請求書情報を生成AIで抽出し、請求書照合の業務負担を軽減。目視確認を最小化し、請求書照合にかかる工数を年間1400時間削減した経理業務改革
- 要約
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種別（紙・PDF等）が混在する請求書・納品書を電子化し、データの形式を整備。WAN-RECORD Plus（以下WARP）上で管理する運用に統一し、全文検索や条件検索により必要な帳票を検索できる環境にした
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請求書と購買・債務データの照合処理を電子帳簿保存法（以下 電帳法）に対応したWARPに構築
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生成AI機能で請求書から必要項目を抽出し、購買・債務データとの照合を自動化
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経理部門では照合不一致となった請求書のみを確認する運用に切り替え、年間1400時間（※）削減 ※請求支払い件数900件×1件あたり処理時間の減少8分×12ケ月＝1,440ｈ
想定企業像
・紙で届く請求書や納品書の処理・保管の手順が複雑化している
・請求書や納品書の管理が拠点や部署ごとに分かれており監査対応に課題
・請求書と購買・債務データの照合に多くの手間がかかっていて効率化が必要
・電子化での効率化を検討しているが、電子帳簿保存法への対応に課題を感じている
課題
■受領する請求書・納品書が紙とPDFで混在し、保管場所が部門ごとに分散
納品書は現場が受け取り、請求書は経理が受け取って、それぞれが別々に保管しており、必要書類の探索に時間がかかっていた。
■支払処理における受領請求書と購買・債務データの照合に手間がかかっている
請求書に記載されている支払金額や取引先情報等と、購買・債務データの情報を照合が完了しないと支払処理に進めない。目視照合が大きな負担となっていた。月末月初に作業が集中し、ミスや見落としのリスクが高まっていた。
■電子帳簿保存法（電帳法）に沿った内部統制の運用が難しい
帳票を電子化した新しい運用ルールを社内に徹底させることが負担。経理担当だけでなく社内全体への教育も必要。
WAN-RECORD Plusで解決
■請求書・納品書を原則電子化
紙はスキャナ保存し、電子取引データは電子データのまま保存し、WARPに集約。WARP上で関連帳票を一元的に検索できる運用に統一した。
■生成AI機能で請求書の主要項目（取引先名・金額・日付等）を抽出し、照合を自動化
WARP上で以下の処理フローを構築
・請求書ファイルをWARPの生成AI機能で読み取り、項目を自動抽出する。
・購買システムからWARPに連携された購買データ・債務データと、請求書から抽出した情報を自動で照合。
・経理担当は、自動振り分けされた照合不一致の請求書のみ確認
■電帳法対応を運用に組み込み、定着化
WARPは電帳法対応システムとしてJIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証、電子書類ソフト法的要件認証）を取得している。
「取引年月日・取引先・金額」等の情報はAIが項目を自動抽出し、不足時のみ補正する運用とすることで検索要件への対応を効率化した。
全文検索と詳細検索で、必要な証憑（請求書・納品書等）の検索性を高め、監査時の提示対応を円滑化した。
