIに随時改良されていき、わかりやすくなったと話している。利用しない機能は、管理者側で非表示にできるようになって、個々の担当者が迷うこともほとんどなくなった。

2. API連携の活用

高機能ワークフローシステムとWAN-SignとのAPI連携は、稟議・署名・保存の一連の流れをスムーズにすることを主な目的とするものである。
従来、ワークフローシステムでの稟議とWAN-Signでの署名の過程が別々だったため、情報入力や上長の承認の二度手間や、金額など属性情報の記入漏れといった人為的ミスが発生していた。

今回のAPI連携により、ワークフローシステムで決裁完了した文書について、自動的に署名依頼が送付され、当社側の署名はAPIで自動的に署名を実行できるようにしたことで、担当者が別途WAN-Signで作業をする必要がなく、当社署名者にとっても既に決裁承認をした契約書を再度確認する必要がなくなる。
また、ワークフローシステムに属性情報含む必須記載事項の記入枠を設けた稟議帳票を用意しておき、担当者が①帳票に情報を入力、②締結予定の契約書PDFを添付するだけで、担当者が特段意識しなくてもミスなく全ての作業が完了できるようにしている。帳票に添付された契約書PDFをワークフローシステム側で締結文書として認識させる仕組みをとっており、担当者が改めてアップロードする必要もない。

今後、テストを重ねながら実運用に移行していく予定である。

社内外の導入効果

社内外の導入効果

外部と契約締結する際に電子契約を使用するようになり、従来は、工数に関して、最短でも3日間はかかっていたのが、なんと0日間で締結完了できるようになった。

紙の契約書であれば、押印、郵送、返送の手間と時間がかかっていたところ、契約書PDFを作っておけば、メールを送る程度の時間で承認が可能になるため、3日分の工数を丸ごと削減できる。
また、契約書という定型フォームに限らず、普段からやり取りしている注文書などにもWAN-Signの利用範囲を広げたところ、取引先側でも手間が減ったと喜ばれている。

利用後の感想、印象

今後、電子契約活用事例を増やしたいと考え、各事業部門に呼び掛けているところである。API連携で1つの稟議帳票に記入するだけで稟議、締結、保存の一連の業務が済むようになれば、社内アピールがさらにしやすくなると見込んでいる。運用ルールの整備を進め、さらなるペーパーレス化を推進していきたい。
必ずしもAPI連携にすべての運用を統一するとは限らず、そのままでも使いやすく様々な便利機能のあるWAN-Signについて、部門ごとに固有の使い方も検討していくつもりである。
ワンビシアーカイブズには、導入初期から現在に至るまでサポート面でも丁寧に対応してもらっている。今後とも利用拡大に向けた協力をお願いしたい。

企業概要

サービス業

本社:〒761-8081
香川県高松市成合町930番地10
設立:1976年4月
URL:https://www.tn-japan.co.jp

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