契約書の電子化とは？メリット・デメリット・注意点や導入の流れを解説

契約書の電子化とは？

契約書の電子化とは、「紙の契約書をスキャンして電子ファイルにすること」と「契約を電子契約で締結すること」の2つの意味を含んでいますが、本記事では「契約を電子契約で締結すること」について解説します。

従来は紙の契約書に印鑑を押印して契約を締結していましたが、電子契約では、電子データの契約書に「電子署名や電子印鑑」を入力して契約を締結します。

一定の条件を満たす電子署名を入力した電子契約書は、紙の契約書と同等の法的拘束力を持つものです。また、電子契約では、タイムスタンプを付与することで、契約の締結時（日時）以降にデータが改ざんされていないことを証明します。

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電子契約書と紙の契約書の違い

電子契約書と紙の契約書の最も大きな違いは、物理的な契約書類や印鑑などの有無です。そのほかにも、両者には以下のような違いがあります。

紙の契約書とは異なり、電子契約書は内容の確認や署名・返送も全てパソコン上で完結できます。物理的な契約書の受け取りや返送などの手間がかからず、出社が不要なためリモートワークにも対応しやすいでしょう。

紙の契約書では倉庫やキャビネットのなかから目当ての契約書を探す必要があり、見つけるまでに時間がかかる一方で、電子契約書では日時やファイル名などでの簡単に検索が可能となります。

契約書電子化のメリット

契約書を電子化すると、次のようなメリットが期待できます。

コストの削減

紙の契約書を作成する際には、所定の金額の印紙を貼ることで、印紙税を納付する必要があります。一方、電子契約書は印紙税の納付が不要です。加えて、紙の契約書とは異なり印刷代や郵送代などの費用もかかりません。1つ1つの金額差はわずかなものですが、契約書の作成頻度が高い企業にとってはコスト削減効果が大きいでしょう。

契約締結までの時間短縮

紙の契約書の場合、契約書を作成したら契約相手に郵送し、先方からの返送を待つ必要があります。一方、電子契約の場合はインターネット経由で瞬時にデータをやりとりできるため、契約締結までにかかる時間を短縮することが可能です。

業務の効率化

契約書の電子化は、業務の効率化にもつながります。紙の契約書を作成するためには、書類への押印や製本、袋とじなどの作業が必要です。また、郵送の場合は集荷の手配なども必要となり、事務的な負担は少なくありません。一方、電子契約書は全ての作業をオンラインで完結できるので、紙の契約書にかかる手間を省略できます。

契約締結のための出社や、取引先への訪問なども不要となるため、契約関連の業務を効率化することが可能です。

コンプライアンス・内部統制の強化

契約書を電子化すれば、契約書をオンライン上で一元管理できるようになります。電子契約サービスによっては、契約更新期限が近づくとお知らせしてくれるものもあるため、更新の抜け漏れを防止することが可能です。

また、データのバックアップを作成したり、閲覧権限を特定のユーザーのみに付与したりと、セキュリティを強化して、データの改ざんや情報漏えいのリスクを防ぐこともできます。契約書には機密性の高い情報が多く含まれるため、管理体制の構築は企業にとって重要なポイントです。

契約書電子化のデメリット・注意点

契約書の電子化にはさまざまなメリットがありますが、一方で以下のようなデメリット・注意点もあります。

業務フローの変更が生じる

紙の契約書から電子契約書へ切り替えるためには、業務フローの変更が必要です。新しい業務フローを浸透させるためには、従業員へのマニュアル配布や研修の実施などを行う必要もあり、特に導入初期にはさまざまな手間が発生します。

最初のうちは抵抗感を覚える従業員もいる可能性があるので、運用後のフォロー体制の構築も不可欠です。

取引先から理解を得る必要がある

契約のやり方やフローを変更する際には、取引先から同意を得なければなりません。

取引先によっては、社の方針として電子契約書への切り替えが難しく、難色を示されるケースもあるでしょう。その場合は、電子契約のメリットを説明するなどして、理解を仰ぐことが大切です。

どうしても電子契約は難しいと伝えられた場合は、電子契約書と紙の契約書を併用する体制を整えましょう。

契約書を電子化する方法

契約書を電子化する方法としては、電子契約システムを導入します。電子契約の普及に伴い、さまざまな電子契約システムが登場しており、それぞれ異なる特徴を持ちます。機能や費用などを比較し、自社にマッチするサービスを選ぶことが重要です。

例えば、電子契約システムのなかには、契約締結だけでなく契約書類の作成・管理もできるタイプがあります。また、電子契約書と紙の契約書を併用する場合は、紙の契約書も一元管理できるタイプがおすすめです。

電子契約書を導入する流れ

電子契約書を導入する流れは、おおむね以下のとおりです。

1. 導入目的の明確化
2. 現在の契約書の内容や業務フローの整理
3. 電子契約システムの選定
4. 取引先や社内への案内

まずは、コスト削減や業務効率化など、電子契約書の導入目的を明確化しましょう。ゴールを明らかにすることで、社内の普及を促しやすくなります。

次に、現在の契約書の内容や、契約業務や管理体制を把握します。これらのポイントを洗い出すことにより、電子契約システムに求める機能を検討しやすくなるでしょう。電子契約システムを選定する際は、無料のお試し体験などを利用することもおすすめです。

電子化できる契約書・できない契約書

ビジネスにおける契約書のなかには、電子化ができるものと、できないものとがあります。

電子化できる契約書

電子化が可能な契約書類は増加しており、近年では一部を除きほとんどの契約書類に電子化が認められています。また、「○○契約書」という名称の書類だけでなく、注文書・注文請書なども電子化が可能です。

具体的には、以下のような書類が該当します。

• 雇用契約書
• 委任契約書・準委任契約書
• 工事請負契約書
• 業務請負契約書
• 注文書・注文請書
• 取引基本契約書
• 業務委託契約書
• 秘密保持契約書
• 顧問契約書
• 売買契約書　など

電子化できない契約書

契約書類のなかには、法律によって書面での契約が定められているものがあります。近年は電子文書の法的効力を認める規定が次々整備されているものの、一部の契約は法律上、書面の契約書を作成しなければなりません。

例えば、以下の書類は、書面の契約書を使って契約を締結する必要があります。

• 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
• 事業用定期借地契約（借地借家法23条）
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約（企業担保法3条）

＊2025年1月時点の法律によるものです。法改正などにより、取り扱いが変わる可能性があります。

電子契約システムを安心して利用するためにも、電子化できない契約書をあらかじめ把握しておきましょう。

契約書電子化に関連する主な法律

契約書の電子化には、さまざまな法律が関係しています。電子化を進めるにあたっては、以下のような法律の内容を理解しておくと安心です。

IT書面一括法

IT書面一括法は、正式名称を「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」といいます。電子取引の促進を目的とした法律で、これまで書面作成が義務付けられていた民間取引について「相手の承諾があれば電子取引を認める」という内容が示されています。

電子署名法

電子署名法は、正式名称を「電子署名及び認証業務に関する法律」といいます。電子契約書に記入される電子署名に対して、紙の契約書の押印・署名と同等の法的効力を認める法律です。電子契約書に法的効力を持たせるためには、電子署名法に定義された電子署名を施す必要があります。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。法律によって保存が定められている法定保存文書のうち、納税にかかわるもののデータ保存を認め、保存方法の条件を規定した法律です。

電子帳簿保存法は改定が数回されており、解釈が難しい内容もありますが、国税庁がパンフレットを発行していますのでこちらも参照してください。

e-文書法

e-文書法は、前述の法定保存文書のデータ保存を認める法律です。電子帳簿保存法が納税に関する書類を対象とした法律なのに対し、e-文書法の対象は契約書や見積書、定款や株主総会・取締役会議事録など多岐にわたります。

まとめ

契約書を電子化すると、コスト削減や業務効率化、管理体制の強化などさまざまなメリットを期待できます。ただし、新たな業務フローの構築や、取引先から理解を得る必要があるため、導入の際には一時的に現場の負担が増す可能性もあります。

さて、ここまで契約書の電子化を「契約を電子契約で締結する」こととして解説してきましたが、最後にもう一つの意味「紙の契約書をスキャンして電子ファイルにすること」についても触れたいと思います。

電子契約システムを導入して今後締結する契約書を電子化した場合でも過去に締結した契約書は紙のまま残っています。過去に締結した契約書が紙のままだとオフィススペースの圧迫や必要な契約書を探すのに時間がかかる、電子で締結した契約書と一覧で見られないなどの課題が発生してしまいます。

当社が提供する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign（ワンサイン）」では、紙の契約書と電子の契約書を一つのクラウドシステム上で管理することができますので、業務効率化と内部統制の両方を高めることができます。

また、大量にある過去の紙の契約書のスキャンにおいては、電子化作業を外注するのが最適な解決方法の一つです。1箱5万円もしくは7万5000円でファイル名の付与やOCR対応など標準仕様が充実した書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」を是非ご検討ください。安心・安全の書類電子化を実現します。

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