電子申請の進展と、紙の情報管理（SmartHR社様共催セミナーレポート）

セミナー概要

　年末調整の時期が迫ってきました！2020年度をめどに、年末調整が電子申請で完結する仕組みが実現すると言われています。電子申請や書類の電子化は今後、一層進展します。その一方で、引き続き紙で残さなければならない書類は一定程度存在し続けます。電子化の判断や運用の見極めが、これからの効率的な人事業務のポイントとなります。

　電子で完結する手続きと、それでも「残る紙」の管理。これから変わる年末調整手続き、そして効率的な人事業務の進め方を、税理士の先生にわかりやすく解説していただきました。

• 【テーマ】　年末調整から考える、人事の業務効率化　～　申請の電子化と、紙の情報管理　～
• 【講　師】　税理士　安田　信彦　様（さくら中央税理士法人）
  http://ysd21.com/
• 【共　催】　株式会社SmartHR　https://smarthr.jp/

会場の様子

　主に企業の人事・総務系のお客様にお越しいただき、満員御礼となりました。電子化や業務効率化に対する関心の高さが伺えます。

電子化はどうすればうまくいくのか？

　講師の安田先生は、さくら中央税理士法人の代表税理士です。業界でもIT化の進んだ事務所として知られており、今回のセミナーでは、自社の取り組みを通じてどのように電子化やペーパレス化を進めることができたのか、経験談をお話しいただけました。

書類は全部、電子化！

　とにかく全ての書類をデータ化して、電子ファイルで仕事をするスタイルを事務所で徹底されているとのこと。そのための策は「モニターを複数台並べて広いデスクトップ環境を作ること」なのだそうです。紙で仕事をしている場合、机の上に書類を並べて仕事しますよね？電子の場合も同じで、そのためにモニターを複数台置くのだそうです。

働き方改革を10年かけて実行

　安田先生がペーパレス化に取り組み始めたのが、今から10年前。数々の試行錯誤があってペーパレス化を実現しているという話です。いろいろやって、中にはダメだったものもあったということですが、事務所ではほぼペーパレス化を実現されたということです。

電子化を進めたとはいえ...

　「自分の事務所はペーパレス化を実現できたがお客様の多くはまだまだ紙が依然として残り続けているのが現実だ」という話に対して、会場の皆さんの反応が印象的です。大きく頷かれている方がずいぶん多い印象を受けました。まだまだ電子化が進んでいるお客様は少ないということが、セミナー会場でも感じることができたと思っております。逆に言えば、どうやって電子化をしたらいいの？と考えているお客様が多いということです。

　印象に残っている言葉として、「電子化は国が進めている政策だ」、というメッセージがありました。電子帳簿保存法やマイナンバー制度は、国として電子化を進めていくためのもので、電子化することは違法ではないのだと仰っていました。それでもなかなか、紙から離れられない現実があることも分かっていらっしゃいます。電子化を進めていくためのサービスとして、SmartHR社と当社ワンビシアーカイブズのサービスが役に立つ、と締めくくられました。

SmartHR社の紹介

　SmartHR社のサービスは、クラウド労務管理ソフトです。登録企業数も右肩上がりで増えているとのこと。今回は短い時間でしたが簡単にサービスの紹介をいただきました。

クラウド型で完全にペーパレス！

　入社時の申請書類から全てWEBに入力するシステムであり、紙が発生する余地がありません。驚いたのは源泉徴収票の出力が、退職後でもできるということ。わざわざ退職した前の会社に問い合わせて紙をもらうというプロセスが要らなくなる、という発想は見事だと思います。

年末調整に向けて

　これからの季節、年末調整で大量の紙が発生する企業が多いのですが、SmartHR社のシステムを利用すれば全て電子申請で行うことができるため、紙を出力する必要はないということでした。会場の半分くらいのお客様が、なるほど～という反応を見せていらっしゃいました。

ワンビシアーカイブズのサービス

　様々な取組をすることで紙のないペーパレス化を進めていくことはできますが、過去の書類などまだまだ紙が残り続けてしまうことも現実です。今回当社が紹介したサービスは、電子化できない書類はどのように扱えばよいのかの一つの答えです。

電子化できない書類とは？

　安田先生の講演でもあったのですが、昔からの書類が電子化できないというお客様が多いのです。例えば経費関係の書類は、7年～10年の保存期限が法律で定められています。過去の書類はキャビネットなどに収められていて、数が多くて一気に電子化しようとするとコストがかかります。また、電子化できない書類と混ざってファイリングされていることもあり、その分別をするだけでも一苦労。そうして運用を変えないままでいると、書類がずっと発生し、オフィスに書類が残り続けてしまいます。がんばって電子化しても、その書類を見返すことは果たしてどれだけあるでしょうか？コストと見合わない、といった声も聞かれています。

書庫探が最適！

　新商品「書庫探」は、そういった悩みをかかえるお客様にうってつけの商品です。これから発生する書類に対して電子化をしていくことが推奨されているからです。昔の書類の事を考えると物事が進みませんが、昔の書類は「書庫探」で当社にお任せいただいて、これからの仕事をSmartHR社などのクラウドサービスで電子化していけば、お客様のペーパレス化を進めることができるのです。

まとめ

　紙での業務を電子に置き換えてペーパレス化を進めることが、業務の効率化につながることは周知の事実だと思います。一方で、お客様のペーパレス化がそこまで進んでいないという現実もあります。どうやって電子化を進めるとよいのか悩んでいるお客様は、思った以上に多いのではないかと考えております。

　今回のセミナーが皆さまの事業・業務活動にお役立てていただければ幸いです。弊社では、お客様の課題を明らかにし、解決するためのご案内をさせていただいておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。