契約書管理の課題を解決するサービスとは　～契約書管理システム＆電子化・保管サービス～

契約書管理における課題　ベスト３

契約書を管理するうえでの悩みや課題はたくさんあると思います。それは業種や業態、企業規模などによって多岐にわたっており、皆様の会社でも特有の困りごとはきっとお持ちだと思います。では、世の企業で契約書を管理するうえで一体どのような課題を抱えているのでしょうか。以下は当社が実施したアンケート内で回答数上位３つの課題です。

1位　契約更新日など、各種期限管理が煩雑
2位　原本の保管場所がひっ迫している
3位　電子化するのに手間がかかる

　いかがでしょうか。契約の更新忘れなどにつながる期限管理に課題を感じている企業が多いことがわかりました。また、ベスト３には入りませんでしたが、契約書を探すのに手間や時間がかかっているという回答も多くありました。

こちらの「契約書管理における課題」も是非ご参考にしてください。

求められる契約書のトータル管理サービス

現在ソフトウェアメーカーなどから発売されている文書管理システムの多くは、各種期限管理機能などを備えているものの、電子化作業や原本の保管といった運用面においては別途対応しなければなりません。また、原本保管や電子化作業を代行してくれるBPO企業や倉庫会社では、契約書を管理するのに特化したシステムは提供されてきませんでした。
　ひとつの委託先にすべてを任せることは困難で、複数のサービスを組み合わせなければ、ニーズを満たせなかったのです。

これらのお悩みを解決するため、契約書管理ならではの「各種期限管理の手間の軽減」を実現し、当社の得意とする「安全な保管場所の提供」「電子化作業の負荷軽減」をトータル的にお手伝いできるサービスをリリースしました。

長年お客様の契約書管理の課題を解決してきた実績をベースに契約書管理に特化した「WAN-Sign」をご紹介いたします。

契約管理ソリューション「WAN-Sign」のご紹介

このサービスの特徴は以下の４点です。

1. 各種期限やその他の情報を管理できるシステムを低価格で提供。
2. 電子化作業はお客様に代わり当社が実施。
3. 原本は当社保管センターで厳重に管理。
4. 不要になった契約書は安全に抹消処理。

各種期限管理など必須機能をサポートする低価格なシステム

　本サービスの特徴は何といっても各種期限管理をサポートするシステムをご提供するという点です。具体的には、契約満了日を基にした通知日を予め登録していただくことにより、通知日にお客様にメールでリマインド通知します。これで更新忘れ防止や古くなった契約書の破棄管理などがより簡単・確実に行っていただけるようになります。閲覧権限設定や関連契約の紐付機能も標準装備しております。システム導入の初期費用０円でご利用いただけます。

電子化作業の代行

　またこのシステムにはPDF画像を登録・閲覧する機能があり、いつでも見たい時に見たい資料の画像を閲覧することができます。そのためには契約書原本をPDF化する必要がありますが、それは当社がお客様に代わって行うこともできますので、人件費の削減や業務負荷の低減にもつながります。

全件電子化するプランと、必要になった時に必要な契約書だけを都度PDF化するプランがあり
閲覧頻度と電子化費用を考慮して、最適なプランが選択可能です。

厳重な原本保管

　電子化後の契約書は当社保管センターで厳重に保管管理いたします。必要になればいつでも原本をお届けいたしますので、画像ベースではどうしても事足りない場合も安心です。

抹消処理

　すでに無効となった契約書や、更新しなくなった契約書をずっと保管し続けるのはコストパフォーマンスがよいこととは言えません。本サービスでは不要になった契約書を、お客様のご要望に応じて安全に抹消処理いたします。契約書の各種期限管理を厳格に行えるからこそ実現できるサービスです。

まとめ

以上のように、このサービスをご利用いただければ、これまで契約書を管理する上で課題となっていたことがすべて解決していただけます。今まで「初期費用が高い」「電子化するのが面倒」などと、契約書管理の見直しに二の足を踏んでおられた方も、是非この機会に契約書管理・運用方法のあるべき姿について再考されてみてはいかがでしょうか。さらにWAN-Signは、契約書だけではなく、電子契約サービスとしてもご利用いただくことができ、あらゆる契約管理に対応できます。

また当社ではこれからも、お客様の声をタイムリーに捉え、日々の情報収集を怠ることなく、常にお客様目線での新商品の開発に取り組んでおります。「こんなサービスが欲しい」「こういう課題を解決したい」というご要望がありましたら是非ワンビシアーカイブズにご相談ください。