日経X TECH EXPOデジタルドキュメントジャパン2019に出展しました（10/9-11）

デジタルドキュメント2019（東京）出展

2019年10月9日から11日、日経X TECH EXPOデジタルドキュメントジャパン2019が開催されました。本展のテーマは「デジタルファースト時代を勝ち抜くドキュメントマネジメント」で、当社は"デジタルドキュメント"エリアに出展いたしました。業務効率化、ペーパーレス、内部統制、様々なメリットがあるのは理解していても、導入には様々な課題が立ちはだかります。近年注目の新。今回技術「電子契約」や「AI-OCR」を活用し、課題解決のソリューションを紹介させていただきましたは、当社の電子契約サービス「WAN-Sign」に着目してレポートさせていただきます。

電子契約サービス「WAN-Sign」

日本通運グループのワンビシアーカイブズが提供する、GMOインターネットグループのGMOクラウド社「Agree」を基盤とした電子契約サービスなら、「紙の契約書」も一元管理できます。既存の契約書管理で悩まれるお客様は多く、導入～浸透～継続利用を目指す過程で、失敗する要因として挙げられます。こうした課題を解決し、ペーパーレスを推進するための具体的な施策について、これまでのサービス導入事例を紹介させていただき、実際にどのような段取りが有効なのか、一緒に考えさせていただきました。当社ブースで電子契約サービス「WAN-Sign」のデモ画面をご覧いただきながら、システムの使いやすさも体験していただきました。

お越しいただいた方々の声

出展エリアが「デジタルドキュメント」と銘打っていることもあり、お越しになる方々は契約書の管理やペーパーレスにご関心の高いことが多く、普段疑問にも思っている点を解消したい、サービス導入する際の比較・検討材料を集めたい、という声を数多く伺いました。印紙税を無くせるインパクトも大きいため、どうにか電子契約を使いたいニーズが高まっていることが、対応している当社スタッフもひしひしと実感していました。
仮に、自社で電子契約を導入しても、社内の契約管理に関する運用フローが整備されていなければ、結局は紙の書類を用いた業務に戻ってしまうでしょう。また、契約は必ず相手方のいる行為ですので、自社が電子契約の締結を打診しても上手くいかない可能性は小さくありません。
すでに「電子契約」という言葉自体は広まってきていますが、具体的な検討を進めていく中で、各サービスの特徴を知り、自社にとっての最適解を探っているお客様にとって、当社「WAN-Sign」は有力な選択肢になります。

実印版と認印版

一口に電子契約と言っても、紙の書類と同じように「実印版」と「認印版」の違いがあることはご存知でしょうか。実印版は、認証局で厳格な審査を経て取得する「電子証明書」で契約者の確認を行い、その証明書を用いた「電子署名」を契約書に付与することで、信頼性の高い電子契約書を作成できます。認印版は、メールアドレスを本人と見なして契約締結する方法で、契約の相手方はメールさえ使える環境であれば、簡潔に契約を結ぶことができますので利便性が高く、導入のしやすさも魅力的ですが、契約者確認の実印版ほど厳格ではありませんが、メールから契約締結する際にアクセスパスワードを設けるなど、セキュリティ対策は充実しています。
どの書類を実印版、あるいは認印版で締結すべきか判断する上で参考になる考え方は、現在の紙運用に合わせてみることです。代表印を押して締結している基本契約など重要度が高いものは、電子契約でも「実印版」を用い、見積書や普段から取引を交わしている相手方とは「認印版」を用いるといった使い分けです。ただし、これはあくまでも使用例なので、自社に適した運用方法を追求していくのがよいでしょう。このような使い分けを実現する上で、電子契約サービス「WAN-Sign」はお勧めのソリューションです。