書類電子化とは？そのメリットや方法をご紹介

書類電子化の目的

書類電子化の必要性が高まっている背景は、企業の置かれている状況や方針によってさまざまです。

資源を大切にするという環境面を考慮する場合や社員の生産性向上、ワークスタイル変革を行うため書類電子化に取り組む企業もあります。また、書類電子化による保管コスト低減、災害対策など様々な理由により、多くの企業が書類電子化に取り組んでいます。

企業のモバイル活用により書類電子化が加速

書類電子化は、以前より企業で取り組まれていたことですが、ここ数年のスマートフォンやタブレットの普及にともなう企業のモバイル活用で大きく加速しています。

モバイルデバイスが、ビジネスシーンに普及する以前は、書類電子化はオフィス内でのみ行われているもので、現場では紙媒体の資料を用いることがほとんどでした。モバイル端末の普及により、私たちを取り巻く仕事環境は一変し、現在では現場での書類電子化が急速に進んでいます。

従来、メンテナンスサービスを提供する企業では、帰社してから業務報告書を作成することが一般的でした。対して業務報告書を電子化することで、手持ちのモバイル端末から報告書を作成し、効率的に業務を遂行することができるようになりました。

もちろん、書類電子化が進んでいるのは現場だけでなくオフィスも同様です。スキャナーやプリンター等の技術進歩により、電子化が容易になり、多くの企業が取り組むようになりました。

書類電子化のメリット

それでは書類を電子化するメリットに関してご紹介いたします。

紙媒体が少なくなる事でのコスト削減

紙媒体が少なくなるという事は、印刷コストの低減に直結します。A4紙サイズの資料を白黒でプリントした場合のコストは3～5円程度かかります。仮に1日1,000枚の資料がプリントされているとして、1日にかかる印刷コストは3,000～5,000円であり、1年では1,095,000～1,825,000円の費用がかかる計算です。

大企業や紙媒体の契約書使用が多い保険会社や不動産会社、その他資料印刷などが多い企業では1日1,000枚は現実的な数字であり、そこには想像以上のコストがかかっています。

また、紙媒体には保管スペースが必要不可欠です。書類の電子化による省スペース化によるコスト削減も見込めるのです。

業務スピードを改善しサービス品質が向上

稟議書など複数の決裁者を経由するような書類は、紙媒体の場合、物理的な移動が必要となり多くの時間がかかってしまうことが少なくありません。また、デジタルデータでのやり取りに紙媒体の資料が入り込む事で、業務スピードが遅延してしまう場合もあるでしょう。

書類電子化により業務スピードは改善され、より質の高いサービスを提供することができるようになります。

コンプライアンスやリスクマネジメントの強化

法令遵守による信頼性の維持や訴訟対策などにより、コンプライアンス強化が意識されている現在、電子データを管理する重要性が増しています。また、電子化されたデータのバックアップを取っておくことで、災害時のBCP対策(事業継続計画)も同時に実現できるためリスクマネジメントの観点でもメリットがあります。

書類電子化の方法

書類電子化は、さまざまな方法で実現できます。大量に電子化したい書類がある場合には、それ専門の外部サービスを利用することも一つの選択肢です。また、スキャナーの活用や、スキャン機能があるプリンターの導入など様々です。

しかし、書類電子化においては何をするために電子化するのかと言うことに加えて、電子化したデータをどのように保管し活用するかが重要になります。つまり、電子化する目的を明確化しておくことが重要になります。

法令で定められた書類を電子化する場合には、安全なデジタルアーカイブサービスで保管することが適していますし、会議で利用するような書類であればオンラインストレージが適しているでしょう。課題を明確化し電子化されたデータが適切に保管されていなければ、多くの場合、書類電子化によるメリットを享受することはできません。

書類電子化で注意するべきポイント

企業運営において重要な書類の場合、電子化して保管できる書類は法令(e-文書法)によって定められています。その一方で法律では明確に定められていない場合も多くあります。企業は法令なども確認しながら綿密な書類電子化に取り組むべきでしょう。

まとめ

書類電子化に取り組むことは、企業戦略に沿って目的を明確化することが重要になります。そして、適正な保管方法を選定することで大きなメリットが出てきます。

電子化した資料が、長期保存の必要があり、かつ使用頻度の少ない資料であれば、書類保管サービス「書庫探」で低コストかつ安全に保管することをおすすめします。