契約書管理体制のあるべき姿

適切な契約書管理体制とは？

　企業における契約書は、事業が存続する限り増え続けていく書類です。当社でも契約書管理体制構築に関わるお客様からのご相談は年々増加しています。本ブログでは、契約書の管理体制のあるべき姿について考えていきたいと思います。

契約書管理の目的

　増える一方の契約書を適切に管理するためには、どのような管理体制を構築するのがもっとも適切なのでしょうか？

　これは企業ごとに資料の量や現在の運用体制を考慮して検討する必要があります。一般的な管理体制としては「電子化する」「原本を外部保管する」「社内書庫を設ける」などの方法が挙げられますが、これらの目的は契約書の在り処を常に把握できるようにすることです。見たいときにすぐに見られることがインセンティブになります。要するに目指すべき管理体制とは、原本の保管体制を厳格にし、かつ使いたいときにはスムーズにアクセスすることができる状態にすることである、ということになります。

一般的な文書管理システムの活用

　そのような体制を構築するには、やはりツールを導入しそれを活用することが近道となるでしょう。最近の文書管理システムは機能性に優れ、さまざまな方面から文書管理体制構築をサポートしてくれます。例えばワークフロー機能が付いていて契約締結前の決裁の部分から一元的に管理できたり、OCR機能によってPDF化された契約書の本文を読み取り、文中の文言から該当資料を検索できたりします。またタイムスタンプ局を介して自動的にタイムスタンプを付与することのできるシステムまであるようです。

　しかしここで思い出していただきたいのは、契約書管理の目的です。そもそもの目的は「原本を厳重に保管管理する」ことと「すぐに見られるようにすること」です。これらの目的を果たすのにワークフロー機能やタイムスタンプ機能は本当に必要でしょうか。こういった機能を実装しているシステムは導入に莫大な費用がかかることもままあり、ものによっては導入費用2,000万円、年間ランニング費用200万円といった価格帯になることもあるようです。　

　高機能なシステムの導入を前提に契約書管理体制の構築を検討すると、コストとメリットの釣り合いがとれなくなり、その結果いつまでたっても契約書管理体制構築には着手できない、ということになります。

　システムの機能に合わせて契約書管理体制を考えるのではなく、契約書管理の目的を再確認し、それをサポートしてくれるようなシステムの導入を検討すべきではないでしょうか。

「ワンビシの契約書管理方法はどうだったのか？」もご覧ください。

シンプルな契約管理サービス

　そこでご紹介したいのが当社契約管理サービス「WAN-Sign（ワンサイン）」です。このサービスは契約管理に必要な機能を絞り込み、シンプルさと使いやすさを追求して、低価格でのご提供を実現した、まさにお客様の声から生まれたシステムです。また、近年導入検討されている方が増えている電子契約にも対応しています。

　契約書をイメージ画像化してシステム登録し、検索キー項目を登録すればすぐに利用可能です。複雑な操作マニュアルを読み込む必要もなければ、煩雑な初期設定に時間を費やす必要もありません。しかもランニング費用は一般的なシステムの10分の1程度とリーズナブル。今まで準備に充当する時間の問題や費用の問題から契約書管理体制の構築を諦めてきた会社にはぴったりのシステムです。

さらなる付加価値の提供

　前述のとおり契約書管理の目的が不明確なままシステムを導入した場合、うまく使いこなすことができず、結局あるべき姿の構築には至ることはできないのです。

　当社は、書類の管理の専門家として書類保管サービスをはじめ、契約書管理体制の構築に関する豊富な経験とノウハウから、システムを使いこなすためのさまざまな付加価値的サービスも合わせてご提案させていただきます。以下はその一例です。

• 資料電子化の業務代行サービス
• 電子化後原本の保管管理サービス
• 文書管理コンサルティングサービス

まとめ

　以上のように、契約書管理体制を構築するにはまずはあるべき姿を明確にし、どのレベルまで管理したいのか、そのレベルと自社が用意できる予算やリソースのバランスがとれているのかをまずは考える必要があります。

　またシステム導入後の動きやタスクについても明確に把握し、必要に応じて社外リソースを使うこということも選択肢に置いておくべきと言えます。そしてシステム導入から運用までを一貫してサポートしてくれる委託先を見極め、任せることがあるべき姿へ導くための重要なポイントであると言えます。