ペーパーレスが進まない理由とは？導入のメリットや対策の方法も解説

環境問題への配慮やコロナ禍によるリモートワーク需要を受け、ペーパーレス化の必要性が高まりつつあります。請求書や契約書など、これまで紙と印鑑が必要だったものを完全にペーパーレス化する企業が増えています。
企業側だけでなく、政府自体が「脱・印鑑」を進めており、各税法で原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類について紙での保管を認めない（電子帳簿保存法）ものも存在します。ペーパーレスの導入は避けては通れない道です。

導入メリットはとても大きいですが、企業によってはなかなかペーパーレスが進んでいないのも事実。社内インフラ制度やITリテラシーの問題から、ペーパーレスを導入するのは難しいと感じている企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、導入するメリットや対策方法とあわせてペーパーレスが進まない理由について解説します。

そもそもペーパーレスって何？

すでにある紙の書類を電子データに変換して管理したり、紙そのものを廃止したりすることを指すペーパーレス化。仕事に必要な紙の量を削減する働き方改革の一つです。
ペーパーレス化によりデータを紙で持ち出す必要がなくなるため、場所を問わず柔軟な働き方を実現するためには必要不可欠な取り組みです。ペーパーレス化が働き方改革実現のカギを握るといっても過言ではありません。

また、政府は2005年にe-文書法を施行し、これまで紙での保管が義務付けられてきた書面の電子化が可能に。後に執行された電子帳簿保存法（電帳法）の2022年１月の改正では、国税に関わる書類を電子データで受け取った場合、電子データを紙に出力して保存することは認められず、電子データで保存することが義務付けられています。
政府を挙げて、企業側にペーパーレス化が求められています。

企業のペーパーレス導入が進まない理由とは

ペーパーレスには導入のメリットがある反面、企業の状況によってはなかなか進まないことも。企業のペーパーレス導入が進まない企業には、以下のような理由が考えられます。ペーパーレス化でつまずく前に知っておきましょう。

導入時に初期投資が必要

これまで紙でやりとりしていたものを電子データで管理するには、新たにツールやシステムを導入しなければなりません。紙やトナー代などが削減される一方で、まとまった初期投資が必要なのです。

例えば、電子データを取り扱うタブレット端末やパソコン、書類を電子化するためのスキャナーや複合機は欠かすことのできない投資。書類を電子化する際にかかる工数もコストと言えます。

また、大量のデータを保存するクラウドストレージやセキュリティ対策が万全な管理システムが必要です。社員が電子データを適切に扱うための情報リテラシー教育も必要となってくるでしょう。

初期投資してもペーパーレス化が定着しなければ、無駄な投資になってしまうことも。
導入には初期投資が必要なことを理解し、定着するまで全社を挙げてやりきる必要があります。初期投資は必要ですが、長いスパンで考えればコスト削減などの投資対効果は十分に得られると考え、根気よく取り組みましょう。近年では、ペーパーレス化を始めとするIT化に対して国が補助金を設ける例も増えてきています。
例えば、企業がITツールを導入する際に活用できる「IT導入補助金」もそのひとつ。初期投資がネックになっている場合は検討してみてください。

情報管理が難しくなる可能性

これまで紙で管理していた情報を、電子データに切り替えるペーパーレス化。ペーパーレス化を取り入れることで、情報管理が難しくなる可能性があります。新たにツールやシステムを導入すると、情報管理のワークフローを変更する必要が出てくるでしょう。

業務効率化を目指して取り入れたはずが、ワークフロー変更と新たなシステムに社員が大慌てになることも考えられます。従来のワークフローにこだわりを持っている企業ならなおさらです。限られた人手でペーパーレス化を進めようとしている企業にとって、ワークフローの変更は大きな負担になります。

また電子データでの情報管理にはルールを明確にしておく必要があります。
ルールが明確でないと、同じ種類のデータがそれぞれ別の場所に保存され、あとでスムーズに検索・閲覧できなくなるケースも。間違って同じデータを重複保存したり、上書きしてしまったりなど、紙で管理していたときには発生しなかったようなミスへの対策が難しいと感じている企業も多いことでしょう。

人によって作業効率が下がる可能性

業務効率化を実現するためのペーパーレス化が、人によっては作業効率が下がる原因になることも。
ペーパーレス化にはタブレット端末やパソコンなどの電子デバイスが欠かせません。これまで紙でのやりとりに慣れていた企業や社員にとっては、電子デバイスでの作業にうまく対応できない可能性があります。その場合には、紙で対応した方がスムーズに作業できるという結果になることも。社員自身も不満を感じてしまうかもしれません。ペーパーレス化を定着させるために、慣れるまでは時間がかかるものと割り切って進めましょう。

ペーパーレス化のメリットとは

ペーパーレス導入にはデメリットもありますが、長いスパンで考えればメリットの方が大きいと考え取り組む企業が増えているのも事実です。企業がペーパーレス化を導入するメリットについて、以下の5点をご紹介します。

リモートワークに切り替えられる

コロナ禍の影響を受けて、あらゆる業種・業界で普及したリモートワーク。リモートワークの定着を目指す企業にとって、ペーパーレス導入は避けては通れない道です。

ペーパーレスを導入すると、データを紙で閲覧したり持ち運んだりする必要はなくなります。リモートワークにあわせて頻繁に紙書類を社外に持ち出すことは、セキュリティ上好ましくありません。さらに電子デバイスやインターネット環境などがあれば、場所を問わず電子データにアクセス可能なので、リモートワークであってもオフィスにいるときと同様に、スムーズに業務を行うことができるのです。
ただ注意点としては、電子データの管理に必要なセキュリティや不正アクセスの対策を行なって置く必要があります。

これからリモートワークに切り替えようとしている企業は、あわせてペーパーレス化も進めましょう。

業務の効率が上がる

すべての社員が電子デバイスに慣れ、ペーパーレス化が定着すれば、業務の効率は格段に上がることでしょう。紙よりも電子データの方が検索・閲覧にかかる時間が短縮でき、情報の把握が簡単に。打ち合わせや商談など、社外で急にデータが必要になった際もすぐに対応できるようになります。
また社内での文書回覧や承認をネットワーク上で完結させれば、回覧・承認にかかる待ち時間の削減にもつながります。これまで時間と手間のかかっていた作業がスムーズに進み、業務の効率が上がるのです。

印刷コストの大幅削減

紙ですべての文書を管理していると、必然と印刷・コピー代がかかるもの。オフィスにおける経費の中で、印刷コストが高い企業も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化を進めれば紙で印刷する機会も減るため、印刷・コピー代 の大幅削減につながります。ペーパーレス化はコピー代の抑制に効果的な方法の一つであり、紙でのやりとりがメインだった業務においては、メリットを実感しやすい部分です。
さらに削減したコピー代を社内教育や新システムの導入など他の部分に回すことも可能になります。

セキュリティ対策ができる

ペーパーレス化を進めると、情報管理のセキュリティ対策を進めることも必要になります。
紙でのデータ保管にはさまざまなリスクがつきものです。書庫にカギをかけて保管していても、盗難や紛失もちろんのこと、災害や経年劣化で重要なデータを失う可能性があります。廃棄方法が適切でないと情報漏洩の原因にもなりかねません。ペーパーレス化すれば、そういったリスクを減らすことができます。

さらに電子データごとに閲覧制限を設けたり、クラウドサーバー上にバックアップしておけたりなど、紙での保管にはできない高いセキュリティ対策が可能に。これまでセキュリティ対策をうやむやにしていた企業にとっては、対策を見直すよいきっかけになることでしょう。

企業のペーパーレス化が進まない時の対策５つ

全社を挙げての取り組みが必要なペーパーレス化。導入メリットが大きいとわかっていても、ペーパーレス化がうまくいかない場合は少なくありません。ここでは企業のペーパーレス化が進まないときの対策について解説します。

推奨の理由を伝える

ペーパーレス化を進めるには、経営層から現場の社員まで、全員の理解と協力が欠かせません。まずはペーパーレス化を推奨する理由について理解を深め、導入することが大切です。
推奨する理由を伝えるためには、ペーパーレス化の意義や目的を把握しましょう。印刷コストの削減やセキュリティ対策など、ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、企業によって推奨する理由はさまざまなためです。

加えて、現場の社員からの理解を得ることを忘れずに。推奨する理由が現場の社員にも理解されれば、スムーズにペーパーレス化が進むことでしょう。ペーパーレス化が進まず非効率なままだと、淘汰されるかもしれないという危機感を共有することも有効です。

プロの助けを借りる

すでに存在する紙の書類を電子化することには、時間と手間がかかります。限られた人材でペーパーレス化を進めようとしている場合には、大きな負担になることも。
効率よくペーパーレス化を進めるなら、専門業者の助けを借りるのも一つの方法です。ペーパーレスに慣れていない社員が担当するよりも安く高いクオリティが期待できるでしょう。専門業者に依頼する際には、品質マネジメントシステムの国際規格ISO9001を取得しているかどうかなどを確認しておくのがポイントです。

また専門業者によってはコンサルティングサービスをあわせて提供していることもあります。ペーパーレス化が進まない場合は重宝するサービスです。

※出典：概要 | ISO 9001（品質） | ISO認証 | 日本品質保証機構（JQA）

ミニマムな業務から導入する

ペーパーレス化は一気に進めるのではなく、少しずつ導入していくのも有効です。
まずはペーパーレス化しやすい部署やプロジェクトから、少しずつ取り組みを浸透させましょう。役員会議のような、経営層の集まる場所からペーパーレスをスタートするのも一つの手です。経営層がペーパーレスの意識を持ち、定着させることで他の社員からの理解は得やすくなります。
まずは社内会議を始めとするミニマムな業務からペーパーレスを導入し、次第に優先順位の高い業務でも取り入れていくようにしましょう。

少しずつ導入する範囲を広げながら、その都度課題の分析と改善を繰り返していくことで、ペーパーレス定着に必要な土台づくりができます。

リテラシー教育を取り入れる

ペーパーレス化の定着には、リテラシー教育も欠かせないポイントの一つです。紙でのやりとりに慣れている社員がほとんどの場合は、なおさら欠かせません。
例えば、データの取り扱いに必要なタブレット端末やパソコンの基本的な操作が大切。ペーパーレス化を進める上で、電子データをクラウドサーバー上に入れただけで活用されないといったケースは避けたいところです。電子デバイスの操作に慣れていない社員に対しては特に、根気強くリテラシー教育を行いましょう。

また電子データでのやりとりに慣れていないと、思わぬ形で情報漏洩につながるリスクも。電子データを取り扱うルールを明確にした上で、リテラシー教育を取り入れるのがおすすめです。

すべての紙類を排除しない

ペーパーレスと聞くと、効率化のためにすべての紙類を排除するイメージがある人もいるかもしれません。中には、電子データよりも紙で保管する方が適切な業務もあります。
すべての書類をペーパーレス化するのではなく、場合によっては紙で保管するようにしましょう。紙をゼロにするのではなく、減らすための対策としてペーパーレス化を進めてみてください。
例えば会議やプレゼンの資料はペーパーレス化した方がよい書類の一つ。電子データで保管すれば、過去の資料の検索が簡単になります。まずはペーパーレス化すべき書類をピックアップしてから導入をスタートしましょう。

ペーパーレス化で企業の成長を促そう

コスト削減や業務効率化につながり、メリットの多いペーパーレス化を進め、企業の成長を促しましょう。

もしペーパーレス化を進めるのが難しいと感じているなら、外部委託するのも一つの手です。

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