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テレワーク中でもスムーズに書類管理をする方法

2020.09.04  株式会社ワンビシアーカイブズ

テレワーク中でもスムーズに書類管理をする方法

新型コロナウイルス感染拡大防止に向けた緊急事態宣言が発令されたことにより、多くの企業でテレワークが取り入れられるようになりました。そして働き方改革の一環としてもテレワークが定着してきた感もある一方で、ハンコ捺印や社内の書類を確認するために出勤が必要になり、テレワークをしたくてもできない方が多数いらっしゃる現実も見えてきました。

新型コロナウイルス第二波が警戒されている現在、テレワークには社会や企業にとってどんな意義があるのか?また、テレワークを導入するにはどんな課題があるのか?そしてその課題はどのようにしたら解決できるのか?について改めて考えてみたいと思います。

テレワークとは?

テレワークとは

テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語であり、日本テレワーク協会によって「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義されています。

テレワークで期待されるメリットとして、主に以下のものが挙げられます。

1)事業継続性の確保
家庭の事情や今回の新型コロナ禍などを含めた自然災害など、通勤が困難になってしまった場合でも自宅で仕事をすることができます。これにより社員の離職防止や災害時に素早く事業再開を行うことができるようになり、事業継続性の確保さに繋がります。

2)ランニングコストの削減
テレワークにより出社人数が減るため、オフィスの省スペース化や一部廃止を行うことによる賃貸コストを削減が可能です。また、通勤などの交通費やオフィスの光熱費削減にも繋がります。

3)生産性の向上
オフィスへの通勤の手間や負担を省くことで、普段より多くの時間をプライベートに回すことができます。ワークライフバランスの充実により、集中力や業務効率アップにつながることが期待できます。

4)従業員満足度の向上
ワークライフバランスが充実できる働きやすい職場環境を整えることで、従業員の満足度が高まれば、離職を防止することができるほか、会社にとっても優秀な人材を確保・採用しやすくなります。

テレワーク導入の課題

以上のようにテレワーク導入には大きなメリットがありますが、一方で以下の課題があります。

1)労務管理
勤務状況を実際に見ることができないため、社員の業務開始時間や終了時間、また労働時間の長さといった就労実態を把握しにくいという課題があります。
メールや電話で勤怠を報告するといった勤怠管理ルールの見直しや、スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツール、またパソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステムの導入などで対処できます。
また、顔を合わせてなくてもスムーズにコミュニケーションが取れるよう、指示の出し方や仕事の納期の設定方法をあらかじめ決めておきましょう。

2)コミュニケーションロス
直接顔を合わせた会話ができないなることにより、社員の中で不安に感じたり、孤立を感じたりする人が発生することが想定されます。
テレビ会議やチャットツールなどを導入し、遠隔でもスムーズにコミュニケーションをとれるようにしましょう。また、定期的に顔が見える状態でミーティングを行うなど、各社員がつながりを感じられる仕組みを作ることも重要です。

3)セキュリティリスク
社外で業務を行うことになるため、セキュリティ面のリスクを考える必要があります。 総務省から「ルール・技術・物理」の観点についてバランスの良いセキュリティ対策を行うようガイドラインが提示されています。

「テレワークセキュリティガイドライン 第4版」より


(1)ルールによるセキュリティ対策
情報取り扱いの基本方針や行動指針を策定し、それに従って社印が情報を安全に扱えるよう研修等を実施しましょう。
デジタルデータの取り扱いや、紙書類の持ち出しについてもルールを取り決める必要があります。
万一セキュリティ被害にあってしまった場合の対応方法やレポートラインをあらかじめ定めておくことも重要です。

(2)技術的なセキュリティ対策
利用する機器へセキュリティソフトを導入し、OSやソフトを最新のものに更新しましょう。
利用するネットワークもVPNなどより安全な回線を選択しましょう。
家庭内ネットワークを利用する場合にはルーターのプログラムを最新のものに更新し、ルーター自体を買い替えることを検討しましょう。

(3)物理的なセキュリティ対策
パソコン等の機器類や書類など、実体のあるものに対して防犯対策を施す必要があります。
パソコンやスマートフォン、タブレットを持ち出す際には、紛失や盗難といった物理的な被害に遭わないよう注意を払うことが基本ですが、万一の場合に備えてハードディスクに暗号化を施したり、シンクライアント端末に切り替えるなど対策が必要です。
書類も持ち出す場合は定められたルールに従い、できる限り持ち出さなくて済むようにする必要があります。

4)捺印や書類確認業務
書類への署名捺印や、オフィスで保管している書類を確認するためにどうしても出社しなくてはならない、ということも多いのではないでしょうか。
署名捺印に対しては、「電子署名」と「タイムスタンプ」を用いた電子契約サービスの導入が効果的です。電子契約サービスを選択する際には必要な機能を備えていることはもちろん、十分なセキュリティ対策が講じられていることや、これまでに締結された書面の契約書類の取り扱いにも注意することが必要です。
書類ついては、利用頻度や活用範囲に応じて電子化したり、書類1件単位で管理・電子化してくれる外部倉庫を利用することで、書類そのものに触れる頻度を減らすことが可能です。

電子化のメリット・デメリット

以上のデメリットの中でも、冒頭で話をしたように『捺印や書類確認業務』が原因でテレワークを導入したくてもできない人が多いという課題が浮き彫りになりました。テレワークを導入するためにオフィスにある大量の書類を電子化するニーズも増加しています。
しかし書類の電子化には大きなメリットがある反面デメリットも多いため、対象書類の利用頻度や活用範囲の確認と費用対効果との見極めが必要です。

電子化のメリット・デメリット

書類電子化のメリット

1) 書類を保管しているスペースが不要になります。

事業拡大するにつれ、年月を重ねることにつれ書類保管用キャビネットが増加していきます。そしてそのキャビネットを配置するスペースも必要になります。
書類を電子化することで、それらのスペースが必要なくなります。

2) 検索性が向上します。

例えば支店Aが取引先B社に2010年に交付した書類を探すために、支店Aの管理キャビネットに行き、大量にある取引先B社関連コーナーの中から2010年のファイルを引っ張り出して該当書類を見つけ出す...という作業に心当たりがある方もいらっしゃるのではないでしょうか?
電子化された書類なら、パソコン一つで該当書類が格納されたファイルに飛べる他、検索機能などを駆使すれば即閲覧することが可能になります。

3) 書類の紛失を防ぎます。

書類原本を貸し出したら返却期日になっても返却無く、確認をするとどこかで紛失したが追跡できなくなってしまったケースはよく発生します。書類原本のやり取りでは紛失リスクが常に付きまといます。
書類を電子化しておけば、誤って消去してしまったとしてもバックアップなどから復元することが可能です。

電子化のデメリット

1) 電子化には膨大な費用がかかります。

既にある大量な書類を電子化するとして、多大な手間暇と人的コストが発生します。外部発注するにもある程度の費用が必要になります。

2) 電子化しても紙が捨てられない書類があります。

法令によっては紙での締結や書類原本保管を行わなければならないとされるものが存在します。電子化導入したからといって、直ちにすべてのペーパレス化が行えるわけではありません。

3) 電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要です。

電子化した書類も規則正しくデータ保管しなければ、本来の検索性よりも劣ってしまいます。電子文書の管理規定が必要です。

電子化のメリット・デメリットについては以前のブログに詳細に記載してありますので、ご興味のある方はご覧ください。

外部倉庫に預ける選択肢

外部倉庫に預ける選択肢

上記のように、書類の電子化には大きなコストがかかる場合があります。

コストを抑えつつ検索性を向上させるため、株式会社ワンビシアーカイブズでは保存箱の中から対象の書類を抜き出し、都度電子化して送信するサービス「書庫探」サービスを用意しております。

即時電子化するまでの必要はないけれど、出社してまで探し出すのは手間だな...というお悩みにピッタリのサービスです。また必要時に電子化するだけですので、全件電子化と比較すると低コストでの運用が可能なサービスとなっております。
また都度電子化の「書庫探」だけではなく、大量の書類をお預かりするサービスや、そのお預かり書類の電子化するサービスなどを組み合わせてご利用いただくことも可能です。

上手にご活用いただけるよう、各書類の利用頻度・活用範囲に応じた取り扱い方のご提案も行っておりますので、書類の電子化をお考えの方はぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

電子契約の活用

今までご紹介したのは書類確認のための出社解消についてですが、最後に捺印出社を解消するソリューションとして電子契約をご紹介します。

電子契約とは、今まで書面に押印して締結してきた契約を、電子データを用いて行う契約を指します。電子データには電子署名やタイムスタンプが押されることで印鑑同等の法的拘束力を持ち、書面での契約同様に取引を行えます。

書面で契約をする場合、印刷、袋とじ、捺印、封入、郵送の後に、相手方から返送してもらう必要があるため、出社して作業を行わなければなりません。
しかし電子契約ならインターネットに接続されているパソコンやスマートフォン等で契約締結が可能なため、場所を選ばず、かつ最短5分程度で完了させることが可能になります。

人件費や出社に伴う交通費の削減になるだけでなく、電子契約は印紙税対象外であるため、印紙代のコストが削減できることも大きなメリットになります。

株式会社ワンビシアーカイブズでも電子契約サービス「WAN-Sign」を提供しており、紙の契約と電子契約の一元管理を実現したいというお客様から多数のお問い合わせ、お申し込みをいただいております。この機会にぜひご検討ください。詳しくはコチラ

まとめ

テレワークなら事業継続性を確保しつつランニングコストを削減し、生産性と従業員満足度を同時に高められる大きな力を秘めています。

新型コロナ禍によってテレワークが急速に推し進められてきましたが、未だ書類への署名・捺印や書類確認業務のために出勤されている方が多くいらっしゃいます。

株式会社ワンビシアーカイブズの「WAN-Sing」や「書庫探」、「電子化サービス」をうまく活用いただき、より効率的で快適なテレワーク環境構築にお役立てください。

書類保管サービス「書庫探」

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