旧文書管理システムからWAN-RECORD Plusへ移行し、紙・電子をまとめて一元管理を実現
- 要約
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住宅ローンを取り扱う金融関連企業が、保守期限の到来が近い既存の文書管理システムからの契約書データ移行に加え、倉庫保管の紙文書と今後発生する新規書類を一元管理するために、WAN-RECORD Plus（WARP）を活用した。
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旧システムの契約書データ約40万件（約600GB）を所定期間内で移行
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全件電子化が難しい紙媒体の契約書類は台帳化し、必要な都度電子化することで、コスト低減しつつ利便性の両立を実現
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新規書類は電子化の際にAI-OCR処理を実施することで、検索性を向上
想定企業像
・既存の文書管理システムの保守期限が迫り、後継システムを早期に選定したい
・ローン/契約関連など、文書量が多く検索ニーズが高い
・電子データと紙文書が別管理となり、検索・取り寄せに要する時間が業務上の負荷
・過去の紙文書の全量電子化を検討したが、コスト/期間が現実的ではない
・契約1件単位での管理・取り出しが必須で、紙での保管・運用も一定程度残る
課題
■紙文書と電子文書が分断しており、照会や監査、引き継ぎ作業が煩雑かつ時間がかかる
過去のデータは旧文書管理システムにあり、倉庫の紙文書や新規発生の紙文書は別の場所や別形式で管理されているため、担当者は複数のシステムや物理倉庫を行き来しながら必要書類を探す必要がある。結果として、照会や監査、部署間の引き継ぎ作業に時間がかかり、業務負荷の増大につながっている。
■倉庫に保管された過去の紙文書は膨大かつ散在し、全量をスキャンし電子化するコストが高すぎる
住宅ローン関連の紙文書が倉庫の複数箇所に大量に保管されているものの、すべてをスキャンし電子化するには相応の費用と期間を要する。全量電子化は現実的ではなく、一方で必要な書類に、一定時間内でアクセスできる状態が求められる。このため、効率的な紙文書の管理と電子化戦略が必要とされている。
WAN-RECORD Plusで解決
■大量データ格納に対応した基盤を短期間で構築
WARPへの事前検証（テスト移行）を実施したうえで、計画に沿って約40万件（約600GB）を移行した。あわせて、保守期限までの移行完了を前提とした移行計画を策定した。移行完了後、WARP上で検索・閲覧できる状態へ切り替え、業務継続性の確保につなげた。これにより、システム停止リスクを抑えつつ新環境へのスムーズな切替を実現した。
■過去文書と新規書類の管理先をWARPへ集約
散在していた情報の管理先をWARPに集約した。
①旧システムデータはWARPに移行。
②倉庫の紙文書は台帳情報として、電子ファイル未作成の状態でWARPに登録し、必要時に都度、電子化を実施。
③新規書類は発生時点で電子化し、AI-OCR処理により全文検索に対応したうえでWARPへ登録。
さらに、ファイルや台帳情報に属性情報（例：コンテンツ種別）を付与し、移行データ／台帳情報／新規電子化データを区分したことで、過去文書・紙文書・新規書類を一覧上で区分して把握できる状態とし、別管理となっていた情報をWARP上に集約した。
全量電子化ではなく“必要時に対象文書を都度電子化”へ
倉庫の紙文書はまず「台帳」としてWARPに登録し、保管場所を含む台帳情報を集約管理。電子化は全件ではなく必要に応じてWARPから電子化を依頼できる運用とした。
スキャン後は、電子ファイルとしてWARPに登録する。これにより、高コストな一括電子化を避けつつ、業務で必要なタイミングで効率的に紙文書を電子化し、段階的な電子化を進められる構成とした。
