業務効率化とセキュリティ対策は両立できるのか？

業務効率化とセキュリティ対策の目的の違い

業務効率化もセキュリティ対策も、企業が継続的に存続するためには必要な要素です。しかしその目的やアプローチ方法にはそれぞれ違いがあります。

まず業務効率化は組織の生産性や効率を向上させることを目指す活動です。企業は市場や競合他社との状況変化に対応すべく、既存の業務プロセスや対応方法を改善し、生産性を最大化させるべく対応をしていきます。業務効率化は具体的に時間やリソース、コストの節約や、サービス品質向上、顧客満足度の向上などの利点をもたらします。

対してセキュリティ対策とは企業の社会的責任として、企業の資産や情報を保護し、機密性、完全性、可用性を確保することを目指す活動です。企業は内部、外部のあらゆるリスクから企業を守り、企業が継続的に事業活動を行えるように対策することが必要です。セキュリティ対策は信頼性の確保、法的・規制要件の遵守、信頼関係の構築などの社会的責任として講じる必要のある対応になります。

よくセキュリティ対策と聞くと不正アクセスなどのサイバー攻撃や内部不正に対する対策とイメージされることもありますが、リスクはそれだけではありません。人的ミスによる情報漏えいやシステムエラーによる品質不良などに対する対策もセキュリティ対策のひとつです。
セキュリティ対策は企業が社会に信頼され、事業継続を続けるために必要な概念になります。

相互補完の関係にある業務効率化とセキュリティ対策

業務効率化とセキュリティ対策はそれぞれ違う目的ですが、互いに関連し合い、相互補完的な関係にあります。

ドラッガーが企業の目的を「顧客を創造すること」とするように、企業は顧客が満足するサービスや商品を提供することで顧客を創造し、存続することが重要です。
この顧客が満足する価値とは、サービスを通じた利便性だけではなく、安心して利用できる環境を用意することが大切です。つまり企業はただ商品の販売で利益を得るだけでなく、企業が果たすべき社会的責任を果たしつつ、顧客に価値提供することが求められています。

この目的達成のために、業務改善を行う際は効率化とセキュリティ対策をバランスよく対応することがより重要になり、相互補完することで効果の最大化が期待されています。
効率化によって改善された業務プロセスが、セキュリティの強化につながった。セキュリティ対策が実施されることで、業務におけるリスクや混乱が減少し、効率化が促進された。このような効果を目指して活動計画を練ることが理想になります。

業務効率化とセキュリティ対策が両立しない場合

上記のように補完関係にある業務効率化とセキュリティ対策ですが、これらのバランスを見誤るとうまく回りません。
業務効率化によって改善した業務プロセスに対してセキュリティ対策を全く講じていない場合は機密情報の漏洩、不正アクセス、品質不良などのリスクが高まる可能性があります。
逆に、過度にセキュリティ対策を強化しすぎると、業務の効率性が低下し、利便性が損なわれる恐れがあります。

新しいテクノロジーや業務プロセスの導入はどうしてもセキュリティリスクが存在します。特に新しいテクノロジーやシステムは、セキュリティに関する脆弱性や未知のリスクが存在することがあり、新しい技術の導入には慎重な検討とセキュリティ対策が必要になります。
既存のシステムが稼働していれば大きな問題とはならないため、業務効率化による改善で新たなセキュリティリスクへ対応するより既存プロセスを活用し続けることを選択されがちです。

特に最近では2025年の壁の問題で、レガシーシステムへの依存などが問題視されていますが、上記が依存原因の一つにもなります。そのため業務効率化とセキュリティ対策が相反するイメージがあるのかもしれません。

業務効率化とセキュリティ対策を両立するために

業務効率化は生産性を向上させる活動であり、セキュリティ対策は社会的責任を果たすための活動です。つまりどちらも永続的事業を継続させるための活動であるため、両立させていくことが大切だと思います。

ただし業務効率化とセキュリティ意識、どちらに比重をかけて活動していくかのバランス感覚はリスクの影響度、発生頻度、コンプライアンスの観点から判断していきますが、より深く判断に影響されるのは企業文化です。
セキュリティ意識を重視している企業は業務効率化の取り組みもセキュリティを確保しながら進めることが根付いていますし、イノベーション重視の企業は新しいテクノロジーや効率化手法を柔軟に導入し、効率性を損なわないセキュリティ対策を取り入れるようになっていきます。また組織によっては業務に法令が根強く紐づいている業種もございます。そのようなコンプライアンス重視の企業の場合は業務効率化よりもリスク管理や法的要件の遵守を絶対として業務効率化を推進するようになります。

自社の企業文化を理解して、どのようなバランスを取って活動するのかを検討していきましょう。

新しいテクノロジーやプロセスを適切に導入するために

企業文化によって比重は変わるとはいえ、適切なセキュリティ対策を講じながら業務プロセスを効率化することで、組織は生産性を向上させつつ、機密性やデータの保護を確保することができます。しかしながら効率化するために導入する新しいテクノロジーやプロセスには様々なリスクが発生します。

まだ実績がないプロセスやテクノロジーは、未知の脆弱性やセキュリティ上の欠陥が存在する可能性があります。これにより、思いがけないところから品質不良が発生したり、サイバー攻撃の影響を受けたりとセキュリティ上の問題が発生し、事業に影響を及ぼす可能性があるのです。
そのようなリスクに対応するためにはリスク評価やテスト運用などの方法がありますが、専門知識や経験を持つ第三者と協力していくことも方法の一つです。

第三者の協力による運用構築

実績がないプロセスやテクノロジーの導入のために、専門知識や経験を持つ第三者に協力してもらうことで、効率的に運用体制の構築ができることに期待がされています。しかし新しいテクノロジーの導入に必要なことは深い理解と専門的なスキルです。そのためにはテクノロジーの動向やトレンド情報を入手し続け、理解を深めることが大切です。

自身の業界知識については学ぶことは容易でも、別業界や無関係な業界のトレンドについては情報取得にも一苦労です。そのような不足している部分を、その分野の専門家に協力で補うことが今注目されています。専門知識をもった協力者が持つ今までの経験から、成功した手法や効果的なアプローチを共有してもらうことで、スピーディーかつ適切な運用を構築できると期待されています。
例えばセキュリティ専門家やコンサルタントによる脆弱性診断や業務プロセスとセキュリティの統合方法について支援を受ける、IT企業などとのパートナーシップ制度によって最先端のソリューションを導入したサービス展開やプロセス設計を行うなどで様々な発展が期待できます。

もし第三者の協力による体制づくりを検討する場合は、信頼できるパートナーを選択し、よりよい業務体制が作れる協力関係を築いていけるようにしていきましょう。

文書情報を使った業務プロセスの再設計はＮＸワンビシアーカイブズへ

業務効率化とセキュリティ対策は両立することでより良い業務構築が期待されます。しかしながら両立するためには新しいテクノロジーを導入しつつ、リスク評価やセキュリティ体制の構築などの準備が必要です。

ＮＸワンビシアーカイブズでは今まで多くの企業の文書情報を保管、活用するためのＢＰＯを行ってきた実績から、紙や電子などの文書情報を活用した業務プロセスを再設計したいと考えるお客様の支援を行っております。
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