書類管理・文書管理のコツ

長年、情報資産管理を専門に行ってきたワンビシアーカイブズが、書類管理・文書管理のノウハウについて詳しくお伝えします。

書類・文書管理の基本

ライフサイクルを理解する

書類のライフサイクルは、「作成・受領 ⇒ 整理・活用 ⇒ 保管・保存 ⇒ 処分(廃棄・長期保存)」という流れです。必要な書類はすぐ取り出せるようにしておき、不要なら処分します。保管スペースに余裕ができることで、事務作業を効率的に行えるようになります。

全体的なライフサイクルから、「作成」「処分」のプロセスを日常的に意識することも重要です。そもそも「作成」しなければ、保存も活用もできません。受け取った書類も作成時と同じように、いつまで、どこで、どのように管理するのか決めておきましょう。

また、保存期間が満了した時に重要な書類を長期保存することで、「アーカイブズ」として永久保存すべき価値のある書類を長期的に残すことも大切です。

作成・受領 ⇒ 整理・活用 ⇒ 保管・保存 ⇒ 処分(廃棄・長期保存)

保管期間・保存期間を決める

主な文書保存期間一覧表

書類が単に古いからといって、むやみに廃棄することはできません。種類によって法令で保存期間(法定保存年限)が定められている場合があります。保存期間が満了した書類は、適切な方法で廃棄し、廃棄記録を残しておくことをお奨めします。

法定保存年限を大きく分けると、2~4年(短期)、5年(中期)、7~10年(長期)の保存期間が定められている書類と、永年保存すべき書類があります。例えば、会社法では会計帳簿や重要書類は10年間、法人税法では取引に関する帳簿や決算関係書類、証憑類(領収書等)は7年間保存することと定められています。

書類の種類としては、人事・労務関係、総務・庶務関係、経理・税務関係など挙げられますが、これらの書類の中には、電子データとして保存可能なものもあります。

管理のルール化が大切です

Documents & Data Management Handbook

皆さまの職場には、「文書管理規則」や「文書管理規程」などと呼ばれる、明文化されたルールがあると思います。しかし、「ルールはあっても知られていない」「ルールはあっても守られていない」というのが、多くの企業の現実ではないでしょうか。
書類や情報の管理ルールをおろそかにすれば、コンプライアンス違反やリコール、経営責任などを問われ、株主や顧客・消費者を含めて、社会的信用を失うことにつながります。まずは、自分の会社の書類管理・文書管理のルールをもう一度、読み返してみましょう。

例えば、個人文書と共有文書を区別して、文書が完成(決裁・提出)段階になったら、必ず共有キャビネットや共有フォルダに保存して、共有文書にしなくてはなりません。
逆に、メモ段階の個人文書を共有フォルダに入れてしまうと、どれが最終版・確定版で、どの情報が正しいものなのか、他の人が迷ってしまいます。最新版・最終版を定め、「版管理」をすることが情報管理の観点からは重要です。

書類・文書の属性と分類のコツ

機密書類・機密文書、3つの分類

情報は、重要度と機密度に応じて以下のような3つに分類することができます。

① 極秘
漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある情報です。未発表の研究結果や、合併などの特別プロジェクト資料、未公開の経営資料などがこれにあたります。

② 秘
社内であっても関係者以外に知らせてはならない性質をもつ情報です。重要契約書や、人事ファイルや個人情報などがこれにあたります。

③ 社外秘
社外に公開することで不利益を被る可能性のある情報です。自社で行った調査の結果や、顧客リスト、営業企画書などがこれにあたります。

書類・文書の分類方法

マイナンバー書類の紛失・漏えい対策

書類・文書は、企業にとって重要な「情報資産」にあたります。内容や重要度に応じて、以下のように分類してみることをお奨めします。

① バイタル情報資産
地震、水害、火災、盗難などが発生したとき、事業継続に不可欠なものです。例えば経営者のサインや捺印のある原本、法律で保存が義務づけられているものなどがあたります。

② アーカイバル情報資産
企業の歴史を編さんするときに必要なもので、創業理念・経営方針、重要行事にまつわる記録など、保存期間を満了しても長期保存しておくべきものです。

③ 個人情報資産
取引先や業務委託先を含めて、個人情報保護法で規定される保有個人データを、さまざまなリスクから保護しなければなりません。氏名・住所や、犯罪・出生、マイナンバーなどの機微な個人情報があたります。

④ セキュリティレベル
機密情報として取り扱う機密レベルを先ほどみた、「極秘」「秘」「社外秘」に区分けして、ランク別に管理します。

書類・文書を安全に保管・保存するために

例えば「極秘」の情報の場合、盗難やサイバー攻撃などのリスクを考慮して、サーバではなく金庫で記録媒体を保管する方法をとるかもしれません。その場合、利用方法が煩雑になるなど、機密性と利便性は相反します。
一般的な「秘」の情報の場合、アクセス制御や暗号化技術を有するストレージなどで保管しておくのも考えです。ただし、外部サービスを利用する際の相手先の選定は慎重に行いましょう。

書類整理・文書整理のコツ

すぐ取り出せるようにファイルする

効率的な書類管理を実現する20のヒント

整理のポイントは、必要な時に「すぐに取り出せる」ことです。そのためには、書類を適切にファイルし、ラベル等にタイトルを記載しておくことが重要です。
持ち運びの必要なマニュアル類や、出し入れが頻繁な伝票、製本した書類、電算帳票などはパイプファイルを使って管理するのが適切です。それ以外の書類は個別フォルダで管理しましょう。

すぐ取り出せるようにファイルする

ラベル表示

担当者以外の人でも書類が探せるようにするには、ラベルに以下の3つのキーワードが必要です。

キーワード キーワード例
1 時間的要素 文書が作成された年月・期間など
2017年度、2017年度4月~
2 固有名詞 商品名、地域名、相手先名、プロジェクト名、顧客名、開発テーマ名など
3 内容/形態 証明書、報告書、契約書、請求書など

個別フォルダとファイルボックス

個別フォルダを更に同一のグループ単位でまとめ、キャビネット内で立てて書類を管理するための道具が、ファイルボックスです。1つのファイルボックスには、複数のグループを収納することもあります。ファイルボックスに貼るラベルには、次の項目を記載しましょう。

キーワード キーワード例
1 分類 ○○請求書、○○議事録 など
2 部署名 総務部、営業部 など
3 ロケーション番号 <キャビネット番号>-<棚番号>-<並び> など

文書保存箱

文書保存箱は「保存」、つまりオフィスのキャビネット内で保管している書類の中から活用頻度の低いものを箱に詰めて書庫に移す際に使う箱で、書庫で保存することが前提となります。箱の外観から中身が「わかりやすい」と、社内外の悪意を持った人物によって情報が漏えいするリスクが高まるため、保存箱に表示するラベルには、正規の利用者が書類を探し出せる最低限の項目である、次の2つだけを記載するようにしましょう。また、保存箱の中身の情報はリストで一覧化し、管理する必要があります。

キーワード キーワード例
1 管理番号 他の箱と重複しない番号を英数字で付番
2 ロケーション番号 <キャビネット番号>-<棚番号>-<並び> など

書類を探しやすくする

ファイルにまとめる

実際に分類を行う際は、文書の特性によって、以下の4つのまとめ方を元に分類をしておくと、書類が探しやすくなります。

まとめ方
1 内容別にまとめる 書類の内容に応じた、各々の主題テーマ
2 期間別にまとめる 年度、月、日など
書類の発生期日や保存期間などの処理期日
3 相手先別にまとめる 組織名、地域名、企業名、個人名など
4 形式別にまとめる 通知、申請、報告、規則、契約、許可などの書類の形式

ファイルにタイトルをつける

ファイルへのタイトルのつけ方も重要になります。

① 誰にでも分かりやすい名称を使う
② 簡潔・具体的な名称を使う
③ 他と区別しやすい名称を使う

ファイルをグループ化する

小分類であるファイルを、共通性や関連性で中分類にまとめ、さらに同じやり方で中分類を大分類にまとめます。これを「ファイルのグループ化」と呼びます。探しやすいファイルの数も重要です。小分類を5~15で中分類をたて、中分類を最大8程度で大分類をたてます。タイトルは、色や数字、年度、帳票名などで工夫しましょう。

書類の保管期間・保存期間を意識する

情報資産管理台帳

オフィス内のキャビネットや書庫スペースには物理的な限りがあります。かといって、古い書類を、むやみに廃棄してしまった場合、重要な情報が失われて取り返しのつかない事態にならないとも限りません。また、書類の種類によって、法令で定められた保存期間が定められている場合もあります。
その解決方法は書類の「保管期間」「保存期間」を定めて、そのルールにしたがって管理するということです。保管期間・保存期間とは、その書類を「いつまで使うのか」「いつまで取っておくのか」を決めることです。書類を作成して共有文書となった段階で、適切な保管期間・保存期間を設定することが重要です。
そして「保管」と「保存」の違いを理解して運用を定めることでオフィスをすっきりすることができます。「保管」と「保存」を簡単に説明すると、よく使う書類は事務室内に「保管」、あまり使わなくなった書類は事務室外に「保存」する、ということになります。
保管期間・保存期間は、書類管理を上手にしていくための、「最強の手段」なのです。

書類の保管・保存のコツ

電子化のメリット・デメリット

電子化の極意

書類管理の方法として、誰もがまず思いつく方法が「電子化」です。でも、紙の書類の電子化には以下のようなメリットとデメリットがありますので、注意が必要です。

電子化のメリット

① 書類を保管・保存しているスペースの問題が解決する
② 検索性が向上する
③ 書類の紛失が防止できる

電子化のデメリット

① 膨大な費用がかかる
② 電子化しても捨てられない書類が存在する
③ 電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要になる

電子化と紙のまま保管、どちらがよいの?

当社の見解では、「全体量のうち、よく見る書類が30%以下」であれば、電子化しない方が良いです。なぜなら、使用頻度の高い書類が30%を切ってしますと、電子化する方が大幅に割高となってしまうからです。コストをかけて電子化しても、見ることがなければそのコストは無駄になってしまいます。
オフィス内で大半を占める「ほとんど見ない」「たまにしか見ない」書類は、紙のまま保管・保存することをお奨めします。オフィス内や社内書庫で保管・保存するスペースが確保できなければ、外部書庫・外部倉庫での保管サービスを利用する方法もあります。

外部書庫・外部倉庫の選び方

すべてをおまかせできる書類保管サービス「書庫探」

外部書庫・外部倉庫での保管サービスを利用する際には、以下の立地、セキュリティ、利便性、サービスの4つの観点から比較検討した上で、預ける先を選定することが大切です。

立地

① 津波や洪水による浸水被害のリスクはないか
② 地震の揺れや液状化などの危険性のない、強固な地盤の上に建設されているか

セキュリティ

① 外周警備や施設への入退室管理によるアクセス制限が徹底されているか
② 火気発生要因が排除されているか、保管物に適した消火設備が設置されているか
③ 情報取扱いに関するスタッフへの教育・研修が実施されているか

利便性

① 文書閲覧の単位や使用頻度に応じて保管単位の選択が可能か
② 閲覧までのリードタイムが明確か
③ 現物でのお届けやPDFによる配信など、複数の閲覧方法を選択できるか

サービス

外部保管サービスを利用しようとする際、「必要なものと不要なものが混在している」「どれを預けたらいいか分からない」「管理台帳がない」といったお悩みをよくお聞きします。そのような時に頼れる、コンサルティングや台帳作成代行などのサービスもありますので、活用すると良いでしょう。

文書保存箱(書類保存箱、文書箱)の選び方

自社の書類の保管・保存状況に合った、「サイズ」「耐久性」「機能性」の文書保存箱を選定しましょう。

サイズの考え方

主に扱う書類の用紙サイズと、保存箱の「内寸」サイズが合っていることが重要です。内寸より用紙サイズが大きいと、折り曲げないと箱に入らなくなります。逆に隙間ができると、保管スペースが無駄になる上に、外から押されて破損しやすくなります。

耐久性の考え方

法令や社内規程で、文書の保存期間は5年、7年、10年、30年など定められていますので、長期的に書類を保存することを想定することが重要です。耐久性が低い保存箱を20年以上保存し続けると、紙が劣化して、触っただけで穴が開いてしまうとことも珍しくありません。

機能性の考え方

発生後1年以上経過した書類見る頻度は「1%以下」という調査があります。保存箱に入れる書類は、活用頻度の低い「保存」のフェーズにある書類です。ほぼ利用することのない書類を出し入れする際の機能性は、あまり重視する必要はないと言えるのではないでしょうか。逆に、頻繁に出し入れが発生するような書類を外部保管する際には、保管単位や機能性を重視する必要があるのです。

書類の処分のコツ

処分:保管期間・保存期間を過ぎたら、廃棄か長期保存かを選別する

保管期間・保存期間を過ぎた文書・書類は、「処分」というフェーズを迎えます。この「処分」とは、書類廃棄・文書廃棄するか、重要なものはさらに保存し続けるか(長期保存)を選別することです。その際の考え方を以下にお示しします。

選別の基準

① 迷いを捨てて選別する!廃棄する!
一般的に手持ちの書類のうちの5割は廃棄対象になると言われています。また、大抵の仕事は過去1年分の書類があればできるとも言われています。あらかじめ収納スペースを定めて制限する、事務室内のキャビネットでは前年分までの書類しか保管しない、不要な書類は速やかに廃棄するといったルールをつくることも重要です。

② 書類廃棄・文書廃棄の判断基準は?
まず一番の基準は、法令や社内規程で定められた書類の保存年限です。それ以外の書類の選別基準はご所属の組織によっても異なりますが、廃棄してもよい書類の例の参考までに挙げました。特に、非原本(コピー)や一般に流通している図書・雑誌の古いものは用が済んだら速やかに廃棄しましょう。

  • 法定保存年限が満了した書類
  • 一般文書のうち社内で設定した期限が到来した書類
  • 余分に複写または出力されたもの
  • 2部以上あるカタログ
  • 2年以上経過した雑誌・新聞記事
  • 用済みの受信文書
  • メモあるいは一時的なもの
  • 正式文書のための原稿
  • 仕事のプロセスに使われて用済みのもの
  • 差し替えられた最新版以外のもの
  • 会議などの終了後の資料
  • 部署内で重複保管されている資料
  • 他部署から受け取ったコピー(非原本)
  • 紙と電子データの両方があるもの

選別作業のポイント

効率的な書類管理を実現する20のヒント

① 書庫→共有キャビネット→個人机の順に作業しましょう
まずは、書庫内に保存されている書類に手を付け、書庫の空きスペースを確保してから共有キャビネット内の選別を行います。共有キャビネット内に空きスペースを確保した後、個人机まわりにある共有文書をキャビネットに収納します。書庫から順に整理し、空きスペースにそれぞれ移管・収納していきます。

② 書庫・共有キャビネットの作業のポイント
社内の書庫と共有キャビネットの選別フローは同様です。実施する際には、必ず「部署単位」で実施し、上司が参加して適切な要否判断を行うことが大切です。

③ 個人机まわりの作業のポイント
すべての文書を机内、机上、足元から一度全部取り出して、不要な書類や物品を廃棄します。その後、個人の参考資料なのか、それとも社内共有の書類なのかを判断します。個人の参考資料は整理して机内に収納し、社内で共有しなければならないものは共有キャビネットの選別フローに従って移管・収納しましょう。