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業務改善のネタは身近なところにあり

2018.07.31  株式会社ワンビシアーカイブズ

多くの会社で、業務改善に取り組まれているでしょう。業務改善は小さなものから大きなものまで様々な取り組みがあり、そのすべてが組織の生産性向上や売上増加という成果に直接つながるものです。しかし、いざ業務改善をしようと考えても、具体的に何から手をつけたらよいのか分からないという方が多いのではないでしょうか?

そこで今回は、業務改善の実際の事例をご紹介しつつ、業務改善の「ネタの見つけ方」についてご紹介します。まずは、業務改善における心得をご紹介しましょう。

≪業務改善の心得≫

1. 現状を疑う

今皆さんが行っている業務は、果たしてその状態がベストなのでしょうか?多くの場合、どこかに改善の余地があるのではないでしょうか。業務改善とは継続的な改善を加えて、あらゆる事柄をベストな状態に維持していることにあります。そのため「今がベスト」と決して考えず、常に現状を疑って「改善の余地はないか?」と考え続けることが大切です。

2. 少しでも改善する

完璧主義者の多い日本人にありがちな業務改善の落とし穴が「100%の改善を目指すこと」です。業務改善はベストな状態を目指すことが大切ですが、最初からすべての問題を改善できれば苦労はありません。ですので、たとえ60%でも30%でも改善できれば前進したと考えることが大切です。「少しでも改善する」という気構えがあれば、無理なく継続して業務改善に取り組むことができるでしょう。

3. 継続する

「継続は力なり」という言葉があるように、業務改善でも継続は欠かせない心構えの一つです。改善は1日にして成りません。何度も改善と見直しを繰り返していくことで、はじめてベストな状態へ持っていけます。そのベストな状態すらも、状況が変われば変化するかもしれません。ですので継続し、常に改善していこうとする姿勢が大切です。

こちらで「業務改善」について詳しくご参考にしてください。

それでは事例を交えつつ、業務改善ネタの見つけ方をご紹介します。

事例①ペーパーレス化で情報共有力アップと新たなワークスタイルを実現!

最初にご紹介するのは、当社ワンビシアーカイブズが実践したペーパーレス化による業務改善です。当社は企業が保有する膨大なデータをアーカイブとして保管するためのサービスや、リアルタイムなバックアップサービスなど、「お客様のデータを電子的あるいは物理的に、安全に保管する」ためのソリューションを提供しています。

当社では契約書管理の運用に関して、完全ペーパーレス化を進めています。ペーパーレス化とは紙の書類をオフィスから排除して、電子データとして保管することで、情報が利用しやすい状態を保ったり、情報共有力をアップするという取り組みです。

(お客様向けの契約書電子化サービスはコチラ

業務改善ネタの一つとしてペーパーレス化に取り組んでいる企業は多いでしょう。

当社ではペーパーレス化に取り組むことで、「クリアデスク」と「フリーアドレス」という取り組みにも成功しています。クリアデスクとは、デスクから離席する際に書類を机上に放置することを禁止し、整理整頓してからデスクを離れるという習慣です。書類を整理して帰れば、翌日に仕事を気分よく始められます。

機密情報を扱うことが多い昨今、顧客の個人情報などが記載された重要書類をデスクに放置しておくと、そこから紛失や情報漏えいなど重大な事故につながる可能性があります。そのため、クリアデスクによって書類を常に整理し、そうした事故が発生しないように回避するのです。ペーパーレス化を推し進めることで、このクリアデスクは非常に簡単に習慣づけることができました。

もう一つの成功であるフリーアドレスとは、従業員が特定のデスクを持たずに好きなデスクや場所で仕事をするというワークスタイルです。当社では従業員にシンクライアントPCといって、内部に記憶媒体を持たない端末を貸与しています。シンクライアントPCのデスクトップ環境はサーバー側に集約して管理しているので、好きな場所で安心して仕事ができるというわけです。

ペーパーレス化というたった1つの業務改善で、これだけの効果が生まれます。すべての企業にとって欠かせない業務改善ネタの一つでしょう。

事例②テレワークの導入で時間や場所の制約を受けないワークスタイルを実現!

これは業務改善というよりも「働き方改革」に近い取り組みかもしれません。テレワークとは、従業員がオフィスにいなくとも仕事ができるよう、ネットワーク環境やコミュニケーション基盤を整備することです。

仕事というものは「会社に出勤して仕事をこなし、時間になったら帰宅する」というのが今までの一般常識です。しかし、ネットワーク環境が整備され様々なツールが登場している現代において、こうした常識は崩れつつあります。

たとえば、仕事をオフィスでするのではなく自宅でできるようになったら、と想像してみてください。1時間以上かけて出勤する必要はないので、朝の時間をゆっくり過ごしてから仕事に取りかかることができます。帰宅時間は当然ゼロなので、1時間や2時間残業した程度でフラストレーションは溜まりません。このようにテレワークを実践することで、かなりのメリットが発生します。

テレワークは何も在宅ワークだけを指すのではなく、顧客先で仕事をするモバイルワークや別のオフィスで仕事をするサテライトオフィスなど色々な取り組み方があります。これらのテレワークを実施することで次のような効果が期待できるでしょう。

≪従業員目線≫

  • 長時間労働の是正
  • 子育てや介護との両立
  • 労働生産性の向上
  • 住む場所が限定されない
  • 作業に集中しやすい

≪企業目線≫

  • 離職率の低下
  • 労働生産性の向上
  • 情報共有力のアップ
  • 優秀な人材確保

ただしテレワークは時間管理が個人の裁量に依存することや、コミュニケーションの効率が落ちるなどの課題もあります。しかし、いまはこれらの課題を解決するためのIT環境が整いつつあり、こうした課題を解決しながら取り組むことができれば絶大な効果を生む業務改善なので、積極的に検討することをおすすめします。

いかがでしょうか?業務改善のネタというのは意外と身近なところにあるもの。大切なことは継続的に改善していこうという気構えを持つことであり、細かいところに目を向けることでもあります。本稿によって皆さんの業務改善が少しでも効果の高いものになれば幸いです。

また、ワンビシアーカイブズでは、情報資産マネジメントのリーディングカンパニーとして、お客様の「情報資産の安全確保と効率的な活用」をサポートしています。

例えば「書庫探」という書類保管サービスでは、オフィスのペーパーレス化とテレワークの実現ができます。

また、お客様が直面している業務のプロセス別に体系化したソリューションラインナップで、皆様の業務効率改善をご支援いたします。

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