業務効率化を推進するツール～導入前に知っておきたいあれこれ～

業務改善ツールとは

業務改善ツールとは、業務プロセスの効率化や生産性の向上を支援するためのツールのことです。ツールの導入により、社内にある手作業や繁雑な業務を自動化し、ヒューマンエラーを軽減することが期待できます。さらに、リアルタイムにデータやレポート閲覧などが可能になるため、そのデータを活用して迅速な意思決定を行うことができるようになります。

業務改善ツールを導入する前に

現在多くの企業が業務改善ツールを販売しており、コストを○○％削減！などの効果を大々的に公表していたりします。このような効果をみると導入することで確実に効率化が計れる、生産性が向上できる、などの期待ができますが、導入する前にいくつかの準備を行わなければ効果を最大化することは難しいです。その準備内容について紹介していきます。

目標を明確にする

ツールを導入する前に気をつけなければならないことは、導入すること事態を目的にしないことです。業務改善ツールを導入する前に、何を改善したいのか、どのような目的があるのかなど、改善したい業務を明確にすることが重要だと思います。
業務改善のための目的設定方法については以前のブログにて解説をしております。こちらのブログなどを参考に具体的な課題を洗い出し、それに対してどのような改善方法があるかを検討していきましょう。

予算を確保する

目的が明確になったら、その改善に活用する予算を確保していきましょう。業務改善ツールを導入するためには、費用が必要です。改善したい業務があってもその予算がなければツール導入は叶いません。 また、ツールの導入だけの費用でなく、導入に伴う人件費や研修費なども考慮したコストを見積もることが重要です。ツールは導入することがゴールではなく、それを活用することが大切です。社内で素早く活用が浸透するためにも、人件費や研修費なども考慮していきましょう。

導入までのプロセス設計をする

目的と予算感が明確になったら次はツール選定のプロセスを設計していきます。プロセス設計することでツール選定の基準や評価方法を明確にし、適切なツールを選定することができます。
またこの設計のタイミングで関係各部署にも展開していくことがおすすめです。ツール選定の基準にぬけ漏れがある場合、適切なツールを導入することが難しくなります。他部署の絡む業務でツール導入した場合、自分たちが知らなかった業務や必要な要件が絡んでいる場合があります。ツール選定のプロセスは、社内の関係者を巻き込みながら進めることが望ましいです。

社内ワークフローを把握する

またツール選定のプロセスと同じタイミングで、その業務の社内ワークフローを把握していきましょう。希望するワークフローが設定できるか選定基準に関係していきますし、社内関係者の整理にも役立ちます。
ツールを導入するタイミングは現状のワークフローを見直す絶好のチャンスでもあります。事前に関係各所に同意を取るためにも整理していきましょう。

従業員のトレーニングを計画する

導入するツールが明確になってきたら、従業員のトレーニングを計画していきましょう。ツールの使い方や操作方法、導入後の業務フローなどを社内で説明することで、ツールの有効活用ができるようになります。

以上のような準備を行うことで、業務改善ツールの導入をスムーズに進めることができます。また、ツールの導入後も、運用状況を定期的に評価し、必要に応じて改善を行うことが重要です。

ツール活用することで業務効率化できるノンコア業務の例

企業には売上に直結するコア業務と、そのコア業務を支援するノンコア業務の2種類存在しています。コア業務・ノンコア業務についてはこちらで詳細に説明しておりますので、ご興味がありましたらご覧ください。

現在多くの業務改善ツールが販売されておりますが、そのほとんどがノンコア業務の効率化を図れるものになります。では実際にどのようなノンコア業務との相性がいいのかを紹介していきます。

書類管理

書類管理は、従業員が多くの時間を費やすルーチンワークの一つであり、法令規則で決められた必要性の高い業務です。書類によっては決められた保管期間を厳守し、適切に破棄していかなければなりませんが、これをツール活用によって効率的に運用することができます。
例えば文書管理台帳をシステム化したり、書類を電子化して管理ツール内に格納したりすることで、書類の管理・共有がスムーズになり、時間の節約やヒューマンエラーの減少に繋がります。

人事・労務管理

従業員の雇用管理や勤怠管理は、労働基準法や雇用契約に基づき適切に行わなければなりません。しかし単純な計算ミスや手作業による作業ミスなどが発生しやすいけれど、給与などへの影響度合いが高い業務になります。人事・労務管理のツールを導入することで、勤怠管理や給与計算などを自動化することができ、作業ミスの減少にも業務効率化にも期待ができます。

財務・経理

財務・経理も手作業によるミスや取りこぼしが発生しやすいため、ツール導入による業務効率化が期待されます。人事・労務管理と同様、単純な計算ミスが業績や会計上に影響を及ぼすため、会計ソフトなどのツール導入によって効率的な運用が期待できます。
ツール導入は経理業務の自動化だけでなく、リアルタイムで管理できるというメリットもあります。そしてそのデータの共有や閲覧が容易になるため、財務・経理のコア業務への活用が容易になります。

顧客管理

属人管理になりやすい顧客管理も、ツールを導入することで管理業務が効率化します。例えばCRM（顧客関係管理）ツールは、勤め先や連絡先などの属性管理だけでなく、過去の営業活動や売上情報、趣味嗜好なども管理されていきます。それらの情報を基に属人的な営業プロセスが明確になり、会社全体で営業活動の効率化が期待できます。

これらの業務をツール導入によって自動化・効率化することで、従業員のミスや手作業による負担を減らし、業務効率の向上を実現できます。

書類管理業務を効率化させるツール3例

上記のように様々なノンコア業務との相性がいいデジタルツールですが、その中で書類管理の業務改善に役立つツールを紹介していきます。

文書管理システム

文書管理システムとは、ワードやエクセルで作られた電子文書や、PDFなどに電子化した文書を格納し、文書の保管・保存・活用・廃棄というライフサイクルを一元管理するシステムのことです。社内の文書が一か所に集中するため、情報の重複やバージョンの混乱が防ぐことができます。
またシステムのワークフロー機能を活用して、文書の承認プロセスも効率化することも、複数のユーザーが同時に文書を編集することも可能であり、迅速な社内文書の管理が期待できます。

OCR（光学式文字認識）

よく利用する紙の書類は電子化することで共有・検索性の向上が期待できます。画像による電子化ではなく、OCRを利用することで、スキャンした書類を自動的にテキストデータに変換することができます。これを例えば上記の管理システムに登録していくことで、手書きの書類やPDFファイルなど、テキスト化されていない書類の検索や編集が可能になります。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとはプロジェクトの目標やコスト、スケジュール、メンバーのタスク状況やリソースを管理できるツールです。プロジェクト発足時は様々な文書が発生し、これらは様々なタイミングで見直すことになります。
プロジェクト管理ツールでそれらの文書を管理していくことで、迅速な業務遂行を図ることができます。

以上のようなツールを組み合わせて利用することで、書類管理業務の効率化が図れます。ただし、ツールを導入する前に、自社の業務フローに合ったツールを選定し、従業員に適切なトレーニングを行うことが重要です。

ツール導入することで発生するあらたな業務はアウトソーシングすることも

ツールを導入するということは、新たな業務ができるということです。これについては従業員へのトレーニングが絶対的に必要ですが、書類を電子化する、システム項目を入力するなどの新たなノンコア業務についてはネガティブな印象を受けがちになることが多いです。

ここでデジタルツールの導入を行う際に、その新たに発生するノンコア業務についてはアウトソーシングするという選択肢を紹介します。
前述したように、デジタルツールを導入することはリアルタイムで閲覧できるデータを分析し、迅速な経営判断ができることに繋がります。このようなコア業務に集中させることが、デジタルツールを導入するメリットであり、デジタルツールを活用するためのノンコア業務の工数がそれに影響されてはいけないと考えます。また社内で慣れていない従業員が作業することで、品質に差が生まれることも懸念されます。
外部の専門企業に業務を委託することで、高品質なサービスを受けながら、内部のチームは戦略的な業務に集中できます。アウトソーシングする先については業務改善を共に行えるパートナー企業を探されることをお勧めします。

業務改善ツールを導入することを検討されている方は是非、その目的や導入後のフローなどを最初に考え、それを実現できるサービスを探してみてください。