【大企業で導入が進む電子契約、総務・法務・情報システム部門の悩みとは？】「機能の追加」や「他部署への展開」 によるコストの増大を6割以上が課題視 〜7割以上が「従来より高コストパフォーマンスな電子契約システム」へのリプレイスを検討〜

NIPPON EXPRESSホールディングス株式会社のグループ会社である、株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ（本社：東京都港区、代表取締役社長 高橋　豊、以下、ＮＸワンビシアーカイブズ）が提供する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」（URL：https://wan-sign.wanbishi.co.jp/）は、電子契約システムを導入している大企業（従業員数1,000名以上）で勤務する電子契約関連業務に携わっている総務・法務・情報システム担当者109名を対象に、大企業の電子契約システムに関する実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

■調査サマリー

▼本調査のレポートダウンロードはこちら
https://lp.wanbishi.co.jp/wan-sign_investigation_cost.html

■調査概要
調査概要：大企業の電子契約システムに関する実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2023年11月9日〜同年11月10日
有効回答：電子契約システムを導入している大企業（従業員数1,000名以上）で勤務する電子契約関連業務に携わっている総務・法務・情報システム担当者109名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

■現在利用している電子契約システムの導入からの期間、4割以上が「1年～3年以内」と回答
「Q1.あなたのお勤め先で、現在利用している電子契約システムについて、導入してからのおおよその期間を教えてください。」（n=109）と質問したところ、「1年～3年以内」が43.1%、「3年～5年以内」が25.7%という回答となりました。

・1年以内：6.4%
・1年～3年以内：43.1%
・3年～5年以内：25.7%
・5年～7年以内：1.8%
・7年～10年以内：2.8%
・10年以上：8.3%
・わからない/答えられない：11.9%

■電子契約システムの「機能の追加」「他部署への展開」によるコスト増大に対し、6割以上が「課題を感じたことがある」と回答
「Q2.あなたはこれまでに、お勤め先で利用している電子契約システムにおいて、「機能の追加」や「他部署への展開」によるコストの増大に課題を感じたことがありますか。」（n=109）と質問したところ、「とてもある」が22.9%、「ややある」が38.5%という回答となりました。

・とてもある：22.9%
・ややある：38.5%
・あまりない：16.5%
・全くない：5.5%
・わからない/答えられない：16.5%

■「機能の追加」や「他部署への展開」によるコストの増大を感じた場面、第1位「セキュリティの強化」、第2位「部署ごとの閲覧権限追加」
Q2で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q3.あなたは、お勤め先で利用している電子契約システムにおいて、「機能の追加」や「他部署への展開」によるコストの増大を感じた場面を、具体的に教えて下さい。（複数回答）」（n=67）と質問したところ、「セキュリティの強化」が59.7%、「部署ごとの閲覧権限追加」が49.3%、「ユーザー数の追加」が46.3%という回答となりました。

・セキュリティの強化：59.7%
・部署ごとの閲覧権限追加：49.3%
・ユーザー数の追加：46.3%
・ユーザーの細かな権限設定：38.8%
・ストレージ容量の追加：37.3%
・ワークフローのカスタマイズ設定：32.8%
・他社サービスで締結した書類の一元管理：20.9%
・契約履歴の長期保管設定：19.4%
・締結方法ごとの文書テンプレート追加：16.4%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%

■「自社に合わせたカスタマイズ」や「メンテナンスに掛る人件費等」などの声も
Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.Q3で回答した以外に、機能の追加によるコストの増大を感じた場面があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=67）と質問したところ、「自社に合わせたカスタマイズが多くコストがかさむ」や「直接の設定費用というよりメンテナンスに掛る人件費等」など33の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・自社に合わせたカスタマイズが多くコストがかさむ。
・直接の設定費用というよりメンテナンスに掛る人件費等。

■電子契約システムのコスト面以外での課題、「業務に応じたカスタマイズが難しい」「複雑で使いづらい」など
「Q5.あなたのお勤め先で利用している電子契約システムにおいて、コスト面以外で、利用する中で感じている課題があれば教えてください。（複数回答）」（n=109）と質問したところ、「業務に応じたカスタマイズが難しい」が36.7%、「複雑で使いづらい」が34.9%、「他のシステムとの連携が難しい」が33.0%という回答となりました。

・業務に応じたカスタマイズが難しい：36.7%
・複雑で使いづらい：34.9%
・他のシステムとの連携が難しい：33.0%
・セキュリティレベルに不安がある：29.4%
・機能が限られており汎用性が低い：17.4%
・カスタマーサポートが不足している：15.6%
・その他：0.0%
・課題はない：9.2%・わからない/答えられない：11.9%

■「使い始めのハードルが高い」や「UIが悪く使いにくい」などの課題も
Q5で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q6.Q5で回答した以外に、お勤め先で利用している電子契約システムにおいて、コスト面以外で、利用する中で感じている課題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=96）と質問したところ、「使い始めのハードルが高い」や「UIが悪く使いにくい」など44の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・マニュアルが難しい。
・シームレスなシステム連携。
・階層が深く、一画面で確認できない。複雑。
・使い勝手や内部統制の面で改善が必要。
・契約の相手先企業も同じシステムを導入している必要がある。
・使い始めのハードルが高い。
・UIが悪く使いにくい。

■7割以上が、コスパがよく、全社展開しやすい電子契約システムがあれば「リプレイスを検討したい」と回答
「Q7.あなたは、電子契約の締結・契約管理・セキュリティ・内部統制・ユーザー管理などの機能が追加費用なく利用でき、ユーザーIDの発行数が無制限で全社展開しやすい、コストパフォーマンスに優れた電子契約システムがあれば、リプレイスを検討したいと思いますか。」（n=109）と質問したところ、「非常にそう思う」が25.7%、「ややそう思う」が45.9%という回答となりました。

・非常にそう思う：25.7%
・ややそう思う：45.9%
・あまりそう思わない：12.8%
・全くそう思わない：2.8%
・わからない/答えられない：12.8%

■電子契約システムのリプレイスで重視するポイント、「自社にとって最適なコストである」が66.7%で最多
Q7で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q8.あなたが電子契約システムをリプレイスする際に重視するポイントを教えてください。（複数回答）」（n=78）と質問したところ、「自社にとって最適なコストである」が66.7%、「高度なセキュリティで機密情報の漏洩を防止できる」が48.7%、「書面契約まで一元で管理できる」が47.4%という回答となりました。

・自社にとって最適なコストである：66.7%
・高度なセキュリティで機密情報の漏洩を防止できる：48.7%
・書面契約まで一元で管理できる：47.4%
・自社の基幹システムや外部サービスとの連携が容易である：44.9%
・導入前から導入後までサポートが充実している：33.3%
・紙とデジタルの契約書を一元管理できる：20.5%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%

■「シンプルさ、機能性」や「業務効率化に役立つかどうか」などのポイントも
Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、あなたが電子契約システムをリプレイスする際に重視するポイントがあれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=78）と質問したところ、「シンプルさ、機能性」や「業務効率化に役立つかどうか」など39の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・汎用性とセキュリティ。
・業務効率化に役立つかどうか。
・シンプルさ、機能性。
・自社に合わせてカスタマイズが簡単にできる。
・簡易的な手続き。


■まとめ
今回は、電子契約システムを導入している大企業（従業員数1,000名以上）で勤務する電子契約関連業務に携わっている総務・法務・情報システム担当者109名を対象に、大企業の電子契約システムに関する実態調査を実施しました。

まず、電子契約システムの導入からの期間について、4割以上が「1年～3年以内」と回答し、比較的近年導入したシステムを利用している企業が多いことが分かりました。一方で、6割以上の担当者が、電子契約システムの「機能の追加」「他部署への展開」によるコスト増大に課題を感じています。コスト増大を感じた場面としては、第1位「セキュリティの強化」（59.7%）、第2位「部署ごとの閲覧権限追加」（49.3%）という結果になりました。また、コスト面以外で感じる課題として、「業務に応じたカスタマイズが難しい」「複雑で使いづらい」などの声が挙がっています。さらに、全社展開しやすく、コストパフォーマンスに優れた電子契約システムについては、7割以上が「リプレイスを検討したい」と回答しました。電子契約システムのリプレイスで重視するポイントとしては、「自社にとって最適なコストである」が66.7%で最も多く、次いで「高度なセキュリティで機密情報の漏洩を防止できる」が48.7%、「書面契約まで一元で管理できる」が47.4%となっています。

今回の調査では、電子契約システムを導入している企業の多くが、セキュリティ強化などによるコスト増大に課題を抱えている実態が明らかになりました。コスト面以外では、カスタマイズの難しさやシステムの操作性を改善してほしいとの声が多く挙がっています。これらの課題を解決するためには、コストパフォーマンスが高く機能の充実したサービスにリプレイスすることも、選択肢の一つではないでしょうか。

▼本調査のレポートダウンロードはこちら
https://lp.wanbishi.co.jp/wan-sign_investigation_cost.html

■高機能で安心安全な電子契約・契約管理を実現できる「WAN-Sign」

WAN-Sign（ワンサイン）は、創業以来4,000社以上の機密書類を管理してきたＮＸワンビシアーカイブズが提供する、電子契約・契約管理サービスです。電子署名法や電子帳簿保存法に準拠した電子契約と、既存の書面契約の一元管理を実現し、高度なセキュリティ体制で文書管理をサポートします。

＜WAN-Signの特長＞

• 当事者型から立会人型まであらゆる署名に対応
• 紙とデジタルの契約書をかんたんに一元管理
• 標準装備された高度なセキュリティ
• 外部サービスとAPI連携し様々な業務を自動化
  
  

▼詳しくはこちら：https://wan-sign.wanbishi.co.jp/

■会社概要
会社名　　：株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ
設立　　　：1966年4月1日
代表者：代表取締役社長 高橋　豊
所在地　　：東京都港区虎ノ門4-1-28（虎ノ門タワーズ オフィス）
事業内容　：データ・ソリューション事業 保険代理店事業 （生命保険・損害保険）
URL　　　：https://www.wanbishi.co.jp/　

【本リリースに関するお問い合わせ先】
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ　経営企画部　広報担当　池田・神谷
TEL：03-5425-5400　E-mail：koho@wanbishi.co.jp