書類廃棄の効率的な方法。今すぐ実践しよう。 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

書類廃棄の効率的な方法。今すぐ実践しよう。

2018.01.12  株式会社ワンビシアーカイブズ

 書類を廃棄できず会社に紙が溢れている...。必要な書類と不要な書類が混ざって廃棄に手が付けられない...。重複した書類が大量にある...。そんなお悩みはありませんか?当社へも同じようなお悩みが多く寄せられています。

 ここで皆さまに質問です。会社の書類を廃棄するために一番効果的な方法は、なんでしょうか。当社がおすすめしている方法、それはずばり、選別する(仕分ける)ことです。

 本記事では、書類の選別方法の考え方とその方法について詳しくご紹介させていただきます。是非皆さまもお試しください。

迷いを捨てて選別する!

 よし、いらない書類を廃棄してやろう!と決めて取り掛かっても、「いつか見るかもしれない」「まだキャビネットに入る余裕があるから大丈夫」という気持ちがでてきてしまうのが人間です。そういった考え方は一切捨てて、本当に必要な書類かどうかを冷静に見定めることが重要です。一般的に手持ちの文書の5割は廃棄対象と言われています。

 また、大抵の仕事は過去1年分の文書があればできるとも言われています。この文書がなくても仕事ができるかどうか、本当に保存しておく必要があるかを考え、捨てる前提で選別を行いましょう。あらかじめ収納スペースを制限する、前年度分までしか事務室で保管しない、といった制約をつけることも重要です。

関連資料:

そもそも要否の判断基準は?

 いるかいらないか。その基準は皆様の会社や部署によっても異なりますが、廃棄してもよい書類の基準を参考までに以下の通り挙げました。特に、非原本の書類(コピー)は用が済んだものは必ず廃棄しましょう

  1. 法定保存年限が満了した文書
  2. 一般文書のうち社内で設定した期限が到来した文書
  3. 余分に複写または出力された文書
  4. 2部以上あるカタログ
  5. 2年以上経過した雑誌/新聞記事
  6. 用済みの受信文書
  7. メモあるいは一時的な文書
  8. 正式文書のための原稿
  9. 仕事のプロセスに使われた文書
  10. 差し替えられた最新版以外の文書
  11. 会議などの終了後の文書、資料
  12. 部署内で重複保管されている文書
  13. 他部署から受け取った文書(非原本)
  14. 紙と電子データの両方がある文書

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書庫→共有キャビネット→個人机の順に作業しましょう

 選別を行う方法ですが、会社内に書庫がある場合は、まずは書庫内の書類に手を付け、書庫の空きスペースを確保してから共有キャビネット内の選別を行います。共有キャビネットで廃棄や書庫への移管を実施し、会社内の空きスペースを確保した後、個人机まわりにある共有文書をキャビネットに収納します。まずは空きスペースを確保し、その空きスペースにそれぞれ移管・収納できるようにします。

書庫・共有キャビネットの作業のポイント

 会社内の書庫・共有キャビネットの選別フローは同様です。実施の際は、必ず「部署単位」で実施します。上司が参加して適切な要否判断を行うことが大切です。

 まずは、すべての文書を棚から取り出して要否を判断し、不要な文書を廃棄します。その後高活用(よく使う)か低活用(あまり使わない)かの判断を行います。一般的には今年度・前年度分の書類を高活用、前々年度以前の書類を低活用とします。低活用の文書は、保存年限ごとに箱詰めをして外部書庫などへ移管することをおすすめします。

<参考ブログ:書類の「保管」と「保存」の違いは?書類を効率的に管理する方法

書庫・共有キャビネットにおける文書の選別フロー

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個人机まわりの作業のポイント

 個人机まわりの選別も、まずはすべての文書を机内、上、下から全て取り出して要否を判断し、不要な文書を廃棄します。その後個人の参考資料か、それとも会社共有の文書かの判断が入ります。個人の資料は机内に収納し、会社共有のものは共有キャビネットの選別フローに基づいて収納・移管を行います。

個人机まわりにおける文書の選別フロー

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まとめ

 不要な書類がなくなると、氾濫現象もなくなりオフィス環境が格段に良くなります。是非皆様も、今すぐ不要な書類の選別と廃棄をはじめてみませんか?

 低活用の書類は外部書庫への移管がおすすめの方法、と前述させていただきましたが、ワンビシアーカイブズでは、書類の保管のほか、低活用の書類の中でもたまに見る書類をPDF配信することのできる「書庫探」という書類保管サービスを提供しています。保存期限を設定し、適切に書類を機密抹消することも可能です。書類の管理についてはその他豊富な実績がございますので、現行の書類管理についてお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。

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