今さら聞けない「電子帳簿保存法」と契約書管理の基本─経理・契約業務の効率化を推進して働き方改革を実現する方法─（ラクス様共催セミナーレポート）

セミナー概要

こんな方におすすめ

• 電子帳簿保存法の最新動向を知りたい方
• 契約書や書類の管理にお困りの方
• 経費精算や契約書類の管理を紙やエクセルで運用している方
• 働き方改革や業務効率化を推進している、検討している方

政府が働き方改革実現推進室を開室するなど、昨今、企業に勤める人々の働き方に注目が集まっています。中でも長時間労働と労働生産性について課題を感じる企業は、少なくありません。本セミナーでは、経理・契約部門に焦点をあて、業務を効率化することによって、自部門や、ひいては会社全体の働き方を変える具体的な解決策をご提案します。また、電子帳簿保存法への対応、契約書の電子化により、業務効率化を実現したラクス、ワンビシアーカイブズ両社の実際の取り組みについて、ご紹介します。

テーマ

今さら聞けない「電子帳簿保存法」と契約書管理の基本　─経理・契約業務の効率化を推進して働き方改革を実現する方法─

共催

株式会社ラクス　https://www.rakurakuseisan.jp/

プログラム

１．今さら聞けない 「電子帳簿保存法」 の基本
　　株式会社ラクス　クラウド事業本部　ファイナンス・クラウド事業部　営業１課
　　チームリーダー　小林　拓也　様

２．Web帳票発行システム 「楽楽明細」 デモンストレーション
　　株式会社ラクス　クラウド事業本部　ファイナンス・クラウド事業部　楽楽明細課
　　シニアマネージャー　倉島　祐一郎　様

３．書類の管理から働き方改革を考える：効率的・戦略的な契約書類の管理方法
　　株式会社ワンビシアーカイブズ　営業開発部
　　アーキビスト　　青木　祐一

会場の様子

会場は、株式会社ラクス様の東京本社にある、素敵なセミナールームでした。おかげさまで30名の定員ほぼ満席のお申込み、ご参加をいただき、働き方改革への関心の高さがうかがえました。

今さら聞けない 「電子帳簿保存法」 の基本（ラクス）

ラクス様が自社で導入された、電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存（電子化）による交通費などの経費精算の運用事例についてご説明いただきました。実際に導入・運用されている体験に基づいた、説得力のある内容でした。

2005年の法律施行当時と比較すると規制が大幅に緩和され、金額上限の撤廃やスマートフォンでの撮影が認められるなど、経費精算プロセスのペーパーレス化が可能となっています。

ただ、導入企業が増えている一方、まだ道半ばという印象も受けました。例えば、領収書をスマートフォンで撮影する場合には、受け取った日の翌日から3日以内にシステムへアップロードする必要があるのですが、もしこれに間に合わなかった場合、経費処理に紙の領収書が必要となってしまいます。電子化できない領収書が発生すれば、電子化での運用フローと紙での運用フローが並立することになり、現場で多少の混乱が生じているとのことでした。

とはいっても、電子帳簿保存法により経費精算のペーパーレス化を進めることができることは間違いなく、業務の効率化や働き方改革につなげることができます。ラクス様は自社が提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」で経費精算の運用をされているとのことですので、導入を考える上で参考にしてみてはいかがでしょうか。

こちらの電子帳簿保存法に関する記事でもっとご参考にしてください。

【経費精算システム「楽楽精算」】https://www.rakurakuseisan.jp/

Web帳票発行システム 「楽楽明細」 デモンストレーション（ラクス）

「楽楽明細」は、ラクス様が提供するクラウド型のWeb帳票発行システムです。請求書、納品書、支払明細など、あらゆる帳票を電子化してお客様に提供することで、印刷・封入の手間、人的ミスの防止、到着までのタイムラグなど、帳票発行にかかる多くのムダを削減出来ます。加えて、郵送費、印刷費、封筒・紙などの資材費の削減も実現します。

その一方、現状では100%すべての帳票を電子に切り替えるのは難しいそうで、どうしても全体の2～3割程度は紙での発行が残ってしまうということでした。その際には、電子帳票だけでなく紙での発送代行をラクス様に依頼することもできるそうです。帳票発行にかかる業務を楽にすることで、働き方改革につながるというご説明でした。

【Web帳票発行システム「楽楽明細」】https://www.rakurakumeisai.jp/

書類の管理から働き方改革を考える：効率的・戦略的な契約書類の管理方法（ワンビシアーカイブズ）

皆様の会社ではどのようにして日々発生する契約書類を管理されているでしょうか？

契約書類はすべての企業で共通して発生する書類です。コンプライアンスや内部統制が重要視されるようになって久しいですが、最近多くの企業で、今まで意識してこなかった契約書や書類管理のあり方について見直さなければならない、という問題意識が高まりつつあります。

当日は、多くのお客様からご相談いただく契約書や書類管理における課題、また当社における実際の取組みを事例として挙げながら、その解決策を解説しました。

当社ではすべての契約書類を電子化してシステム管理していますが、一般的にはどうしても紙の書類が残ってしまう場合があります。電子化にかかるコスト、紙での法的保存義務や社内文化・捺印文化などの慣習が、ペーパーレス化を阻む要因として挙げられます。そこで、利用頻度という観点から、全部電子化するのか、必要なものだけ電子化するのか、紙のまま保管し続けるのか、という判断をすることが、効率的・戦略的な契約書管理において重要なポイントであることを指摘しました。この考え方は、契約書類だけでなく、すべての書類の管理に共通して言えることです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？　ラクス様も当社でも、業務のペーパーレス化を目指した取り組みをおこなっていますが、やはり現時点では、一程度の紙の書類がどうしても残ってしまいます。電子化できない書類があるということは、電子での運用フローと紙での運用フローが並立することになるため、二重管理による業務負担がかえって発生してしまうことになります。このような問題が現実としては起こりえるため、当社では書類を単に電子化するだけでなく、どうしても電子化できない書類があることも踏まえたソリューションをお客様にご提案しています。

契約書をはじめとする書類管理・電子化のサービスとして、お客様の状況に合わせて導入・運用が可能な次の3つのメニューをご用意しています。

１．全部電子化するサービス
　　契約書などの各種書類を電子化してシステム管理。

２．一部（必要な都度）電子化するサービス：オンデマンド電子化サービス
　　必要な時に必要な書類だけを電子化して利用。紙の原本性と電子化の利便性を両立します。

３．同上：書庫探（しょこたん）
　　「たまにしか見ない」「でも捨てられない...」といった書類の管理・利用に最適。

当社では今後も継続的に、さまざまなテーマでセミナーを開催して参りたいと考えております。書類保管や文書管理、電子化でお困りのこと、またこんなテーマでセミナーを開催してほしいなどのご要望がございましたら、お気軽にお問合せください。