文書管理プロが教える!外部倉庫を活用した書類保管サービスのメリットと選び方 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

文書管理プロが教える!外部倉庫を活用した書類保管サービスのメリットと選び方

2020.11.27  株式会社ワンビシアーカイブズ

external_warehouse_storage01.jpg「移転やレイアウト変更を成功させるために、なんとしても書類を削減したい!」

「社内に溢れている書類を外部倉庫へ預けてすっきりさせたい!」

この記事では、このようなご要望をお持ちのお客様に向けて解説しています。

私は約20年間、社会人生活の大半を文書情報管理の営業に費やしてきました。その間、ワンビシアーカイブズの営業部門に在籍し、担当してきた業種は、金融、メーカー、不動産など多岐に渡ります。
文書情報管理の営業って何を売るの?と疑問に思われるかもしれませんね。

私が販売してきたのは、「形あるモノ」ではなく、「文書情報管理にかかわる無形のサービス」になります。

つまり、弊社の経営資源である「書類保管倉庫」「スキャナや文書管理システムなどのIT機器」「文書情報管理に従事する社員」そして「課題解決ノウハウ」を組み合わせ、お客様のスペース問題を解決したり、事務業務にかかっている時間や工数を削減したり、情報漏えいリスクや情報消失リスクを減らすことで経営課題を解決するご支援をおこなってきました。

そのような営業活動のなかで、これまでたくさんのお客様から、「書類を外部倉庫に保管したい」というご要望をいただいてきました。
そういったお客様に共通する課題は、多くの場合、次のようなものでした。

「移転やレイアウト変更を成功させたいが、社内に書類が多過ぎてどうにもならない。なんとかして書類を削減させたい。」

そして、このコロナ禍においてもこのような課題を抱えている方が多くいらっしゃいます。たとえば、オフィスにおいてもソーシャルディスタンスを確保するために、出社した社員が自由に座席を決められるフリーアドレスの導入を検討する企業が増えています。
本日の記事では、移転やレイアウト変更を成功させるために、なんとしても書類を削減したい!外部倉庫を検討してみたい!など、移転やレイアウト変更を検討されている皆様や、書類保管サービスを検討したい皆様に、少しでもお役に立てるように記事を書きました。ご参考にしていただければ嬉しいです。

それでは、解説していきます。

書類の削減の進め方

まずオフィスの移転やレイアウトの変更を行う上で障害となるのは社内書類の保管場所です。まだ書類が少ない状態でしたらそこまで負担にはなりませんが、キャビネット、袖机に大量の書類がある場合は簡単に移転というわけにはいきません。そのためオフィスの移転やレイアウト変更を行う際には書類の削減を進めていく必要があります。
社内書類の削減を進める上で、必要なステップを以下に記載します。

  1. 現状の書類の物量を把握する
  2. 移転先やレイアウト変更後の書類の収納可能容量(キャパシティ)を把握する
  3. キャパシティに収まるには現在の物量をどれくらい削減しなければならないか把握し削減目標とする
  4. 期限内に各部に削減目標を達成させる
  5. 最終的に改めて書類の物量を把握し達成率を測る

それぞれ詳しく説明します。

1.現状の書類の物量を把握する

メジャーを用いて全社分の書類のファイルメーター(FM:書類を積み上げた時に1mだったら1ファイルメーターと言う)を計測します。
なお、現状の書類のファイルメーターをキャビネットの数量から導き出す場合もあると思いますが、空のキャビネットがあるとファイルメーターを正しく算出できません。面倒ですが、できればメジャーで全ての書類を計測することをおすすめします。

キャビネット内の書類に加え、床上に積まれている書類、机の上の書類、書庫に保管している書類など、もらさず計測することで、自社が保有している書類の物量全体をある程度正確に測ることができます。できるだけ正しく計測すると、削減後の達成率も正しく算出することができます。

2.移転先やレイアウト変更後の書類の収納可能容量(キャパシティ)を把握する

移転先やレイアウト変更後の図面に記載されているキャビネットの数量から書類のキャパシティを導き出します。
6段キャビネットであれば1台あたり4.8FM、3段キャビネットであれば1台あたり2.4FMになります。それを台数分掛け合わせるとキャパシティを算出できます。

3.キャパシティに収まるには現在の物量をどれくらい削減しなければならないか把握し削減目標とする

現状の全社分のファイルメーターから移転後のキャパシティを差し引くと、削減しなくてはならない物量が算出できます。
たとえば、現在100FMなのに、移転後のキャパシティは50FMしかないのであれば、50%削減を目標にすることになります。
なお、移転後のキャパシティぴったりに収まるように減らした場合、移転してすぐに満杯になってしまいます。多少余裕をみたアグレッシブな目標を立てる必要があります。

4.期限内に各部に削減目標を達成させる

移転やレイアウト変更の数日前から数週間前には削減目標を達成できるようにスケジューリングします。
各部に対しては、書類を削減する手段としては、「廃棄」と「外部倉庫への保管」の両方を活用するように伝えます。
「廃棄」の判断ができない書類であっても、一時的に「外部倉庫への保管」を実施し、一定期間経過後に一度も閲覧していなければそのとき廃棄することをおすすめします。
逃げ道として外部倉庫を使って良いと説明しておくことで、削減作業をスムーズに進めることが可能になります。

5.最終的に改めて書類の物量を把握し達成率を測る

実際に移転先のキャパシティに収まる物量まで削減できたかどうか、また、各部毎の達成率がどうだったかを計測するために、改めて削減後の実測調査を実施します。
これにより、キャパシティに収まることが可能か、またどの部署がもっとも力を入れて取り組んだのかが判明します。


以上のステップにより書類が削減され、その結果、移転やレイアウト変更が可能になります。このあたりのノウハウについては、ご興味がありましたら弊社の文書管理コンサルティングサービスでお力になれると思います。お問い合わせください。

また、実際に書類を削減するには、書類を廃棄することと、外部倉庫に保管することの両方必要だと申し上げました。書類の廃棄については、詳しく解説した記事がありますのでご参考にしてください。

この記事では、「外部倉庫への保管」に着目して、次の章から詳細に解説いたします。

external_warehouse_storage02.jpg

外部倉庫に書類を保管するメリット・デメリット

「外部倉庫に書類を保管する」とは、自社倉庫ではなく他社の営業倉庫のサービスを利用して、書類を預けることです。

外部倉庫を利用することで、自社で管理する際に自前で構築することが求められるセキュリティ体制や災害対策、そしてオフィススペースの有効活用を実現することができます。

一方、これまで社内に書類を保管してきた会社が、稟議申請し、予算を確保し、機密文書である書類を外部に保管することは、想像以上にハードルが高いと思います。もちろん外部倉庫を利用するメリットは多いものの、デメリットもあるのも事実です。

ここでは、初めて外部倉庫を利用する上で、社内稟議を上げる際に知っておいた方が良いメリットとデメリットを挙げていきます。

外部倉庫を利用するデメリット

まずは、外部倉庫に書類保管するデメリットから説明します。

1.外部流出費用が発生する

社内のキャビネットや書庫に書類を保管している場合、直接目に見える形でコストが発生することはありません。しかし、外部倉庫に書類を保管する場合には、保管料や輸送費用を支払う必要が出てきます。
閲覧頻度が高い書類の場合、何度も出し入れすることで想定以上にコストが発生する可能性はあります。

2.閲覧までに時間がかかる

書類が手元にあれば見たいときに見ることができますが、外部に預けると取り寄せに1営業日ほどかかります。すぐに閲覧する必要がある書類については、業務に支障がでる可能性があります。

3.台帳作成しなくてはならない

手元にあれば、探せばだいたい欲しい書類は見つかります。しかし、外部倉庫に書類を保管する場合、この文書箱に何が入っているかという台帳を作らないと何を預けたか分からなくなってしまいます。
これまで無くても良かった台帳をわざわざ作成しなくてはならず、時間と工数がかかります。

これらのデメリットを解消するためにも、外部倉庫に預けると困ったことになる書類はなるべく預けないようにすることが大事です。では、どのような書類であれば問題なく預けられるのか?については、「外部倉庫に保管することをおすすめする書類」の章で説明します。

外部倉庫を利用するメリット

続いて、外部倉庫に書類保管するメリットを6つにしぼって解説いたします。

1.スペースコストを削減できる

オフィスの賃料に比べ、外部倉庫の保管料は安いので、預けるだけでコスト削減できてしまうというメリットがあります。

1坪あたり、キャビネット約3本収容できます。6段キャビネット1本あたり文書箱約12箱収納できますので、1坪のスペースに約36箱保管していることになります。
都心であれば1坪1万円以上する場合が多いので、36箱の保管費用に1万円以上かけていることになります。
めちゃくちゃ高くないですか?
外部倉庫に保管するだけで、保管費用の大幅削減につながることがお分かりいただけると思います。

2.オフィススペースを有効活用できる

外部倉庫に書類を保管することで、オフィスのキャビネットの本数を削減することができます。それにより、打合せスペースや商談スペース、個人ブースなどを増やすことが可能です。また、個人の袖机を撤廃することでフリーアドレスを実現することも可能になります。そうすることで、コロナ禍でソーシャルディスタンスを確保した座席を確保することが可能です。

3.書類を探す時間や取りに行く時間を削減できる

もし書類が手元(自分の机回りやキャビネット内)にあれば、探せば書類は見つかりますが、その「探す」という行為に私たちは一日あたり20分から30分取られていると言われています。
また、オフィスのキャビネットや社内の書庫に書類を保管している場合、探す時間に加えて仕事中に書類を取りに行く時間も発生します。

一方、外部倉庫に書類を保管する際、基本的に台帳を作成しますので、欲しい書類がどの文書箱に収納されているのかが一瞬で判別でき、探さなくて済みます。
また、外部倉庫に預けていれば、取り寄せ依頼をするだけで自席まで持ってきてもらえるサービスもあります。
よって、書類を探す時間と取りに行く時間の両方を削減することが可能です。

4.保管期限を設定すれば廃棄までしてくれる

これまでは、決算月が明けたあたりで、保管期限が到来した書類を廃棄していたと思います。廃棄処理サービスの委託先を呼び、社員立会いのもとで対象書類の引き渡しをおこなっていたと思います。毎年恒例の行事になっていたはずですが、結構な工数や時間が取られていたのではないでしょうか。
外部倉庫に書類を預け入れる際に、システムに保管期限を設定できる機能があります。保管期限を設定しておけば、期限が到来する際には通知があり、廃棄の依頼をしさえすれば基本的には外部倉庫会社が廃棄まで手配してくれます。廃棄にかかわる工数や時間が圧倒的に削減できるのは大きなメリットです。

5.書類の見える化につながり共有化が進む

外部倉庫が提供してくれるシステムについて、書類の明細管理機能がそなわっている場合があります。預けるときに、どの文書箱に何が入っているかの簡易的な台帳をエクセルで作成していれば、それを流用できるはずです。
これまでは、作成者しか分からなかった書類のありかを、台帳を共有することにより全社員で情報共有することができるようになります。個人の俗人的なファイリングから、全社共有の情報資産によみがえらせることができます。

6.全社統一管理ができる

拠点ごとにセキュリティなどの管理レベルが異なっていることもあるかと思います。たとえば、本社ではキャビネットは常に施錠管理していて総務に鍵を借りて書類にアクセスしていたけれど、営業店や支店ではキャビネットの鍵が開けっ放し、というのは良くある話です。
外部倉庫に書類を保管することにより、セキュリティレベルは同一になり、システムも本社と営業店で共通になるので書類にアクセスするための方法が統一化され、全社統一管理が実現されます。
どの拠点も同じ管理レベルというのは、監査の時に力を発揮します。全て同じ管理体制であれば、監査する側、される側の確認工数を大幅に軽減することができるからです。

外部倉庫に保管することをおすすめする書類

さて、外部倉庫への預け入れを行うとした際、すべての書類を預けることは上記のメリット・デメリットを考えた上では現実的でないことがわかります。
ではどの書類が外部倉庫に預けることが良いのでしょうか?具体的には以下のようなものが適していると考えます。

  • 閲覧頻度が少ない書類(会計帳簿などの法定年限の書類で、2年以上経過した書類)
  • 即時閲覧の必要がない書類(プロジェクト資料などで過去に完了した書類)

上記の理由を説明いたします。

・閲覧頻度が少ない書類(会計帳簿などの法定年限の書類で、2年以上経過した書類)

このような書類は、作成して1~2年は監査などで閲覧することがありますが、それ以降はほとんど閲覧することは無くなります。社内に保管してもスペースを圧迫するだけですので、積極的に外部倉庫に保管することをおすすめします。外部に預けても、輸送費用はほとんど発生しないはずです。また、弊社の経験上、監査機関から対象書類の取り寄せを要請された場合であっても、外部倉庫にきちんと預けていることを伝えることで翌営業日までお待ち頂けることが多いと認識しています。

・即時閲覧の必要がない書類(プロジェクト資料などで過去に完了した書類)

書類を閲覧する必要が生じても、翌営業日に取り寄せれば済むような書類であれば、外部倉庫に保管しても問題になりにくいです。翌営業日であれば通常料金の範囲内で取り寄せが可能です。

どんな書類でも外部倉庫に預けられる、というわけではありません。費用対効果を最大化するために、閲覧頻度や即時閲覧の必要性などという視点で書類を仕分けし、外部倉庫を有効に活用できるようにしましょう。

外部倉庫の選び方のポイント

external_warehouse_storage03.jpg

最後に、どのような外部倉庫を選定すべきか、チェック項目をご提示いたします。書類保管サービスを検討する際の参考にしてください。

1.倉庫の立地

  • 津波の被害を受けにくい場所であること
  • 台風や洪水の被害をうけにくい場所であること
  • 液状化現象が起こりにくい場所であること
  • 火災の被害にあいにくい場所であること

2.セキュリティ体制

  • 24時間365日の有人または機械警備の体制がとられていること
  • 防犯カメラによる監視体制がとられていること
  • 外周は人が立ち入れないような高さの壁で囲われ、すべての門は常に閉じられていること
  • 機密書類が保管されている区画へのアクセス権限が設定されていること
  • 区画への入退室ログが記録されていること
  • 作業スタッフに対してセキュリティ教育が定期的に実施されていること

3.システムの機能

  • 預け入れ、取り寄せ、廃棄など、システム上で依頼できること
  • 保管期限の登録、期限切れ対象書類の抽出が可能なこと
  • 台帳機能が備わっていること
  • 承認機能が備わっていること
  • 直感的に操作しやすいインターフェースであること
  • 操作が分からないときの連絡先(ヘルプデスク)があること

4.集配体制

  • 基本的には依頼のあった翌営業日には集配可能なこと
  • 24時間365日の緊急集配体制があること
  • 協力会社と提携しながらであっても全国をカバーしていること

5.専門性・拡張性

  • 倉庫には書類や記録媒体のみが保管されていること
  • 書類の台帳作成や電子化など付帯サービスの提供が可能なこと

5.専門性・拡張性

  • 倉庫には書類や記録媒体のみが保管されていること
  • 書類の台帳作成や電子化など付帯サービスの提供が可能なこと

6.箱単位の取り扱い

  • 1箱から保管が可能なこと
  • 1箱単位で取り寄せ、預け入れが可能なこと
  • 1箱単位での廃棄依頼が可能なこと

7.監査対応力

  • 倉庫への実地監査が可能なこと
  • セキュリティチェックシートなどの書面監査が可能なこと

8.外部認証の取得

  • ISO27001(ISMS)を取得していること
  • プライバシーマークを取得していること

上記の項目について、すべてチェックできるような委託先であれば、委託先の監督責任を果たしていると言えると考えます。重要な書類を預ける先として、コスト比較だけではなく、会社のセキュリティポリシーに従ってしっかり選定することをおすすめします。

まとめ

本日の記事では、「移転やレイアウト変更を成功させるために、なんとしても書類を削減したい!」「外部倉庫への書類保管を検討してみたい!」という要望をお持ちのお客様に対して、次の内容を解説してきました。

  • 書類の削減の進め方
  • 外部倉庫に書類を保管するメリット・デメリット
  • 外部倉庫に保管することをおすすめする書類
  • 外部倉庫の選び方のポイント

この記事をお読みくださった皆様が、オフィス移転やレイアウト変更を成功することができるようになり、また外部倉庫の選定に少しでもお役立ちできればとてもうれしく思います。

弊社では、このような書類の保管デジタル化文書管理サービス「書庫探」の提供、書類の機密抹消電子契約など、文書情報管理を通じてお客様の経営課題を解決する様々なサービスを提供しています。ご興味がございましたら是非お問い合わせくださいますよう、お願いいたします。

弊社サービスについてご不明な点はございませんか?

RECENT POST「文書管理・記録管理」


RELATED POST関連記事


文書管理プロが教える!外部倉庫を活用した書類保管サービスのメリットと選び方