オリックス・ホテルマネジメント株式会社様

運営管理部は、契約書や取引文書の管理・捺印業務をはじめ、広告物の審査・チェック、支払承認業務、各種許認可の期日管理、法令対応やリスク管理など、事業運営の基盤となる業務を幅広く担当。全国各地に点在する規模・特性も多様な各施設を、同一水準で管理することが運営管理部のミッションだ。限られた人員の中で業務品質を維持・向上させるべく、業務の標準化やデジタル化を積極的に推進している。

オリックス・ホテルマネジメント株式会社は、当社のWARPとWAN-Signを活用している。

2025年11月にWARPを導入、翌26年2月にWAN-Signの運用を開始。捺印依頼から契約書の保管・管理まで、一気通貫で行える体制を構築した。

WARPとWAN-Signの導入を検討するきっかけとなった背景には、二つの課題がある。

課題①：契約締結の負荷
全国の各施設から届く捺印依頼は10〜15件 /日。従来の紙の契約書の運用では、「発送→受領→内容確認→差し戻し→再製本→押印→施設への返却→取引先への発送」と、多くのプロセスが必要だった。
特に遠隔地では、郵送に日数がかかり、契約締結までに時間を要することで現場業務に影響が出ることもあった。こうした事務的負荷とタイムロスを解消するため、電子契約ツールの導入を検討し始めた。
課題②：契約管理の適正化
約2,000件にのぼる有効契約数がある中、契約管理は各施設が主体として担っており、本部で全体状況をより把握しやすくする仕組みが求められていた。紙と電子で分断された契約書、メールや共有フォルダに散在する関連資料などの管理を課題に感じていた。
そのような状況の中、取適法の改正などの社会的・社内的な要請が加わり、パートナー企業との契約を本部主導で適切に管理する必要性が一段と高まっていた。

■WAN-Sign
複数の電子契約ツールを比較検討した結果、WAN-Signを選定した。
まず決め手となったのは、コストだ。初期費用・ランニングコストともに、高い費用対効果が評価された。
次に、セキュリティと継続性。契約書や取引情報といったデータを取り扱うため、情報管理体制やサービス提供基盤の信頼性を重視しており、ＮＸワンビシアーカイブズはその点も満たしていた。

■WARP
当初はWAN-Signのみでの運用を検討していたが、取適法対応・電帳法対応・期日管理・捺印依頼管理をすべて一つのシステムに統合するには、管理項目についてさらなる柔軟性が必要だったことから、WARPの導入を決定した。これにより、別々に運用していた「電子帳簿保存法対応のために利用していたシステム」をはじめ、複数のシステムをWARPに集約できた。

WAN-SignとWARPのAPI連携により、締結した電子契約書がWARPへ自動連携される仕組みも、一元管理の実効性を高めている。
まずは複数のシステムや台帳、Excelに分散していた契約書類を共通の置き場所に集約。「ここに入れればOK」という場所が明確化し、施設スタッフから「情報共有がしやすくなった」という声が寄せられている。

捺印依頼をWARPの帳票出力機能から起票する運用にしたことで、契約書の登録漏れを防ぐ仕組みも実現した。また、従来は専用のアプリで捺印依頼をする必要があったが、約500名にWARPのIDを付与することで、専用アプリ不要でどのPCからもWARPにログインして帳票を作成できるようになったことも、現場の利便性向上につながっている。

契約書の締結から保管までを１つのシステムで行えるようになり、契約関連業務全体の可視化が進んだ。未締結案件の進捗状況や契約期限の管理状況をシステム上で把握できるようになり、内部統制が強化された。

同社がＮＸワンビシアーカイブズの担当者を特に高く評価するのは「対応品質の高さとホスピタリティ」だ。導入時から現在の運用に至るまで、問い合わせや相談へのレスポンスは常に迅速で的確。「安心して相談できるパートナー」として信頼を寄せている。
また、導入の準備段階では、本番同等のデモ環境が提供された。実際の画面を見て、自由に操作しながら仕様を詰めることができた。これが導入体制を整える上で大きな助けとなった。
さらに、ＮＸワンビシアーカイブズが複数施設の業務を正確に把握し、マニュアルを作成。現在は、「利用者向けの社内教科書」として機能している。
運用開始後も、業務フローの変更が複数回発生するたびにＮＸワンビシアーカイブズがスピーディーに対応。「単に依頼事項に対応するだけでなく、実務に即した形で最適な運用を一緒に検討してくれた」と担当者は語る。利用者目線で寄り添うサポートの姿勢が、システム定着への大きな支えになっているという。