岡三証券株式会社

同社では文書の保存年限が厳格に決まっており、短いもので1年、長いもので10年、さらには永久保存といった文書が膨大に蓄積されていた。
今回、以下2つの要因から電子化に踏み切った。

まずは「トップダウンによる全社的なペーパーレス推進」だ。
当時の中期経営計画に基づき、デジタライゼーションへの取り組みの一環として、2022年より段階的にペーパーレス化を開始。電子契約書の導入や日報の電子化などに取り組んでいたものの、各部門で進捗はまちまちだった。
さらに2023年のオフィス移転が大きな転機となった。移転前、オフィスのキャビネットには個人の私物や各部共有の文書が雑多に入っており、書類でパンパンの状態だった。

１９７９年から文書の外部保管サービスでＮＸワンビシアーカイブズと取引があり、その後北海道から九州まで全国の支店の過去文書(意向確認書・領収書など)の集約も依頼した。長期間に及ぶ取引と信頼関係により、電子化もＮＸワンビシアーカイブズに一括して依頼することが効率的だと判断した。

この他に、以下の３点が導入の決め手となった。

●コストメリット

「人を雇って一枚一枚スキャンするよりも安い」という点も大きかった。
導入にあたり、AプランとBプランを比較検討。コストを鑑みてAプランを採用した。「わら半紙のような紙も鮮明にスキャンできた」といい、品質にも満足している。電子化することで、OCR処理による高い検索性を享受できるのも大きなメリットだった。

今回のプロジェクトに際し、総務部は「キャビネットの利用は在籍一人当たり二段まで。全社で三段キャビネット500段削減」という具体的な削減目標を設定(全体の30%に相当)。まずは自らが先行して取り組み、66段(10台)あったキャビネットを17段(6台)まで削減。袖机もなくした。
この成果をモデルケースとして社内に公表し、横展開を図った。
2ヶ月間の申込期間を設け、期間内の電子化費用は本社負担とすることで、各部門の参加を促した。結果、3部署が手を挙げ、電子化に踏み切った。

まず総務部は、昭和時代からの社内報、取締役会議事録、配当金台帳など、長年引き継がれてきた「捨てられない、でもよくわからない雑多な文書」も電子化の対象に。中には和紙のような材質の古い資料も含まれていたという。エクイティ部は、業務管理書類、資産管理ビジネス部は同意書などの契約書類、シンジゲート部はDW・CI資料(債券の発行条件等を記した社内用資料)をそれぞれ電子化した。

導入後、最も大きな効果として実感しているのは、保管スペースが大幅に削減され、紙を持たない文化が根付いてきていること。紙がなくなったことで、執務エリアのスペースが広くなった。また各自がノートパソコンですべての業務を管理できるようになり、様々な場所ですぐに打ち合わせができるという効果も生まれている。

電子化された資料の活用面でも大きなメリットがある。資料を探す必要が生じた際、保管している文書箱を取り寄せして紙原本を見なくても、OCR機能が付いているため検索が非常にしやすく、探しやすくなった。電子化されたPDFは、各部署専用のフォルダに保存。部署外からは閲覧できない形で管理している。また電子化後の原本については、保存期限が切れたものから各部署で順次廃棄を進めている。総務部では「1年間は念のため保管し、問題がなければ廃棄する」という運用を行っている。