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文書管理・記録管理
Vol.0 主な文書保存期間一覧表
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 永 年 |
総務・庶務関係 | |||
| 定款 | ― | 会社法26、31 | ||
| 株主名簿 | ― | 会社法121、125 | ||
| 社債原簿 | 社債発行日以後 | 会社法681、684 | ||
| 新株予約権原簿 | ― | 会社法249、252 | ||
| 株券喪失登録簿 | ― | 会社法221、231 | ||
| （設立時における）代理権を証明する書面 | 創立総会の日 | 会社法74 | 3ヶ月の備置義務 | |
| （株主総会における）代理権を証明する書面 | 株主総会の日 | 会社法310 | ||
| （創立総会における）議決権行使書面 | 創立総会の日 | 会社法75 | ||
| （株主総会における）議決権行使書面 | 株主総会の日 | 会社法311 | ||
| 知的所有権に関する書類 | ― | 特許法67 | ||
| 重要刊行物 | ― | ― | ||
| 許認可関係書類 | ― | ― | ||
| 社報、社内報 | ― | ― | ||
| 権利書など登記関係書類 | ― | ― | ||
| 訴訟関係書類 | ― | ― | ||
| 顧客名簿 | ― | ― | ||
| 重要な契約書 | ― | ― | ||
| 重要な通達文書 | ― | ― | ||
| 社規・社則 | ― | ― | ||
| 稟議書類 | ― | ― | ||
| 経理・税務関係 | ||||
| 重要決裁文書 | ― | ― | ||
| 人事・労務関係 | ||||
| 重要な人事に関する文書 | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| ※永年文書は法律で定められていない。上記書類は多くが慣例的に永年保存されているもの |
||||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 15 年 |
総務・庶務関係 | |||
| ― | ― | ― | ||
| 経理・税務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 人事・労務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| 設備管理基準書（設置管理医療機器の品質確認方法記載文書） | 作成日 | 薬事法施行規則93 | ||
| 特定保守管理医療機器及び設備管理医療機器に係る記録 | 利用しなくなった日 | 薬事法施行規則98の5 | ||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 10 年 |
総務・庶務関係 | |||
| 株主総会議事録 | 株主総会の日 | 会社法318 | 支店は写しを5年間備置 最重要書類として慣例的に永年保存されるケースが多い |
|
| 取締役会議事録 | 取締役会の日 | 会社法369,371 | 最重要書類として慣例的に永年保存されるケースが多い | |
| 監査役会議事録 | 監査役会の日 | 会社法393、394 | ||
| 製品の製造、加工、出荷、販売記録 | 製品引渡日 | 製造物責任法3、5、6 | ||
| 株主総会の目的事項について取締役又は株主が提案した場合の株主全員の同意書面 | 株主総会の決議があったとみなされた日 | 会社法319 | ||
| 創立総会議事録 | 設立総会の日 | 会社法81 | ||
| 発起人が提案した創立総会の目的事項について設立時株主全員が提出した同意書面 | 設立総会の日 | 会社法82 | ||
| 委員会議事録 | 委員会の日 | 会社法412、413 | 最重要書類として慣例的に永年保存されるケースが多い | |
| 社債権者集会議事録 | 社債権者集会の日 | 会社法731 | ||
| 経理・税務関係 | ||||
| 会計帳簿及びその事業に関する重要な資料 （仕訳帳、総勘定元帳、補助簿） |
帳簿閉鎖日 | 会社法432 | 商法19商業帳簿（会計帳簿＋貸借対照表） | |
| 計算書類等 （貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表） |
作成日 | 会社法435、442 | 商法19商業帳簿（会計帳簿＋貸借対照表） 本店5年、支店3年の備置義務 |
|
| 清算株式会社の帳簿資料 | 清算結了登記時 | 会社法508 | ||
| 人事・労務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 7 年 |
総務・庶務関係 | |||
| ― | ― | ― | ||
| 経理・税務関係 | ||||
| 取引に関する帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、その他必要な帳簿）、青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿 | 帳簿閉鎖日の属する事業年度終了日翌日から2月を経過した日 | 法人税法126、法人税法施行規則53?57、59 | 青色申告法人 総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書は、会社法432、433、435条においては10年保存 |
|
| 決算関係書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書等）、証憑類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書等） | 作成又は受領日の属する事業年度終了日翌日から2月を経過した日 | |||
| 取引に関する帳簿（現金出納帳、その他必要な帳簿） | 帳簿閉鎖日の属する事業年度終了日の翌日から2月を経過した日 | 法人税法150の2、法人税法施行規則66、67 | 白色申告法人 貸借対照表、損益計算書は、会社法432、433、435条においては10年保存 |
|
| 決算関係書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書）、証憑類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、借用書、預金通帳、検収書等） | 作成及び受領日の属する事業年度終了日の翌日 | |||
| 取引に関する帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、その他必要な帳簿）及び資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿 | 帳簿閉鎖日の属する事業年度終了日の翌日から2月を経過した日 | 法人税法4の4、法人税法施行規則8の3の4?8の3の10 | 連結法人 総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書は、会社法432、433、435条においては10年保存 |
|
| 決算関係書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算に関して作成されたその他書類）、証憑類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類） | 作成及び受領日の属する連結事業年度終了日の翌日から2月を経過した日 | |||
| 事業所得等に係る取引に関する帳簿及び帳簿書類 | ― | 所得税法231の2、所得税法施行規則102 | 103条では、帳簿書類の整理保存5年間 | |
| 青色申告者の帳簿書類 | 確定申告期限の翌日 | 所得税法148、所得税法施行規則56?63 | 5年保存書類有り | |
| 白色申告者の帳簿書類 | 所得税法231の2、所得税法施行規則101?103 | |||
| 関税法における帳簿書類 （特例輸入業者／申告納税方式が適用される貨物を業として輸入する者） |
輸入許可日の属する月の翌月末日の翌日／輸入許可日の翌日 | 関税法7の9、67の6、59の8、94関税法施行令4の12、83 | 一定の書類と特定輸入業者の場合は5年保存 | |
| 課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等 | 課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日 | 消費税法30、消費税法施行令50、15の3 | 5年保存の場合有り | |
| 銀行等が外国為替取引を行う際の本人確認記録 | 特定為替取引終了日その他財務省令で定める日 | 外国為替及び外国貿易法18、18の3 | ||
| 資産の譲渡等または対価の返還等に関する帳簿 | （特例輸入者）特例申告貨物輸入許可日の属する月の翌月末日の翌日 | 消費税法58、消費税法施行規則27の2?6消費税法施行令71の2?5 消費税法施行規則7 | ||
| 輸出物品販売場における購入者誓約書 | 譲渡を行った日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月経過した日 | |||
| 人事・労務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 5 年 |
総務・庶務関係 | |||
| 有価証券届出書、有価証券報告書及び添付書類、訂正報告書の写し | 総理大臣に提出した日 | 金融商品取引法25 | 有価証券報告書及びその訂正報告書は3年保存 | |
| 経理・税務関係 | ||||
| 会計参与が作成する書類 | 定時株主総会の日の1週間前（取締役会設置会社の場合2週間前） | 会社法374、378 | 臨時計算書類関係の場合、起算日は書類作成日 | |
| 監査報告 | 定時株主総会の会日の1週間前（取締役会設置会社の場合2週間前） | 会社法381、389、442 | 臨時計算書類関係の場合、起算日は書類作成日支店は写しを3年間保存 | |
| 会計監査報告 | 定時株主総会の会日の1週間前（取締役会設置会社の場合2週間前） | 会社法396、442 | ||
| 対外資本取引に関する帳簿 | 取引が行われた日 | 財務省令55の3外国為替令18の5 | ||
| 地方税法における帳簿書類 | 確定申告期限の翌日 | 地方税法45の4 | ||
| 人事・労務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| 健康診断個人票、医師の面接記録 | ― | 労働安全衛生規則51、52の6 | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| 診療録（カルテ） | ― | 医師法24、歯科医師法23 | ||
| 病院内等での放射線量等の測定記録 | ― | 医療法施行規則30の21、22、23 | ||
| 品質管理及び製造販売後安全管理に係る業務に関する意見の写し | ― | 薬事法施行規則87 | ||
| 医薬品等の製造販売承認申請の際に提出した資料の根拠資料 | 承認を受けた日 | 薬事法施行規則101 | ||
| 新医薬品・新医療機器等の再審査申請の際に提出した資料の根拠資料 | 再審査終了日 | |||
| 医薬品又は医療機器の再評価の際の提出資料 | 再評価終了日 | |||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 3 年 |
総務・庶務関係 | |||
| ― | ― | ― | ||
| 経理・税務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 人事・労務関係 | ||||
| 労働者名簿 | 労働者の死亡・退職又は解雇の日 | 労基法107?109、労基法施行規則56 | ||
| 賃金台帳 | 最後の記入日 | |||
| 雇入れ、解雇、退職に関する書類 | 労働者の退職又は死亡の日 | |||
| 災害補償に関する書類 | 災害補償終了日 | |||
| 賃金その他労働関係の重要書類 | 完結の日 | |||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| 安全委員会・衛生委員会・安全衛生委員会議事録 | ― | 労働安全衛生規則23 | ||
| 安全訓練記録 | ― | 労働安全衛生規則24の4 | ||
| 安全衛生における特別教育の記録 | ― | 労働安全衛生規則38 | ||
| 機械・設備等の定期自主検査記録等、労働安全衛生関係書類 | ― | 労働安全衛生規則134の3、135、135の2 | ||
| 身体障害者雇用関係書類 | 労働者等の死亡、退職又は解雇の日 | 障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則45 | ||
| 労災保険に関する書類 | 保険関係完結の日 | 労働者災害補償保険法施行規則51 | ||
| 派遣元管理台帳、派遣先管理台帳 | ― | 労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の就業条件の整備等に関する法律37、42 | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| 薬局管理に関する帳簿 | 最終記載日 | 薬事法施行規則13 | ||
| 処方箋 | 調剤済みとなった日 | 薬剤師法27 | ||
| 調剤録 | 最終記入の日 | 薬剤師法28 | ||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 2 年 |
総務・庶務関係 | |||
| ― | ― | ― | ||
| 経理・税務関係 | ||||
| 下請事業者の給付、代金支払等に関する書類 | 最終記載日 | 公正取引委員会規則1、2、3、5 | ||
| 人事・労務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| 雇用保険に関する書類 | 完結の日 | 雇用保険法施行規則143 | 被保険者に関する書類は4年保存 | |
| 健康保険に関する書類 | 健康保険法施行規則34 | |||
| 厚生年金保険に関する書類 | 厚生年金法施行規則28 | |||
| 医療・医薬関係 | ||||
| 診療に関する諸記録（レントゲンフィルム等診療録以外の帳簿・書類等） | ― | 医療法21医療法施行規則20 | 保険医療機関は、保健医療期間および保健医療養担当規則9にて3年または5年保存 | |
| 毒物又は劇薬の譲渡に関する書類 | 譲渡の日 | 薬事法46 | ||
| 処方箋医薬品の販売・譲渡帳簿 | 最終記載日 | 薬事法49 | ||
| 年 限 |
文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 備考 |
| 1年 以 下 |
総務・庶務関係 | |||
| 会社合併（吸収・新設）に関する書面 | 合併効力発生日 | 会社法782、794、803、815 | 6ヶ月経過する日まで | |
| 会社分割（吸収・新設）に関する書面 | 分割効力発生日 | 会社法757、762、782、794、803 | 6ヶ月経過する日まで | |
| 経理・税務関係 | ||||
| 株式交換契約に関する書面 | 交換効力発生日 | 会社法767、782、794 | 6ヶ月経過する日まで | |
| 株式移転計画に関する書面 | 完全親会社成立日 | 会社法772、803、815 | 6ヶ月 | |
| 人事・労務関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 労働安全衛生関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
| 医療・医薬関係 | ||||
| ― | ― | ― | ||
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