住宅ローン業界向けの貸金業 様
- 要約
-
住宅ローン関連書類や財務・会計関連書類の電子化と一元管理を目的にWAN-RECORD Plusを導入。
-
保管スペースの効率化、コスト低減、書類検索の利便性向上を実現し、将来的な全社展開を見据えて運用を拡大。
導入の背景
これまで、住宅ローン融資関連書類や財務・会計関連といった社内書類は社内倉庫と社外倉庫を併用して保管していたが、コスト圧縮のためにもすべての文書を社内倉庫で管理することを検討するようになった。ただ社内の保管スペースはひっ迫していたため、電子化して保管スペースを確保する必要性に迫られた。そこで「社内書庫管理」と合わせて「データ（PDFファイル）の閲覧・管理」もできるシステムを探すことになった。
社内倉庫で管理していた書類はExcel台帳で保管場所や貸出状況の管理をしていたが、書類の種類ごとに複数ファイルを使い分ける煩雑な運用となり、ヒューマンエラーやリスク管理面、少しの操作ミスでファイルが壊れる不安も大きい状況だった。
また、電子化にこれまで積極的に取り組んでいなかった中で、本格的に電子化に取り組むとなると、電子化済みの文書とそうでない文書を両方管理することも課題になると考えられた。
導入後の理想の姿として、実際に保管されている書類の姿に即した管理ができること。たとえば、ある箱の中にはこの文書が入っている、別の箱にはこの書類が入っている、というように、箱とその中の書類を紐づけたうえで管理することが理想だった。
管理方法の改善に加えて、保管期限が過ぎた書類の速やかな判別・廃棄や、書類管理担当者の負担軽減につながること。また、電子化した書類は簡単に検索・閲覧できることも重要なポイントだった。
ＮＸワンビシアーカイブズを選んだ理由
いくつかの大手ベンダーの文書管理システムとも比較したが、まずは価格面。初期費用ゼロに加えて、月額費用5万円で最大200ユーザー利用可能という点が大きな決め手になった。
また、他社製品では箱やバインダーといった概念がなかった中で「箱単位での管理」ができる点も当社の業務用件に合致した。
操作面においてもExcel形式による一括登録に対応しているため、これまで使用していたExcel台帳をベースに一括登録用データをスムーズに作成・登録することができる点もポイントだった。
WAN-RECORD Plusの利用方法
まずは書類の電子化とそのPDFファイルの登録から取り組んでおり、登録する際は書類名や箱番号、登録日などを属性情報（タグ）として登録し、横断的に検索できるようにしている。
社内倉庫の書類についても電子化対応が落ち着いた後に本格的に取り組むことを検討しており、これまで使用していたExcel台帳を元にWAN-RECORD Plusに書類の情報を登録できると考えている。
WAN-RECORD Plusの入出庫管理機能を活かし、今後、閲覧依頼や入出庫管理をリアルタイムで行える環境へ少しずつシフトすることを検討している。
導入後の社内の効果・感想、これからの活用予定
導入後に不具合が発生したとき、ヘルプデスクに問い合わせたらすぐに対応が開始され、その日のうちに問題が解決したことが好印象だった。まずは電子化からということにはなっているが、このようなサポート体制が整っていることに安心感を覚えている。
将来的には案件の進行段階からの登録、審査業務との連携、社内基幹システムとのAPI連携も含めて活用範囲を拡大したいと考えている。また、社内展開には勉強会など教育的なフォローも検討しており、ユーザー拡大に注力していく予定。ユーザーは現在30アカウント体制だが、今後さらに増やして、最終的には100ユーザー規模での利用を想定している。
今後のＮＸワンビシアーカイブズおよびWAN-RECORD Plusに期待すること
より細かな権限設定や操作性の簡便化には今後の開発・改善を期待している。たとえば、自社業務に即して承認・削除の機能をより柔軟に設計したい要望が出ているほか、アップロード後のPDF加工（ページの並べ替えや白紙ページの自動削除）、複合機との自動連携についても今後取り入れていただけると尚良いと感じる。PDF加工については生成AIを絡めて自動で実施されるとかなり効率化につながるため、ぜひ検討してほしい。
企業概要
貸金業、銀行代理業、住宅ローン事務代行、等
