書類保管サービス「書庫探」

書類の管理に「人」を使うのをやめませんか?

書庫(しょこたん)とは?

4,000社600万箱の保管実績をもつワンビシアーカイブズが提供する
書類保管サービス<保管料:1箱90円>

従来型の書類保管サービスにはない、“お客様に代わって書類を探す”点が特徴

従来型の書類保管サービスがもつ

  • スペース不足解消
  • セキュリティ向上
  • 保存期限管理~抹消溶解処理までの一元的な文書管理

といった価値に加え

  • 書類・文書管理の属人化解消
  • 低コストで書類の電子化を委託・閲覧

といった付加価値で働き方の変革をサポート

関東・関西の幅広いエリアを対象とし、最短10日でご利用可能
東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県、愛知県、京都府、滋賀県、 大阪府、兵庫県の一部を除く地域でご利用可能

書類保管サービスとは?

書類・文書管理の課題

企業で書類や資料などの文書を管理する担当者の皆様は、
次のような課題を抱えられているのではないでしょうか?

  • 書類や資料保管・保存のスペースが確保できない
  • 特定の人がいないと保管された書類・文書を検索できない
  • 書類を管理する時間がない
  • 無駄な文書を削減したい
  • 文書の保存期間が簡単に分からない
  • 監査対応で書類を探し出さなければならない
  • 書類が電子化されていない
  • 廃棄やシュレッダー処理に手間がかかる
  • 書類や資料がオフィスにあるので在宅ワークができない
  • エクセル台帳での文書管理がやめられない

当社は書類・文書管理のビジネスを半世紀に渡って行って参りました。
その経験を結集して開発したサービスが「書庫探」です。

書庫探は書類管理の課題をすべて解決できることを目指し作られました。

文書管理、データ管理の「きほん」お教えします!

書類保管の課題

利用シーン

【始める】

会社設立まもない企業の皆さまにとって、書類管理の手間はなるべく抑えたいものです。
書類保管を委託すれば、紛失の恐れもなく、生産性の高い仕事に集中できます。書庫探は、1箱からでも利用でき、初期費用・固定費がかかりませんので、スモールスタートが可能です。

最初はすっきりしていたオフィスも、半年、1年と経つと書類の量が増え、重要な契約書が見つからないことも。書庫探は、オフィスを快適に保つため、とても頼れる味方になります。

【変える】

事務所移転やフリーアドレス導入では、オフィスをコンパクトにすることが多く、書類の保管スペースは限られてきます。
費用をかけて書類をすべて電子化しなくても、書類は外部保管でペーパーレスを実現できます。書庫探なら、必要な時に、書棚に行って書類を探すことなく、PCからPDFでオンデマンド閲覧できます。

書庫探なら約2週間でご利用を開始いただけます。文書管理をレベルアップして、働き方まで変えてみませんか。

【終える】

会社清算の際にも、一定期間、保管すべき書類は発生します。
膨大な手続きのなか書庫探はWebで手続きが完結。あらかじめ抹消の期限を定めておけば、書庫探が確実に期限管理し、満了時に遅延なく処分させていただきます。さらに支払も清算前に全て実施できます。

情熱をもって挑んだ仕事だからこそ、最後まで丁寧に終わらせたい。書庫探があなたの力になります。

特徴

ワンビシは、情報資産マネジメントのリーディングカンパニーとして、
お客様の「情報資産の安全確保と効率的な活用」をサポートします。

1箱から安全にお預かり

確実な保管期限管理

必要書類を探しPDF配信

不要な書類は機密抹消

書庫探サービスリーフレット

料金・サービス比較

自社書庫・トランクルーム・書庫探で保管した場合の料金や使い勝手の違いについてご紹介します。

  自社書庫 トランクルーム 書庫探
拡張性 ×書類増加に伴う書庫の拡大、
キャビネットの増設が難しい。
少ない書類量であっても、
1部屋単位の契約となってしまう。
書類量に合わせて
1箱単位から
サービスを利用できる
利便性 書庫の書類をすぐに探すこと
ができるが、手間がかかる。
×トランクルームまで書類を
探しに行かなければならない。
最短当日中に
PDFが閲覧できる。
管理体制 社内管理体制を維持する
ための負担が発生する。
×利用者であれば誰でも施設に
アクセスできてしまう。
専門企業による
厳重な管理体制が
構築されている。
費用 ×保管コストが高い。
(330円/箱/月)※1
保管コストが比較的安い。
(230円/箱/月)※2
保管コストが安い。
(90円/箱/月)

※1:都内賃料2万円/坪/月、キャビネット1台(0.5坪)=1万円/月、キャビネット1台÷専用保管箱30箱≒330円/箱/月
※2:1部屋7千円/月÷専用保管箱30箱≒230円/箱/月

料金詳細はこちら

選ばれる理由

中小企業から大企業まで幅広い層に指示されるワンビシの書類保管サービスのポイントをご紹介します。

契約から書類の管理まで全てWEB完結

契約から書類の管理まで
全てWEB完結

最短当日中にPDF閲覧が可能

最短当日中にPDF閲覧
が可能

厳重な管理体制で保管監査対応も可能

厳重な管理体制で保管
監査対応も可能

1箱90円からサービスを利用可能

1箱90円からサービスを
利用可能

初期費用・固定費が0円

初期費用・固定費が0円

ISO/IEC27001(情報セキュリティマネジメントシステム)認証

ワンビシは、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格ISO/IEC27001を取得しています。
お客様の信頼に応えるべく、2004年に取得した「ISMS(Ver2.0)およびBS7799:PART2:2002」認証からスタートし、取得範囲を拡大しながら、情報管理体制の継続的な向上に務めています。 

よくあるご質問

ご利用イメージ

書類を預け入れる際の流れと、預けた後にご活用いただく流れ、文書箱の収納ルールをご紹介します。

保管の流れ

WEBでのお申込み

WEBでのお申込み

文書箱へ書類を収納

文書箱へ書類を収納

※箱詰め・台帳作成については別途オプションで当社が代行可能です。

文書箱をお引取

文書箱をお引取

書類専用の保管施設で厳重に保管

書類専用の保管施設で厳重に
保管

ご利用方法

WEBからPDFの配信を依頼

WEBからPDFの
配信を依頼

ご指定の書類を探しPDFを配信

ご指定の書類を探しPDFを
配信

原本が必要な場合には文書箱をお届け

原本が必要な場合には
文書箱をお届け

保管期限を迎えた書類は、文書箱ごと機密抹消

保管期限を迎えた書類は、
文書箱ごと機密抹消

収納方法

機密文書に最適な情報管理センター(倉庫)の管理体制

企業で重要視される機密文書をお預かりすることを前提にした管理体制を構築しています。

IDカードによる室管理

IDカードによる入室管理

赤外線センサー

赤外線センサー

監視

監視カメラ

情報管理センター

情報管理センター(倉庫)

集中監視室による厳重な監視体制をはじめ、
各種センサーなどの様々なセキュリティシステムが、
お客様の大切な機密文書を
24時間365日しっかりとお守りします。

書類保管サービス 「書庫探」に関するお問い合わせ

書類保管サービスについてご不明な点やご要望などお気軽にご連絡ください。

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