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仕事の効率化を妨げるオフィスの3Kを知っていますか?

2018.02.27  株式会社ワンビシアーカイブズ

 働き方改革というスローガンのもと、各社様々な取り組みを行っているかと思います。AI・IoT・RPAなどの新しい技術の導入に取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。

 一方で、見落としがちですが、効率的な働き方に大きく関係しているのがオフィスの環境です。この記事では、オフィス環境を改善することで仕事の効率化に繋げる方法をお伝えします。

仕事の効率化を妨げるオフィスとは

 さて、この記事のタイトルにもなっている「仕事の効率化を妨げるオフィスの3K」についてご紹介します。
3Kとは次の3つを指します。

1. 汚い

 個人机のまわりや共有部に物や書類が散乱している状態です。
一般に平均的なビジネスマンは物を探すのに年間150時間を費やしていると言われています。平均で150時間なのですから、汚い環境では物を探すのに更に時間を費やしているのは想像に難くないですよね。

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2. 暗い

 物でおおわれている等の理由で、書類を見たりパソコンやタブレットを操作したりするのに不適切な明るさになっている状態です。

 単純作業の場合は、作業効率と部屋の明るさの間に相関性はなく、創造的な作業の場合は作業の内容ごとに適切な明るさがあるといった実験結果もあるようです。

 ですが、物があふれて影ができてしまうような環境では、単純な読み間違いなどが発生しやすいのではないでしょうか。

 ケアレスミスが原因で、時間を浪費した経験は誰でもありますよね。こういった事態を避けるためにも、最低限均一な明るさが確保できる環境にすることをおすすめします。

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3. 危険

 壁面収納の上などに物が積み上がっていて不安定な状態です。

 積み上がったものを取るのは大変ですし、椅子や机の上に登って物を取ろうとした際に転落して、骨を折ってしまったという話を聞くこともあります。

 ケガをして働けなくなってしまった方はとても不幸ですし、働き方の効率化という面で見てもマイナスです。

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 あなたのオフィスが3Kに当てはまるのであれば、すぐに改善すべきでしょう。
改善をするには2S、つまり整理整頓が重要です。

整理:不要なものを捨てること
整頓:活用できるように整えること

関連資料:

いらない書類があふれていませんか?

 過去に当社行った文書管理コンサルティングで、上述の3Kに当てはまるオフィスを調査した結果、書類を分類すると平均して以下の割合でした。

 実は8割の書類が捨てるべき書類だったという結果に皆様驚かれていました。
皆様の身の回りにもいらない書類あふれていませんか?

 まずは、オフィス内の書類を見直し、捨てても良いものを選別して捨てることが、オフィス環境の改善につながり、ひいては働き方の効率を高めることにつながります。

分類 割合 文書の価値
使わないが、捨て難い、整理が面倒な書類 50% 極低:すぐに捨てるべき
原本が別にある書類のコピーで、いつか使うかもしれない書類 30% 低:可能であれば捨てるべき
日常業務で必要であり、活用している書類 15% 要:整頓して保管すべき
無くなると組織に損害を与える可能性のある書類 5% 重要:厳格に保管すべき

<参考ブログ:いますぐ実践しよう。効率的な書類廃棄方法

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すぐに書類を取り出せる保管方法とは?文書分類のコツ すぐに書類を取り出せる保管方法とは?文書分類のコツ

情報収集病に陥っていませんか?

 「情報収集病」になっている方が多いオフィスは3Kオフィスになりやすい傾向があります。
この記事では、オフィスに物や書類をため込んでしまう人に共通する考え方や行動を称して「情報収集病」と称しています。

主な症状(特徴)は以下の3つです。

  1. 決められた仕事だと、文書を次々作り出す
    状況が変わって、見直しを行えば不要なはずの書類であっても、過去から継続しているものだからと盲目的に作成し続けていませんか?
  2. 報告の際、資料やデータをできる限り多く分厚く作ることで貢献していると考える
    やたらと分厚い報告書や資料を作成しても、実際に全ての情報が活用されることは稀です。読み手の時間を奪うことにもつながるので、要点をまとめることが求められています。
  3. データ・資料は全て貰って手元に置いておかないと不安
    いつかは使うはずという考えで、「とりあえず資料出しといて」が口癖になっていませんか?

 これらの症状を改善するには、まず自分が「情報収集病」になっていいないか確認してください。そして、書類については、「つくらない」「もらわない」「配らない」ようにしても問題が無いのでは?と常に問いかけるよう心掛けましょう。

まとめ

 オフィスの3Kが仕事の効率化を妨げているということをご理解いただけましたでしょうか。もしあなたのオフィスが3Kオフィスなのであれば、環境を見直すことで、無駄をなくして働き方を効率化につながります。

そのためには、いらないものを整理し、今後発生しないように考え方や行動を変えましょう。

 整理したあとで、活用頻度が低い書類は、書類保管サービスを活用して社外に移管することをおすすめします。
 当社では、必要になった際に皆様の代わりに書類を探し出し、PDFで必要な書類のみをお届けする書庫探(しょこたん)というサービスを提供しています。書類の外部保管を検討の際は是非お声掛けください。

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