紙・動画・PDFが散在しても“Google検索感覚”で引き出せる。部署に散在した技術資産を一元化し、若手が自走できるナレッジ基盤を低コストで立ち上げる
- 要約
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技術継承を進める上で、製造技術資料、設備図面、品質管理報告書、研究開発レポート、研修動画などが部署・拠点ごとに点在し、「どこに何があるか分からない」「見つけても中身を開くまで判断できない」状態が課題となっていた。特に紙資料は半世紀以上前の貴重な知見も含み、トラブル時の迅速対応や、若手の学習・開発計画立案の妨げになっていた。そこで紙資料はAI-OCR×BPOで電子化し、全文OCRで検索可能なサーチャブルPDFを作成。
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WAN-RECORD PlusにPDF・Excel・動画など形式を問わず集約し、システム上でそのまま閲覧できる運用に切り替えることで、アクセス性と活用度を向上。タグに資料の概要（要約）を持たせることで、開かなくても中身の当たりがつき、資料の形骸化を防ぐ仕組みを整えた。
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機密文書にはアクセス制御をかけられる設計とし、将来的な全社展開にも対応できる土台構築を月5万円という低コストで実現。その結果、資料探索に割かれていた業務時間の圧縮や、過去知見の再利用による検討期間短縮など、効率化と価値創造の両面での効果を創出。
想定企業像
・製造業／化学・素材／研究開発・生産技術を持ち、技術継承が競争力に直結する企業
・扱う資料：製造技術資料（手順書、設計資料、研究ノート、図面、品質報告書）、教育資料、研修動画、Excelの計算表、ノウハウメモ等（紙と電子が混在）
・資料が部門・個人単位で管理され、ファイルサーバや共有フォルダ、ローカル、各種ツールに散在している。特に紙資料は拠点・建屋・部署に点在
・「オフィシャル文書（契約書・稟議書等）」だけでなく、アナログ・非定型の“現場の知”も蓄積したい
・全社で閲覧できる形を目指しつつ、機密性が高い文書は閲覧制限をかけたい
・専用システム開発は費用負担が大きく、まずは低コストで実運用を開始したい
課題
■技術資産が散在し、アクセス経路が分からない
拠点・建屋・部署ごとに紙や電子の資料が個別管理されており「どこにあるか」「誰に聞けばよいか」が不明確。結果として、必要な情報に辿り着くまでに時間がかかり、属人化も進む。トラブル対応や開発検討のスピードを落としていた。
■資料があっても“中身が分からず”活用されない
アクセス方法が分かっても、開いて読み込むまで内容が判断できないため、探す側の負担が大きい。結果として、資料は保存されていても使われず、形骸化しやすい。組織のノウハウとすべき“過去事例”が埋もれて同じ失敗を繰り返すリスクもあった。
■技術継承の危機感はあるが、初期費用やセキュリティがネックで着手できない
システム開発や新規導入で解決しようとしても初期費用が大きく、優先度は高いのに具体化しづらい。スモールスタートできる選択肢が不足していた。セキュリティやOCR精度も含め、安心して任せられる体制が必要だった。
WAN-RECORD Plusで解決
■紙資料はAI-OCR×BPOで“検索できる資産”へ変換
高セキュリティの情報管理センター内で紙の技術資料を計画的に電子化し、AI-OCRで全文テキスト化してサーチャブルPDF化。目次等の検索キーワードは確認・補正し、ファイル名もルール化して「探す前に分かる」状態を作る。
■AIが文脈から“概要が分かる”状態を作り、形骸化を防ぐ
各資料は、登録時に生成AIが文脈を理解して概要文（どんな資料か、何が分かるか）を自動付与。検索や一覧の段階で当たりがつくため、必要な資料へ最短で到達できる。結果として「読まれないまま埋もれる資料」を減らし、技術資産が日常的に参照される運用へつなげた。結果、過去の成功例だけでなく失敗事例も参照できるようになり、検討期間短縮や再発防止にも寄与。
■PDFにした紙資料、既存のPDF、Excel、動画などもWARPに集約してナレッジ基盤を構築
サーチャブルPDFにした紙資料に加え、既存のPDF、Excel、動画などもWAN-RECORD Plusに登録して一元化。システム上でそのまま閲覧できるため、探し方・開き方が統一され、若手でも迷いにくい。資料探索時間が削減され、本来注力すべき実験・検討業務へ時間を振り向けられるようになった。
理想は“全部署が閲覧できる技術資産庫”だが、契約書など機密性の高い文書は閲覧制限が必要。WAN-RECORD Plusの柔軟なアクセス制御を前提に設計し、まずは利用ユーザーを絞って開始、段階的に利用範囲を拡大できるロードマップを描いた。初期費用0円・月額5万円という導入のしやすさにより、費用面のハードルを抑えつつ早期に運用を立ち上げられた。
