文書管理の見直しで業務改善！【事例をご紹介】

オフィスに潜む「ムダ」とは？？

皆さんの業務はどんなものが多いでしょうか。業界や部署によっても、業務内容は多岐にわたると思います。そんな中で誰でも1つや2つは、「この業務ムダだなあ...」「もっと効率化できないかなあ...」と普段から感じている業務があるのではないでしょうか。では、オフィスの「ムダ」を考える前に、まずオフィスでの業務を次の３つに分けて考えてみましょう。

1. ナレッジワーク
   判断・思考・企画立案・意思決定・分析
2. コミュニケーションワーク
   命令指示・報告・連絡・相談・交渉・依頼・会議・打合わせ・教育
3. ドキュメントワーク
   収集・作成・印刷・出力・伝達・編集加工・検索・整理・調査

いかがでしょうか？皆さんの行っているオフィス業務の大半は上の３つの分類にあてはまるのではないでしょうか。業務を分類することで、より客観的にムダを見つけやすくなるかと思います。また、３つのワークの内、コミュニケーションワークとドキュメントワークのムダをなるべく削減・効率化して、ナレッジワークに注力することで、企業の生産性向上につながります。

では、コミュニケーションワーク、ドキュメントワークに潜むムダとは、どんなものがあるのでしょうか。ここではどの企業でも当てはまる代表的な「ムダ」をご紹介します。

コミュニケーションワークに潜む「ムダ」

• 会議、打合せが多すぎる
• 確認、引継に時間がかかる

　どこの会社でも、定例で行っている会議がありますよね。でも、本当に毎回必要でしょうか？会議を開催するには、会議室の予約や出欠確認など手続きや準備も必要です。遠方のオフィスで会議する場合、移動する時間などもかかります。

また、業務が属人化している場合、その確認や引継に多大な時間や労力がかかる、ということもよく聞く話です。

ドキュメントワークに潜む「ムダ」

• 目的の資料（紙/データ）を探しまわる
• コピーを出力しすぎる、なんでも印刷する

　実はビジネスマンが1年間仕事をする時間のうち、約1ヶ月間は文書を探し回る時間に費やされているといわれています。コピーを何部も自身で持っていたり、不要になった資料を捨てずにとっておいたりすると、ますます探す量や範囲が多くなり、ムダな時間が発生します。また、溜め込んでしまった文書は、いざ整理整頓しようとしても多大な労力がとられてしまいます。

　また、複合的な例として、会議(コミュニケーションワーク)の回数が多いと、会議のための資料作成、資料印刷、議事録の作成(ドキュメントワーク)などの時間も増えてしまう、ということも起こり得ます。

文書管理を変えると、業務改善できる？　その事例をご紹介。

先ほど挙げたものも含め、ムダを発見すると、様々な対策が考えられるのではないでしょうか。例えば、会議の数を半分にする、会議の時間を半分にする、捺印の数を半分にする、など身近なところから改善を進めることもできます。インターネットで少し調べると、コミュニケーション効率化に関するツールや、業務の標準化を支援するツールやサービスなども出てくるので、そういったツールの導入も検討できます。

　今回は、その中でも大半の企業に存在する紙文書にまつわる業務(ドキュメントワーク)のムダに関して、情報資産管理のプロである当社が、お手伝いさせていただいた事例をご紹介いたします。

【CASE1】 文書を削減して、身軽に引っ越し！文書が増えない仕組みを導入

問題点
・　日々発生する文書量が多く、デスクや通路に常に紙が山積み
・　重要文書や機密文書に対する管理ルールがなく、情報漏えいのリスクが高い状態
・　新オフィスへの移転が決定。文書の保管スペースが減少してしまう

解決策
・　現有文書の大幅な削減
・　ファイル管理方法の標準化

改善効果
・　文書量が、個人机は1/3、共有キャビネットは1/2に減少。スペースコスト、備品のコストも減少
・　文書を探す時間が半分に減少
・　適正なルールにより、文書増加の防止、漏えいのリスク回避、文書の共有化が実現

オフィス移転の際に当社にご相談いただくお客様はかなり増えています。上記のお客様も、オフィス移転をきっかけに当社にご相談いただき、文書管理コンサルティングサービスをご利用いただきました。文書量を減らし、ルールを作ることで、文書を探し回る時間も減り、書類に囲まれることのない快適なオフィス環境を実現されました。

【CASE2】 リモートワークによる効率的な働き方を実現

問題点
・　大量の書類により事務所が逼迫し、外部倉庫に保管しているが文書箱の出し入れにムダを感じている
・　仕事柄外出が多いが、文書箱が届く日は事務所で待たなければならないため外出が制限される

解決策
・　必要な時に必要な書類がPDF配信される書類保管サービスを利用

改善効果
・　外出先からも必要書類が閲覧できるためリモートワークが可能
・　文書箱が届くのを待つ時間が必要なくなった

上記のお客様は、当社の書類保管サービス「書庫探」をご利用いただくことで、文書箱の出し入れのムダ、文書箱を探す時間のムダ、待ち時間のムダを一気に解消されました。　

　　詳しい事例はこちら

　また「書庫探」は、初期費用がかからず、Webからのお申込みで最短10日からご利用開始いただけるため、急ぎで外部保管を検討しなければならないお客様からも人気があるサービスとなっています。

まとめ

今回は当社のお客様の事例をご紹介させていただきました。この他にもオフィスにはまだまだ「ムダ」が転がっています。本記事をきっかけにムダの発見・是正をして、業務改善につなげていただけると幸いです。

また、当社では書類保管サービスの他にも情報資産管理に関する様々なソリューションを提供しております。（ソリューションサイトはこちら）不明点やお悩み事がございましたら、お気軽にご相談ください。