株式会社ネットワールド　様

●ファイルサーバーの限界
従来はファイルサーバー上で契約書関連資料や人事・採用関係の機密文書、内部監査資料・コンプライアンス関連文書といった、各文書の重要な業務関連書類を管理していたが、セキュリティの管理に大きな課題を抱えていた。
ファイルサーバーでは特定部署・特定担当者のみが閲覧できる仕組みを簡単に構築・運用することが難しく煩雑な運用となっている中、「個人情報(例：契約書、人事・採用関係書類など)を厳格に管理したい」というニーズが一層拡大してきていた。
合わせて、格納ファイルの検索性が低いという問題もあった。ファイルサーバーでは、ファイル名だけでは内容が把握できない上、名付けも担当者のセンス次第。これによりフォルダ構造がバラバラになり、引き継ぎが困難になるケースも少なくなかった。

同社がWARPを導入した理由として、複数の課題を一挙解決できるという点が挙げられる。主な課題は以下だ。

●セキュリティ面の信頼性
同社社内のセキュリティポリシーでは、シングルサインオン対応が必須。WARPはこれに対応していた。
また、WAN-Sign導入時に当社のセンターを見学し、厳格な管理体制を実感。さらに、半世紀以上のデータ・ソリューション事業実績、官公庁・金融機関への豊富な導入実績を目の当たりにし、「高度なセキュリティ体制に安心感を抱いた」という。

●柔軟なアクセス管理
柔軟なアクセス管理人単位・役職単位の細かいアクセス権の設定も可能。「管理職は編集可」「一般職は閲覧のみ」など、柔軟な権限設定ができる点も評価した。

現在、WARPは人事総務部門でのみ活用。今後、活用領域の拡大とともに、大きな効果が得られると期待を寄せているという。

●セキュリティ強化
アクセス権限の細かな設定やシングルサインオンで認証を一元管理することで、情報漏洩リスクの低減につなげる。

●情報の検索性向上
全文検索機能により、ファイル名だけでなく内容や人名からも検索可能になり、「どこに何のファイルが格納してあるか分からない」状態から解放される。またタグで書類の背景・目的を記録でき、命名ルールにも依存しないため、検索で即発見できる。後任者もファイルを発見、理解しやすい。ファイルサーバーでよくある「目当てのファイルが深い階層に格納されているため、なかなか見つからない問題」の解決にも期待している。

同社では人事総務部門での成功事例をベースに、紙書類の本格的な電子化を開始する予定だ。ネクストステップとして経理・財務・債権管理部門、管理本部全体へと横展開を進め、将来的には全社活用を視野に入れている。倉庫保管の紙書類を順次電子化し、完全ペーパーレス化を目指す方針だ。

WARPについて、「紙とデータが混在して一元管理できない」という悩みを抱える企業に最適だという。また、ファイルサーバーのセキュリティ運用・検索性に課題を感じている企業、ハイブリッドワークで書類アクセスに困っている企業に推奨したいと語った。