業務改善とは?~進め方と情報管理との関係性~ | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

業務改善とは?~進め方と情報管理との関係性~

2018.11.06  株式会社ワンビシアーカイブズ

"業務改善"という言葉を聞いて、皆さんは何を思い浮かべますか?恐らくですが、業務改善に取り組んでいない、という企業は無いというほど浸透しているものなので、何かしらの施策が頭に浮かんだのではないかと思います。

しかし、業務改善で実際に高い効果を感じている企業は、そう多くはないのではないでしょうか。その理由に、業務改善の目的、範囲、内容を明確に理解しないまま取り組んでいるケースが多く、目についたところ、対処しやすいところから着手しがちなことが、その要因の一つと言えます。

そこで今回は、「業務改善とは何か?」、この素朴かつ今さら人には聞けない疑問点について解説していきます。

業務改善とは何か?

業務改善について理解するためには、まず次の5つのポイントについて知ることが大切です。

  1. 可視化
  2. 定量化
  3. 課題化
  4. 実践化
  5. 定着化

これらのポイントを押さえることで、業務改善の概要を把握できると言ってよいでしょう。それでは各ポイントについて詳細に説明します。

1. 可視化

つまり、"視える化"です。業務改善を実施する上でまず大切なのが既存の問題を洗い出すことです。一体何が業務の妨げになっているのか、何を改善すればよいのか、これを可視化することから始まります。しかし企業では問題が顕在化していないケースも多いので、業務プロセスを可視化することも欠かせません。

業務の視える化とは」について詳しくはこちらでぜひご覧ください。

2. 定量化

業務に関する問題を洗い出したとしてもすべてを一気に解決できる方法はありません。さらに、問題が多い場合はそのすべてに対処するまでに時間がかかり、その間も新しい問題が発生してしまう可能性があります。そこで、解決すべき問題には優先順位を付けて業務改善を進めていく必要があります。解決した際のメリット、放置した場合の影響、解決までにかかるコストなど、すべての問題を定量的に捉えて、解決の優先順位を付けていきましょう。

3. 課題化

解決すべき問題が決定したらそれを課題として、目的や目標を明確にしていきます。目標はやはり数値と期間で表すのが基本で、そこから達成に必要なタスクを洗い出していきます。実行するタスクによって業務改善の結果が異なるので、慎重に選ぶことが大切です。

4. 実践化

決定したタスクを実施していくわけですが、大切なのはKPI(重要業績評価指標)を正しく設定し、最終目標に対する評価を行っていくことです。たとえば業務改善によるコスト削減効果を狙う場合、どれくらいの期間で、どれくらいの削減を狙うのかという最終目標に対し、各タスクの完了率を管理していきます。こうしてKPIを指標として進捗を管理することで、効率良く最終目標が達成できます。

5. 定着化

各タスクが完了し、業務改善の最終目標を達成したら、その結果を評価します。場合によっては業務改善が逆効果を生むこともあるので、その場合は再び改善を加えてタスクを実行していきます。業務改善の結果が良ければ、それを定着させることで継続的に改善が続く状況を作ります。

これらのサイクルを繰り返していくことで、一つの業務改善が完了し、ビジネスに様々な効果をもたらします。

業務改善と情報管理の関係

世界のデータ量は年々大きく増加しています。総務省が発表した「情報通信白書」※1によると、2015年から2020年にかけてのデータ量は年平均成長率22%で増加していき、5年間で約2.7倍に成長します。2020年には1ヵ月あたり194EB(エクサバイト)のデータが生まれ、年間では2.3ZB(ゼタバイト)に達します。こうした"ビッグデータ時代"において多くの企業で問題になっているのが情報管理です。

情報管理といってもデジタルのデータだけではなく、企業が日々作成する文書も対象になります。では、情報管理の何が問題なのでしょうか?

  • 管理対象となる情報が多すぎる
    前述のように世界のデータ量は年々増加傾向にあります。これは企業にとっても同じで、情報の発生源が増えたことで一企業が保有する情報量が従来に比べて圧倒的に多くなっているのです。そのため、情報を持っているだけで多くの問題が発生します。

    情報管理のコスト、情報の保管場所、情報の更新管理など、これらが複雑化することで、企業の情報活用は進まなくなっていきます。
  • 情報を見つける時間が長くなる
    情報量が多いということは、目的の情報へたどり着くまでのプロセスが長くなることを意味します。そのため情報を見つけるまでの時間が長くなり、生産性を低下させることになります。

    残業が多い社会人は年間数百時間も「情報探し」をしていると言われており、営業時間で換算すると多い人では1日の中で1時間近くも何かしらの情報を探すために時間を費やしている計算になります。

    情報管理ができていないことに起因して、業務の全体の労働生産性が大きく低下してしまいます。個人単位でも年間に累積すると大きな時間となり、関係している社員数も加味すると企業単位では膨大な時間が失われていると言えます。
  • 重要情報の損失になる
    情報管理が徹底されていないということは、重要情報がどこに保存されているか正しく把握できていないといことでもあります。そのため、誤って情報を削除したり紛失する可能性も高く、重要情報の損失につながります。

    もしそれが個人情報に関連するデータだった場合は漏洩の可能性も考慮する必要があり、企業としては情報資産を失うだけでなく、信用を失う可能性にも繋がってしまいます。
  • 情報漏えいに気づきづらい
    サイバー攻撃による情報漏えい事件が相次いでいる昨今ですが、情報管理が徹底されていない企業ではそれに気づきづらい傾向にあります。たとえばファイルサーバー内に見覚えのないファイルが存在しても、情報管理がなされていない環境だと削除しようと思っても誰かが必要としているかもしれないと、そのまま放置されてしまう可能性が高くなります。

    情報管理のポリシーには、不要なファイルの削除はもとより、重要情報の暗号化や保管セグメントの指定など、情報漏えい対策も意識した運用ポリシーが定められていることが望まれます。

このように、ざっと挙げただけでも情報管理が徹底されていないことで企業が受ける影響は大きく、問題の規模も計り知れません。

業務改善の基本とは? 業務改善の基本とは?
業務改善の目的と成功のポイント 業務改善の目的と成功のポイント

情報管理を業務改善につなげるためには?

前述のように情報管理には様々な問題がありますし、業務改善の効果が高いポイントでもあります。それでは、情報管理を業務改善へと繋げるために必要なものは何でしょうか。

まずは5S(「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾(しつけ)」)を徹底し、情報管理を正しく行います。その上で、データアーカイブや文書管理システムなど、情報管理に関するソリューションを取り入れることで、業務改善を段階的に実現していきます。

当社ワンビシアーカイブスは、デジタルアーカイブソリューションによって大量のデータを長期間保存したり、書類保管サービスによってオフィスで保管しきれなくなった文書を管理したりと、情報管理に関する様々なソリューションを提供しています。

これらのソリューションを管理することで、情報管理が徹底され、効率化され、業務改善につながることで労働生産性が大幅に向上するでしょう。情報管理を業務改善の主眼に置く際は、ぜひご検討ください。

※1 平成29年版情報通信白書 第1部 特集 データ主導経済と社会変革

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