ワークフロー&AI-OCR&電子契約を活用した業務効率化セミナー(後編) | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

ワークフロー&AI-OCR&電子契約を活用した業務効率化セミナー(後編)

2019.10.11  株式会社ワンビシアーカイブズ

GMO電子契約サービスAgreeの仕組み

3つ目の講演は、GMOクラウド株式会社ソリューション事業部電子契約サービス推進室の金沢由樹様から、「WAN-Signに提供したGMO電子契約サービスAgreeの仕組みと信頼性」を解説していただきました。

契約業務に係わる課題や悩み

管理部系では、社内の押印・申請プロセスに無駄があり、拠点間の社内便利用や回覧など、非効率な環境が問題になりやすく、紙の契約書を製本し、印紙貼付や封入作業にも時間を取られていました。また、物理保管では、Excel台帳による管理に限界があり、書類を探し出すのに苦労する、という状況に陥りがちです。

収入印紙代や書類の保管スペースは、作業者の人件費も含め、直接・間接コストの両方が重くのしかかります。契約書を未締結状態のまま保管してしまう、というリスクもあるでしょう。こうした課題を電子契約サービスが解決いたします。

電子契約とは

電子契約は、従来「紙+押印」で締結していた契約書に代わり、「電子文書+電子署名(電子サイン)」で締結する契約です。紙の書面を必要とせず、電子データ(PDF)を原本と見なします。インターネット、PCやスマートフォン、電子メール、PDFを使用できる環境であれば、電子契約を締結できます。印紙不要でコスト削減でき、改ざん防止機能で証拠能力を高めております。柔軟な条件指定による高速検索も可能です。送料や保管スペースを負担せずに済み、締結手続のスピードアップを図れるため、業務効率化の大きな味方となります。他にも、コンプライアンス強化、事業家続計画(BCP)、災害対策(DR)など、様々な観点でメリットを享受できます。

電子契約とサービスの仕組み

電子契約サービスの要素は、極言すれば「誰」と「いつ」です。電子署名(電子証明書)や電子サイン(メール認証)で「誰」を、認定タイムスタンプをリアルタイム付与することで「いつ」を証明できます。GMOグローバルサイン株式会社は、電子証明書の認証局基盤を提供しており、GMOクラウド株式会社の国内データセンターがプラットフォームとなります。

電子契約サービスでは、2つの締結(種類)を用意しております。電子証明書を利用した電子署名で企業・個人を特定する利用法と、メール認証を利用したサインの2通りです。

第三者認証機関である電子認証局による厳格な企業調査・本人確認を要する電子証明書を用い電子契約(締結)を行う方法では、電子署名法に則り、各社オリジナルの電子証明書をご利用いただけます。

メールアドレスで電子契約(締結)を行う方法では、署名メールを受け取り、URLをクリック認証し、署名ボタンを実行します。運用上の注意点としては、本人証明(誰)は、メールアドレス情報のみなので、署名事実は担保できますが、メールアドレス自体が想定される本人のものであると担保することはできません。

セキュリティ対策として、受け取りメールのURLをクリックするとアクセスコードが要求され、本人しか知りえないコードを入力しないと署名画面に進めない仕様にしております。本人確認添付機能も実装しており、対象文書に運転免許証等の画像を添付して、契約本書と一つにまとめて署名することが可能です。

契約当事者の片方は電子証明書を用い、もう片方は電子サインを用いる「ハイブリッド署名」も行えます。契約対象に応じて、締結・押印レベルをフレキシブルに選択していただけます。Agreeは、3社以上の複数社間契約にも対応しており、後述のWAN-Signアカウントをお持ちの企業間同士で電子契約を即座に行えるオープンな設計思想に基づいております。

GMOクラウド株式会社のAgreeを基盤として、充実の電子契約締結機能に加え、書面契約との一元管理機能、内部統制機能を強化した、新たな電子契約サービスがWAN-Signなのです。

電子契約サービス「WAN-Sign」

最後に、株式会社ワンビシアーカイブズ営業開発部マーケティンググループ長の大川洋史から、Agreeを基盤として開発された電子契約サービス「WAN-Sign」をご紹介させていただきます。「契約書管理で培ったノウハウをペーパーレスで活かす」ことをテーマに、当社が電子契約事業に乗り出した理由を公開いたします。

ワンビシアーカイブズが電子契約事業に乗り出した理由

従来、契約書を始めとする大量の「書類」を保管してきた当社にとって、ペーパーレスを推進する「電子契約」は脅威ではないか、というご意見をしばしば頂戴します。一方、電子契約市場は、近年急速に市場規模および普及率が高まってきており、魅力的な市場であると当社も考えておりました。電子契約に興味を持ち、導入検討なさり、実際に運用開始する企業様の声も数多く伺ってまいりました。しかし、せっかく導入した電子契約も、立ちはだかる課題のため利用が進まず、運用に頓挫してしまうケースが少なくないようです。

電子契約を導入しても、直ちにあらゆる書類を作成しない、という急激な変化は受け入れられにくく、お取引先が電子契約の利用を承諾しないこともございます。また、これまでに締結した過去または新規の「書面契約(紙の契約)」と、電子契約で締結した契約データを並行して保管しなければならず、二重管理が発生してしまいます。

こうした背景を元に、なぜ電子契約は日本で普及しないのかを考えることが、市場の中で発見されていない顧客ニーズを探り当てることにつながりました。お客様にヒアリングを行ったところ、電子契約サービスの導入に関して迷う点で最も顕著だったのが、紙を含めた運用フローの構築や導入プロセスでした。こうした悩みの相談に乗ってほしいという声を多数お聴きしました。

当社は、約50年間にわたり契約書管理で培ってきた「契約管理」のノウハウで、こうしたお悩みを解決できると考えました。電子契約サービスの導入に踏み切れない、導入しても効率化できない不安感の原因として、①相手方の協力、②書類管理との二重負担、③内部統制面の担保が挙がりました。①②は、結局紙が残ってしまうという懸念が大きく、③は、コンプライアンスの重要性から、いっそう厳格な管理が求められています。

ワンビシアーカイブズが電子契約事業に乗り出した理由株式会社ワンビシアーカイブズ 大川 洋史

日本通運グループ×GMOインターネットグループの電子契約サービス「WAN-Sign」の特長

当社の電子契約サービス「WAN-Sign」には、主に3つの特長がございます。①電子契約と書面契約(原本)を一元管理できます。機密書類の管理実績が豊富な当社は、過去の原本も含めた一括管理を実現いたします。すべての書類をPDF化しなくても既存台帳を活用し、契約管理を実現することで、初期費用を抑えることができます。全件スキャンしても2割程度しか閲覧しないという一般的傾向もあり、オンデマンドで検索・利用する方が合理的です。②電子署名とメール認証のハイブリッド署名で締結できます。締結の認証レベルを変えることで、電子帳簿保存法に準拠した契約や、簡易なメール認証での契約まで対応できる電子契約は、お客様にとって大きな導入メリットとなります。基本契約などの重要書類には電子証明書を用い、見積書などにはメール認証を組み合わせる、といった活用方法がございます。③内部統制機能で契約管理をサポートいたします。サービス導入時に課題となる内部統制・セキュリティに関する機能を、50年間で培った契約管理ノウハウを元に強化しました。フォルダのアクセス制限、IPアドレス制限、承認者の事前設定、ユーザーごとの機能制限等、充実した機能を標準装備しております。ログ管理もできるため、適正な運用がなされているか証跡をたどることも容易かつ確実です。

これまでに導入いただいたお客様からは、「相当の省力化を図れる」「委託先の管理負荷を増やさず、1社に集約できる」「サービス品質と価格のバランスに納得した」「迅速に締結できる」「情報資産の管理実績が信頼できる」という声を頂いております。

日本通運グループ×GMOインターネットグループの電子契約サービス「WAN-Sign」の特長

今後の取り組み

2019年4月から改正労働基準法施行規則が施行されたことにより、「労働条件通知書」の電子化が解禁されました。当社は、雇用契約書をターゲットとした機能拡充を進めてまいります(2020年1月リリース予定)。これにより、雇用契約書を「文書テンプレート登録」し、住所や名前など、契約相手ごとに異なる文言を差し込み、PDF自動生成&一括送信できるようになります。また、契約締結の進捗状態で絞り込みを行うなど、検索機能も充実しております。

他社のASP・SaasサービスとのAPI連携も可能となります(2020年1月~)。GMO電子契約サービス「Agree」との互換接続も予定しております(2020年度中)。当社は、電子契約サービスの境界を越えた、世界初の電子契約締結に取り組んでまいります。

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