東京反訳株式会社 様
- 要約
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膨大な契約が発生する同社では、契約書類の管理・検索負荷、紛失・漏洩リスク、保管スペースが課題
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同社と同等、またはそれ以上のセキュリティが担保された外部委託先を検討
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金融機関などの実績から信頼のセキュリティ体制であるＮＸワンビシアーカイブズの「書庫探」を採用
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同社課題であった作業コストや保管スペースの確保などの課題も解消
導入背景
東京反訳様は、音声を文字に書き起こす「テープ起こし」の専門企業として、創業以来、約10万件の納品実績、約600名のリライター(テープ起こし技術者)を抱える、業界トップのシェアを誇る専門企業である。
年間約10,000件と膨大な契約が発生する同社では、契約書類の管理・検索負荷、紛失・漏洩リスク、保管スペースが課題となっており、管理業務のすべてを外部に委託(保管)することを検討していた。外部保管先を検討する際に最重視したのは、同社と同等、またはそれ以上のセキュリティを担保し、安全に保管することができる外部保管先を利用することが前提であった。
サービス比較
企業や個人間の「契約書類」を中心に、外部保管を実施した。
新規で発生した契約書類は都度電子化をしているが、過去分については電子化されていないため、保管スペースや管理負荷軽減のため、全件の電子化を検討した。しかし、見る頻度が低い契約書類を全件電子化するには費用対効果に見合わないため断念した。
検討の上、書庫探の導入にあたっては以下の点が決め手となった。
- 保管、電子化、機密抹消までの管理をすべてシステムで実現
- 必要都度、電子化してくれるオプション
- セキュリティを重視した保管設備への信頼
- 金融機関など多数企業が利用している実績
導入成果
- 膨大な書類の管理負荷や検索にかかっていた作業人件費の抑制。
- 必要都度電子化することにより、書類の移動をなくしたことで紛失・漏洩リスクが低減。
- 全件電子化の検討から紙での保管に切り替えたトータル費用の大幅な抑制。
- 外部保管によるオフィスのスペース確保。
