オリックス･ホテルマネジメント株式会社様

契約締結の負荷を背景に、紙の契約書管理と電子契約機能をあわせ持つサービスの導入検討を開始。複数のサービスを比較した結果、WAN-Signを導入することを決定したが、取適法対応・電帳法対応・期日管理・捺印依頼管理をすべて一つのシステムに統合するには、管理項目についてさらなる柔軟性が必要だったことから、WARPの導入も決定した。
WARPとWAN-SignのAPI連携によって、WARPに格納しているPDFから電子署名依頼を実行し、締結した電子契約書がWARPへ自動連携される仕組みは、一元管理の実効性を高めている。

WARPでは管理項目を柔軟に設定できるため、法改正対応に必要な情報をシステム上で一元管理することが可能に。その結果、従来行っていた台帳やExcelによる個別管理が不要となった。
また、電子帳簿保存法対応を主目的として利用していた個別システムもWARPに統合することができ、捺印依頼から契約書保管までの管理、契約期限などの期日管理、電子帳簿保存法対応書類の管理、取適法対応の取引記録管理を一元的に行うことが可能となった。
取適法対応については、取引条件や契約内容を記載した書面と、発注・納品・検収などの取引記録を関連付けて保管する運用が可能となり、記録漏れを防ぐ効果が出ている。
契約締結の進捗状況や契約期限の管理状況をシステム上で確認できるようになり、これまで各所で個別管理していた際には把握が難しかった、契約締結漏れや決裁漏れについても、早期に気づき是正できるようになっている。
現在では、契約文書管理業務を幅広く支える多機能な基盤として、大きな効果を感じている。

別の専用アプリで実施していた捺印依頼もWARPの帳票出力から起票する運用に変更。約500名にWARPのIDを付与することで、専用アプリ不要でどのPCからもWARPにログインして帳票を作成できるようになり現場の利便性向上につながっている
WARPで捺印依頼用のクラス（コンテンツの種別ごとにタグ項目のプリセット）を選択し、必要なタグを入力。「帳票出力」機能にて捺印依頼票のPDFが出力されるので、印刷して申請者、決裁者にて押印。捺印依頼票と捺印したい契約書を本社へ送付。自社および取引先双方の捺印完了後に、本社にてPDFを取得しWARPに登録を行う流れとなる。