会社設立後の書類管理 ~手間とリスクは最小限に!~ | 株式会社ワンビシアーカイブズ

会社設立後の書類管理 ~手間とリスクは最小限に!~

2018.02.01  株式会社ワンビシアーカイブズ

 会社設立時はやることだらけで、日々発生する書類の管理がおろそかになります。管理が不適切だと3~5年後に書類の整理をしなおす事になりかねません。そうならないためにも、これから会社を設立する、またはしたばかりの経営者・個人事業主の皆様に向けて、どのような書類が発生し、どのように管理するべきかわかりやすくご紹介します。

会社設立時に必要な書類とは?

 会社設立時に発生する書類は全部で11種類あります。

①登記申請書

②登記免許税の収入印紙を貼付した台紙

③定款

④発起人の決定書

⑤取締役の就任承諾書

⑥代表取締役の就任承諾書(取締役が1名だと不要)

⑦監査役の就任承諾書(監査役がいる場合のみ)

⑧取締役の印鑑証明書

⑨資本金の払い込みを証明する書類

⑩印鑑届出書

⑪登記すべきことを保存したCD-Rまたはフロッピーディスク

 万が一、会社設立時の多忙な中で紛失してしまうと、例えば定款の場合は公証役場で 再度申請する手間が発生してしまいます。これら11種類の書類は会社の中でも 最重要書類に該当します。

関連資料:

会社設立後に発生する書類とは?

 日々発生する書類は膨大です。不要な書類も多いですが、中には書類を紛失してしまうと業務に支障が出たり、会社の信用に影響したりするものもあります。

1)法律で保存期間が義務化されている書類

どこの会社でも共通で発生する書類として「経理帳票」「人事書類」などがあります。

特に経理帳票は法律で保存期間が義務化されている書類の中でも、1番多く発生する書類の1つです。書類量が膨大なため電子化が進まず、紙として残り続ける代表です。

万が一、経理帳票を紛失してしまうことがあると、監査の際に経費として認められず、追徴課税の対象となる可能性もあります。

2)法律で保存期間が義務化されていない書類

 法律で保存期間が義務化されていないために、管理体制が一番おろそかになるのが社内資料です。お客様と交わした書類でもないし、紛失しても問題ないと考えてしまいがちですが、「議事録」のような意思決定の履歴など必要な情報が閲覧できなくなってしまうと業務へ直接影響してしまいます。

参考ブログ: 書類保管の期間に関する義務を理解しスマートな文書管理を実現する

発生する書類のまとめ

発生時期 会社設立時 会社設立後
主な書類 会社設立書類
・登記申請書
・定款
・印鑑届出書 など
法定保存期間あり
・経理帳票
・人事書類 など
法定保存期間なし
・議事録
・FAX書面 など
紛失した際のリスク 定款の場合
公証役場で
再度申請が必要
経理帳票の場合
経費が認められず
追徴課税が発生
意思決定の
履歴など必要な
情報が閲覧不可

書類の管理を後回しにしてしまうと?

 会社設立時は業務多忙、業容拡大等によって、本業とは関係がない 書類の管理が後回しにされる傾向があります。

しかし後回しにすることによって・・・

① 書類の並び順やどこのキャビネットに書類が収納されているかなどの管理方法が整備されておらず、 書類を探すのに膨大な時間が必要となってしまいます。

② 保管期間が過ぎても、適切に廃棄されず、 オフィススペースを逼迫してしまいます。

③ 書類が整理されていないことにより、 紛失リスクが上昇してしまいます。

など、余分な手間とリスクが増えることにつながります。

これを回避するため、書類の発生段階である会社設立時から適切な管理方法を整備しておくことが必要となります。

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適切な管理方法とは?

 とは言うものの、会社設立時に書類管理の体制を整備している時間がないという声が多いです。そんなときは、一時的な書類の避難先として書類保管サービス「 書庫探」(しょこたん)をご利用することをおすすめします。

書庫探を利用するメリット

1)台帳機能付きの書類管理システム(無償)で、後から簡単に探すことが可能です。

2)保管期限を登録すれば、自動的に通知され、書類の処分漏れを防ぎます。

3)箱詰めして送るだけで、書類を紛失してしまうリスクを防ぎます。

 会社設立時から書類の管理方法を整備しておくことで、リスクや課題を未然に防ぐことができます。

まとめ

 いかがでしたでしょうか。経営者・個人事業主の皆様がお持ちの書類について、一番大切なことは会社設立時から管理体制を整えておけば後から大変な思いをしたり、悩んだりしなくて済むということです。

 書庫探は、1箱(90円)から利用でき、システム費用などの固定費が発生しない、経営者・個人事業主の皆様にぴったりのサービスです。書類管理のお悩みがありましたら、お気軽にお問合せください。

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