書類の「保管」と「保存」の違いは?書類を効率的に管理する方法

2017.12.01  株式会社ワンビシアーカイブズ

 「保管」と「保存」を区別して書類管理をされていますか。必要な時に必要な書類を効率的に利用するには、「保管」と「保存」の違いを理解して、運用を定めることが重要です。この記事では、「保管」と「保存」の違いを明確にして、書類を効率的に管理する方法をご紹介いたします。

「保管」と「保存」の違い

 「保管」と「保存」似ているようで違う意味で用いられているのですが、皆さんは正しく使えていますか。違いを説明する為に少しだけ「文書のライフサイクル」という概念についてご説明いたします。

 文書が生まれてから、最後に抹消されるまでの工程を指して「文書のライフサイクル」と呼びます。

 文書のライフサイクルは、大きく「発生 ⇒ 活用 ⇒ 保管 保存 ⇒ 抹消」という5ステージに分類されます。文書のライフサイクルの5ステージのうち、2つのステージを指して、「保管」「保存」と呼んでいるのですね。

 簡単に説明すると、よく使う書類事務室内に「保管」、あまり使わなくなった書類は事務室外に「保存」することになります。

 違いをまとめると以下のとおりです。

「保管」とは

  • 対象:活用中の書類(高活用書類)。非原本を含む。
  • 場所:事務室内のキャビネット、等。
  • 期間:原則1年

「保存」とは

 「保管」と「保存」を適切に使い分けることで、事務室内の書類が整理され、必要な書類がすぐにとりだせるようになります。そして、文書ごとに「保管」と「保存」を行う期間をルール化し、実行するための仕組みを作ることが、運用の形骸化を防ぐポイントです。

 ここからは、「保管」と「保存」のルールと、ルールを実行するための仕組み作りについてご説明します。

関連資料:

「保管」と「保存」のルール 

 「保管」期間は、原則1と定めます。そして、特別に設定が必要な書類についてのみ別途定めます。「保存」書類は、原則として原本のみとして、原本を取引先に提出している等、原本がない場合のみ、「写し」や「控え」を保存します。

 「保管」期間と「保存」期間を合わせた保有期間を明確にし、確実に「保管」「保存」「廃棄」することが、書類管理のコツになります。保有期間の例を以下に挙げてみます。

(保有期間の例)

書類名 「保管」 「保存」 合計
A書類 1 - 1
B書類 1 ○年 +1
C書類 1年 永年 永年
D書類 年度内 永年 永年
E書類 プロジェクト終了 - プロジェクト終了
F書類 差し替え - 差し替え
G書類 永年 - 永年

ルールを実行するための仕組み

 保有期間が決まっていても、運用ができておらず形骸化していることも多いと思います。確実に運用するためには、年に1回「書類整理期間」を設けて、各部門で書類整理および実施状況の点検を行います。さらに、年に1回管理者による「定期点検」を実施して、書類整理が適切に行われていることを検証して運用を徹底していきます。

「書類整理期間」 の設定と「定期点検」の実施

 書類整理期間中は、保管期間が到来した「保管」書類を、事務室外に移管して「保存」し、保有期間が終了した書類および不要になった書類の廃棄を行います。以下に書類整理期間中のチェックポイントを記載します。

  1. ファイルに「作成年月」が記載されているか
  2. ファイルの保有期間が定められているか
  3. 保有期間を超えて「保管」「保存」されている書類はないか
  4. 原本と重複して写しや控えが保有されていないか
  5. 個人参考資料や管理対象ではない書類がないか

 そして、書類保管期間中に正しく書類整理の点検がなされているか、管理者による「定期点検」を実施します。「定期点検」により、よく見る書類だけが事務室内に「保管」され、あまり見ないけれど廃棄できない書類だけが事務室外に「保存」されている状態を維持します。

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まとめ

 書類の「保管」と「保存」の違いをご理解いただけたでしょうか。事務室に書類があふれかっていては、必要な書類を見つけるのに時間がかかるばかりでなく、紛失のリスクも高まります。書類を効率的に管理する方法は、書類の保有期間を定めて「保管」「保存」「廃棄」のライフサイクルを地道に回していくほかはありません。

 株式会社ワンビシアーカイブズは、「書庫探」という書類保管サービスを提供しており、事務所外に「保存」する書類をお預かりいたします。保有期間を定めておけば、期限が到来した書類については弊社で書類抹消までサポートいたします。その他、書類管理について「何から手をつけていいかわからない...」という方のために、書類管理の手がかりとなるダウンロード資料も以下にご用意しております。是非お気軽にダウンロードください。

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