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情報資産マネジメント

書類の活用・保管

重要書類を高セキュリティの情報管理センターでお預かりし、
活用頻度に合わせて、コストと利便性を兼ね備えた文書管理方法を提案します。

各種申込書や契約書といった重要書類、図書、図面、カルテ、フィルム類など、オフィスにあふれる大量の書類。その活用頻度や重要度は書類によって様々です。
ワンビシでは、法定保存年限の定められた保存文書等は、文書箱単位でお預かりし、必要な時にお手元にお届けします。一方、個人情報記載の契約申込書やカルテなど、セキュリティと閲覧が求められる書類は、1枚・1ファイル単位で保管し、必要な時に必要な書類だけを取り出してお届け、あるいは電子データ化・画像配信というように、書類の性質に合わせた運用も可能です。
すべての運用は、高セキュリティの情報管理センターで行い、書類の機密性・安全性を確保。保有期間満了後の書類は機密抹消し、情報のライフサイクルをトータルにカバーします。
  • お客様のご要望にあわせて、箱単位・フォルダ単位・1枚単位など、
    書類の運用に合わせた様々な文書管理が可能になります。
  • プロによる事前コンサルティングにより、最適なソリューションを提案します。
    活用から保管・保存、機密抹消までの管理が一元化できます。
  • 書類の検索・閲覧の利便性が向上します。
  • 保管・保存をアウトソーシングすることにより、スペースの効率性を向上、環境改善を実現します。
  • 書類原本の遠隔地安全保管により、災害・消失リスクが低減します。
  • 高セキュリティのセンターでの運用により、書類の機密性・安全性が保持されます。
  • 専用車両・専任ドライバーによる集配送により、集配も安心です。
  • Web対応システムにより、書類の集配送・閲覧依頼が簡単に行えるようになります。
    また、保管物の在庫や利用履歴の照会が可能になります。

特長

情報資産の安全性を向上

  • 徹底した保管およびサービスの品質管理により、永続的な安全管理を保証します。
  • 主要な情報管理センターでは「ISO/IEC27001:2005(ISMS認証)」「ISO9001」を取得しています。
    サービスの基盤

情報資産の所在を明確化

  • 保管物はバーコードシステムによって、箱・ロッカー単位、ファイル単位、枚数・個数単位など、
    お預かり要件毎に区分された保管庫での管理です。
  • Web対応システムにより、Webベースでの保管物の一元管理を実現します。
  • 専用集配車両にGPSを搭載し、常時、位置情報を把握しています。
  • 書類の保管・保存に必要なフォルダや文書箱といった資材も運用に合わせて用意しています。

オンデマンド閲覧で、仮想的にフル電子化環境が実現

  • 書類原本は高セキュリティのセンターで整理・保管し、必要な時に必要なものだけを電子化。
    最小のコストで、過去の文書を仮想的にすべて電子化することができ、
    デジタルデータによる効率的な情報の参照環境が実現します。

書類の閲覧方法も選択可能

  • 高セキュリティの専用車両による原本配送
  • スキャニングデータのサーバ登録
  • スキャニングデータのメール配信
  • FAXによる配信

保管対象物

書類
  • 技術資料、特許関連資料などの機密情報
  • 個人情報を含む重要書類
  • 経理帳票や契約書関係の付帯書類など法定保存年限が定められ、一定期間保存されるべき書類
  • 金融機関などでの各種契約書類(口座開設書類など)
  • 庁内で保管・保存中の公文書
    公文書管理サポート
図書類
  • 図書館所有図書、資料、企業書庫内図書、資料、雑誌などの一般刊行物
図面
  • 業務上必要な図面形態の各種技術資料、設計図など
医療関連資料
  • カルテ、レントゲンフィルム、診療録など医療関連資料
マイクロ
フィルム
  • COM化された商業帳簿その他営業に関する重要書類
  • 文書、伝票、図面などマイクロフィルム化された資料
各種メディア
(単体/ロッカー)
販促資材
GxP関連資料
(医薬品開発関連
資料)
すぐに始められるパッケージサービスはこちら
たまに見る書類を箱単位で安全・確実に保管、書類を見たい時には必要な書類だけを箱から探してPDFを配信します。
安全・便利な書類保管サービス

サービスイメージ

サービスメージ

Web対応保管物管理システム(ACTSWIN)

預入れ・お届け依頼、保管物情報検索、保管期限が到来した保管物の機密抹消処理依頼、依頼履歴管理等をWebベースで行うシステムです。インターネットを接続できる環境さえあれば、保管物の管理業務を低コストかつ簡単に行うことができ、お客様の情報資産マネジメントをサポートします。
Web対応保管物管理システム ACTSWIN

オンデマンド閲覧の流れ(Papion)

Webブラウザからオーダー
Webブラウザから
オーダー
メール受信
メール受信
暗号化解除
暗号化解除
画像閲覧
画像閲覧
  • Webインターフェースによる簡易な依頼操作
  • SSLによる暗号化通信
  • お客様ごとに最適な画質を設定
  • オーダー内容(画像)を電子メールへ添付(サーバへの蓄積・閲覧対応なども対応可)

ファイリングサプライの取り扱い

フォルダ

フォルダ

  • スティックファスナー用の切れ目が16か所入っています。
  • フォルダ前面に部課名などを表記できます。
  • 下記Cタイプ(ふたつき)やBP C-Ⅱタイプとの組合わせで、分類、収納、検索が容易になります。
Cタイプ(ふたつき)

Cタイプ(ふたつき)

  • A4判文書を約500枚収納。
  • ふたを逆に入れ込むことで二重底になり、強度がUP。
  • 別売のフォルダとの組合せで分類、収納、検索が容易になります。
  • ふたを利用することで保管(保存)への置換えが容易です。
  • 下記文書保存箱Dタイプに4個、Eタイプに2個、そのまま収納できます。
Cタイプ(ふたつき)

C-Ⅱタイプ

  • A4判文書を約500枚収納。
    別売のフォルダと組合せで分類、収納、検索が容易になります。
    下記文書保存箱Dタイプに4個、Eタイプに2個、そのまま収納できます。
Gタイプ(ふたつき)

Gタイプ(ふたつき)

  • B4判文書を約400枚収納。
  • ふたを逆に入れ込むことで二重底になり、強度がUP。
  • 別売のフォルダとの組合せで分類、収納、検索が容易になります。
  • ふたを利用することで保管(保存)への置換えが容易です。
  • 下記文書保存箱Dタイプに4個、Eタイプに2個、そのまま収納できます。
Dタイプ(文書保存箱D型)

Dタイプ(文書保存箱D型)

  • A4判文書を約2,000枚、またはB4判文書を約1,600枚収納。
  • スタンダードタイプの文書保存箱。
  • 強度の高い段ボール素材を採用した、頑丈なつくりです。
  • Cタイプ(ふたつき)、Gタイプ、C-Ⅱタイプを4個、収納できます。
Eタイプ(文書保存箱E型)

Eタイプ(文書保存箱E型)

  • A4判文書を約1,000枚、またはB5判文書を約1,500枚収納。
  • コンパクトサイズの文書保存箱。
  • 強度の高い段ボール素材を採用した、頑丈なつくりです。
  • Cタイプ(ふたつき)、C-Ⅱタイプを2個、収納できます。
Jタイプ(文書保存箱J型)

Jタイプ(文書保存箱J型)

  • A4判文書を約1,700枚収納。
  • 当社保管専用の文書保存箱。
  • ガムテープ不要で組み立てられる頑丈な文書箱です。
  • Cタイプ(ふたつき)、C-Ⅱタイプを3個、一般的な5cmファイルを5冊
    収納可能です。
DDRボックス

DDRボックス

  • 大量に発生する機密抹消対象文書の搬送専用ボックス。

ご利用イメージ(Cタイプ/C-Ⅱタイプ)

ご利用イメージ:袖机の引き出し

袖机の引き出し

[ Cタイプ/C-Ⅱタイプ 5ケース ]
フォルダやキングファイルを立てて簡単収納、
スピーディな検索を実現。
ご利用イメージ:Dタイプ

Dタイプ

[ Cタイプ/C-Ⅱタイプ 4ケース ]
キャビネットに収納するときからCタイプで保管をすると、
文書保存箱への移し替えが簡単です。
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たまに見る書類を箱単位で安全・確実に保管、書類を見たい時には必要な書類だけを箱から探してPDFを配信します。
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