年末調整をペーパーレスに!契約締結をペーパーレスに!~クラウド型労務・人事管理システム&電子契約サービスを活用した業務効率化セミナー~ | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

年末調整をペーパーレスに!契約締結をペーパーレスに!~クラウド型労務・人事管理システム&電子契約サービスを活用した業務効率化セミナー~

2019.12.12  株式会社ワンビシアーカイブズ

2019年11月29日(金)主催:株式会社ワンビシアーカイブズ、GMOクラウド株式会社、共催:株式会社エフアンドエム、GMOグローバルサイン株式会社、協力:日本通運株式会社にて、「年末調整をペーパーレスに!契約締結をペーパーレスに!~クラウド型労務・人事管理システム&電子契約サービスを活用した業務効率化セミナー~」を開催いたしました。

年末調整のペーパーレス化

はじめに、エフアンドエムのオフィスステーション事業本部エンタープライズセールスユニット部長の東野様から、「年末調整のペーパーレス化!スマホでかんたん年調」というテーマにて講演していただきました。

年末調整業務のこれまでの流れと今後の動向

年末調整は、対象者の選定から始まり、書類の発送と回収、内容チェック、不備の解消、システム入力から年調計算まで、業務に直接かかわっている方だけでなく、誰しも何らかの負担がかかっている可能性が高いです。例えば、従業員300人の会社の場合、担当者が160時間程度、社員が1人当たり30分程度、計310時間程度の工数を費やしているという試算もございます。

20数年ぶりの税制改正により、配偶者控除の見直されました。年末調整への影響としては、新様式への対応が挙げられます。令和2年の年末調整から、「給与所得者の基礎控除申告書」が登場します。こうした動きにより、年末調整業務は、用紙、回収する手間、問合せ、チェック作業、不備訂正、給与ソフトの確認など、様々な作業で工数増加が見込まれます。しかし、納期は変わりません。そのため現在、多く企業がのペーパーレス化により、業務効率化を図っています。

年末調整のペーパーレス化株式会社エフアンドエム 東野 光宏様 

オフィスステーション年末調整

従来の紙収集では、未提出者への追いかけや内容の不備チェックなどで約152時間かかっていた作業量ですが、エフアンドエム様の「オフィスステーション年末調整」を導入することにより、従業員への一括メール送信でタスク通知を行えるほか、前年度の入力内容際も一目瞭然で確認できるようになりました。導入後の作業量は、わずか52時間です。

従業員様向けの機能として、スマートフォンを活用した生産性向上がございます。配偶者無、不要なし、生命保険料控除対象を条件に、エフアンドエム様にて検証したところ、書類の提出所要時間を、わずか5分に抑えられました。

管理機能としては、一目で分かる進捗管理画面を挙げられます。従来行ってきた「紙面のチェック」や「(進捗の)エクセル管理」が不要となります。システム利用料は、初期費用0円から始められますので、ぜひオフィスステーションで、年末調整を大きく変えてみてはいかがでしょうか。

WAN-Signに提供したGMO電子契約サービスの仕組みと信頼性

次に、GMOクラウド株式会社 ソリューション事業部 電子契約推進室 ストラテジック・アライアンス担当の金沢様から、「WAN-Signに提供したGMO電子契約サービスの仕組みと信頼性」というテーマにて講演していただきました。

契約業務に係わる課題や悩み

管理部系では、熟練したスタッフが時間をかけて事務作業を行っており、社内の押印申請プロセス(拠点間の社内便や回覧)、契約書の製本・押印・印紙貼付、物理保管・検索・Excel台帳管理の限界といった、非効率な環境が問題となっておりました。また、収入印紙代・封筒代・切手代、返信用封筒、印刷コスト、保管スペース、人件費といった直接&間接コスト。さらには、契約書の回収もれ、行方不明、未締結、税務調査・監査時の不備などに対するリスク管理も、解決すべき課題として挙げられます。

電子契約サービスが課題を解決

従来「紙+押印」で締結していた契約書に代わり、「電子文書+電子署名(電子サイン)」で締結するのが電子契約です。電子契約で解決できる大きなメリットとして、次の5つを挙げられます。

① 締結コストを削減(印紙税、送料、保管スペース)、

② 締結手続のスピードアップ(紙で数日かかる手続きが、電子であれば即日完了も可能)

③ 業務の効率化

④ コンプライアンス強化(いつでも帳票をすぐに確認)

⑤ 事業継続計画(BCP)、災害対策(DR)

電子契約サービスは、インターネットさえあれば、どこからでも利用できます。2種類の締結方法を用意しております。

① 電子署名は、企業・個人を特定でき、否認ができない厳格な契約締結です。第三者認証機関である電子認証局により、各々を厳格に調査・本人確認を行った上で発行された電子証明書を用いて電子契約(締結)を行います。契約当事者の双方がアカウントを持ち、各社オリジナルの電子証明書を電子署名法に則った形で取得いたします。

② 電子サインは、メール認証により本人確認を行い、そのアドレスで電子契約(締結)を行います。署名メールを受け取り、URLをクリック認証し、署名ボタンを実行する、という簡便な方法で完了できます。運用の注意点として、本人証明(誰)は、メールアドレス情報のみを根拠としており、そのアドレス自体が本人のものであると担保することはできません。セキュリティ向上の方法としては、受け取りメールのURLをクリックする際に、アクセスコードを要求できます。本人しか知りえないコードを入力することで署名画面に進みます。また、本人確認添付機能がございますので、署名書類に画像を追加添付して、一つのPDFにまとめて署名することも可能です。

電子署名と電子サインを併用する「ハイブリッド署名」を行うこともできます。一方は厳格な情報を記録するため電子署名を用い、もう一方は簡便な電子サインを用いるという方法です。このように、締結・押印レベルをフレキシブルに選べるのがGMO電子契約サービスの特長です。3社以上の複数社間契約にも対応しており、電子契約の導入依頼先に対して推奨しやすい仕組みです。このサービスをベースに、ワンビシアーカイブズにOEM提供を開始いたしました。

RPA&電子契約を活用した業務効率化セミナー(前編) RPA&電子契約を活用した業務効率化セミナー(前編)
RPA&電子契約を活用した業務効率化セミナー(後編) RPA&電子契約を活用した業務効率化セミナー(後編)

日本通運グループ×GMOインターネットグループの電子契約サービス

最後に、株式会社ワンビシアーカイブズ営業開発部マーケティンググループ長の大川から、「当社が電子契約事業WAN-Signに乗り出した理由を公開します~契約書管理で培ったノウハウをペーパーレスで活かす~」というテーマにて講演させていただきました。

電子契約事業に乗り出した理由

国内では、電子契約サービスの市場は拡大しておりますが、大半の企業・団体が既に電子契約を取り入れているわけではありません。実際に導入する段となって、既存の「書面契約」をどう扱うか、相手方が電子での契約を断った場合はどうするか、といった難しさに早い段階で気づくことが多いようです。新たな「書面契約」も発生しますので、それらを電子契約と一元管理していくことが、現実的な導入の流れと言えるでしょう。書面と電子、それぞれの情報を管理するにあたり、別々のシステムを使用している、という事例も少なくありません。

そもそも電子契約の普及が日本で深く浸透しない理由を考えていくことで、市場の中で発見されていない顧客ニーズを探り当てることができました。なぜ電子契約サービスの導入に踏み切れないのか、一言でいえば「電子契約を導入しても効率化できない不安感」であり、具体的には次のような課題を挙げられます。

① 相手方の協力

② 書類管理との二重負担

③ 内部統制面の担保

④ 他社製品との互換性

⑤ 自社システムとの連携

これらの課題は、セキュリティ意識に厳しいお客様に向けて提供し、ワンビシアーカイブズが50年間に及ぶ契約書管理で培ってきた「契約管理」ノウハウで解決可能です。

日本通運グループ×GMOインターネットグループの電子契約サービス

株式会社ワンビシアーカイブズ 大川 洋史

電子契約サービス「WAN-Sign」

WAN-Signは、日本通運グループの当社と、GMOインターネットグループ、各事業領域におけるトップクラスの3社が提携したことにより生まれたサービスです。既に複数社が電子契約サービスを提供しておりましたが、実績や汎用性の高さから、GMOクラウド、GMOグローバルサインと提携することに決めました。

主な特徴として、①電子契約と書面契約(原本)の一元管理、②電子署名とメール認証のハイブリッド署名、③契約管理をサポートする内部統制機能がございます。WAN-Signで電子契約の締結・管理に加え、書面契約も一元管理することで、スタッフの手間や外部委託費用を負担して、全てをPDF化しなくても、既存のエクセル台帳を活用し、契約管理を実現できます。

実印版(電子証明書)と認印版(メール認証)を組み合わせたハイブリッド締結が可能なのも、電子契約を導入する上でGMOと提携するべきであると、弊社は考えました。法令適合性と利便性を保ち相手方の協力も得やすく、厳格性と利便性を両立できます。

コスト削減、業務効率化のメリットだけでなく、内部統制機能を標準装備しているため、システム導入時の負担を軽減できます。実際の運用で必要になるポイントをカバーしております。利用者権限は10パターン設けており、文書管理機能も充実しております。高機能を標準装備しつつ、WAN-Signは無料プランからの利用開始が可能です。

2019年11月、WAN-Signは、ASPICのIoT・AI・クラウドアワード2019のASP・Saas部門の支援業務系分野にて、準グランプリを受賞いたしました。

今後の取り組みとして、2019年4月からの改正労働基準法施行規則で「労働条件通知書」の電子化が解禁されたことにより、雇用契約書をターゲットとした機能拡充を行います(2020年1月リリース予定)。雇用契約書を「文書テンプレート登録」し、勤務地や名前など雇用者ごとに異なる文言を差し込み、PDF自動生成&一括送信を実現します。他社のASP・SaaSサービスとのAPI連携も可能となります(2020年1月リリース予定)。そして、GMO電子契約サービス「Agree」との互換接続を予定しております(2020年度中)。電子契約サービスの境界を超えた締結方法の実現の取り組んでまいります。

WAN-Sign機能説明書

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