書類の電子化とは？電子化のステップとメリットをわかりやすく解説

書類の電子化とは

書類の電子化とは、紙の書類を電子データに変換することです。紙書類を「PDF」や「JPG」などの電子データに変化させることです。デジタルデータにすることでパソコンやクラウド上に保存してアクセスすることになります。

書類を電子化することのメリットはいくつかあります。まず電子化によって書類の保管スペースを節約することができます。ファイルキャビネットや保管箱を置くスペースが不要となり、デジタルデータとしてパソコンなどで簡単にアクセスできるようになります。
また情報の共有や検索性が向上します。紙書類の場合、書類は1つしかないため情報共有するためには現物の回し読みが必要です。しかしデジタルデータの場合は複数の人が同じ書類にアクセスできるため、情報共有が円滑に行えます。加えてファイル名や書類のテキストもデータ化することで、キーワードやタグを使用して書類を検索することができ、必要な情報を素早く見つけることができます。
書類の電子化は効率性の向上や管理体制の改善などのメリットをもたらすものです。

ただしデジタルデータを原本として保管する場合は法的な要件や規制に対応しなければならないため、注意が必要です。

書類の電子化に関係する法的要件

書類の電子化に関係する法律は、電子化する書類の種類によって様々あります。実際に電子化する書類が決まっている際は別途確認をすることをお勧めします。
今回は電子化を検討する際によく関係する法律をご紹介していきます。

e - 文書法

「e-文書法」は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（通称：通則法）と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」（通称：整備法）、これらを総称した法律として、紙での原本保存が義務付けられている書類の電子化を容認する法案です。「e-文書法」は民間企業において保存義務のある法定文書を対象としています。
e-文書法では原本性を確保・証明する保存要件として4つの技術要件を定めています。

ただしe-文書法の保存要件は各書面の内容と性質が違うことから、各府省が管轄する所管法令によって保存要件を定めることになっています。書類毎に必要な要件については各府省のガイドラインの確認が必要です。

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」とは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律といい、各税法上で保存が義務付けられている帳簿や書類を電子的に保存するための要件を定めた法律です。
電子帳簿保存法の保存要件ですが、国税関係帳簿と国税関係書類、EDIなどの電子取引とでの3つの区分で保存要件が変わります。
紙で受け取った書類の電子化要件は書面の重要性によって変わっていきます。「契約書」「請求書」「領収書」のように資金や物の流れに直結・連動する書類は重要とされており、「検収書」「見積書」などの資金や物の流れに直結・連動しない書類は重要度が低い書類として扱われます。
重要性により細かな要件は変わりますが、スキャナ保存要件の概要は下記イメージとなります。

電子化に関係する法律については弊社のダウンロード資料「電子化の極意」で詳しくまとめておりますので、ご興味ありましたらご覧ください。

書類を電子化する方法

では実際に書類を電子化するにはどのような方法があるでしょう。大きく分けて2つの方法があります。

紙をスキャナなどで電子データ化する

上記に記載した通り、手元にある紙の書類を「PDF」や「JPG」などの電子データに変化させる方法です。
読み取った書類をPDFに変化させるスキャナ機能がついたコピー機や、カメラがついたスマートフォンなど、社内に導入されているものがあるかと思います。これらを使って書類を電子化することが可能です。

これらの方法は初期コストをかけず電子化することができますが、様々なデメリットもあります。
まずコピー機などでスキャンしていく方法は、コピー機を利用するタイミングが確保できない可能性があります。コピー機は様々な社員が通常業務で活用しているものです。スキャン作業は1、2枚程度でしたら特に問題はありませんが、大量の書類をスキャンする際には他社員の業務を阻害しないタイミングを狙わなければ迷惑がかかります。
専用のスキャナを用意しようとする場合、スキャナには様々な種類があり、それぞれの特性があります。電子化したい書類に合わせてスキャナを用意することをおすすめします。

また、カメラ撮影の場合も他社員への影響はありません。しかし撮影毎に品質に差ができてしまいやすいのがネックです。まず電子帳簿保存法で解像度・カラー要件などが定められています。それを守るように、社員教育が必要です。
また電子帳簿保存法の要件を遵守するほかに、その他カメラの設定・画角によっては読みやすさに差が出ます。撮影者は勿論、書類のサイズや撮影場所によっても品質に差ができてしまうため、時に読みにくいデータが発生してしまうこともあります。

これらのデメリットを解消する方法としてアウトソーシングする選択があります。電子化のアウトソーシングを請け負う業者はスキャン作業のプロのため、一定の品質が期待できます。また大量のスキャン作業も社内で作業するよりも短納期が期待できます。
ただし社内で行うよりもコストがかかることが予想されるため、優先順位を考えて電子化する方法を検討していきましょう。

ボーンデジタルに変更する

今保有している書類を電子化するのにはスキャナなどを利用する必要がありますが、これから発生する帳票などをボーンデジタル化し、今後紙の書類を持たないようにする方法もあります。ボーンデジタルとは紙原本がなく、デジタルオリジナルとして制作されたコンテンツのことです。
ボーンデジタルは紙が無くなるだけでなく、その紙書類を利用した業務のデジタル化に繋がるため、パソコンなどのデバイスがあればどこでも作業ができるようになり、効率化やリモートワーク推進などへの期待ができます。
しかしボーンデジタル化することは作業フローの変化が生じます。特に社内帳票をボーンデジタル化する際は承認フローなども電子化することになるため、作業のシステム構築にコストが必要です。

紙書類を電子化するよりコストが懸念されますが、大幅な効率化を期待できるのがボーンデジタルです。このような業務のデジタル化「デジタライゼーション」についてはこちらのブログで解説しておりますので、ご興味ありましたらご覧ください。

今保有する書類を電子化するためのステップ

電子化の種類について解説しましたが、実際に導入する際のステップを紹介してまいります。

１．電子化する書類の選定
電子化する前に、書類を整理しておくことが重要です。すべての書類を電子化することは残念ながら現実的ではありません。
書類をカテゴリーやタイプごとに分類し、必要な書類を特定します。不要な書類を取り除いたり、重要な書類を優先的に選んだりすることができます。書類の整理方法についてはこちらのブログで詳しく解説していますので、ご興味ありましたらご覧ください。

また電子化する文書については関連法案やガイドラインがある場合があります。例えば個人情報を含む書類を電子化する場合は、個人情報保護法に従った、適切な保護措置が必要になります。
それらも踏まえて、電子化する書類の選定を行っていきましょう。

２．必要な機器や事前準備
スキャニングを行う場合、スキャナが必要です。スキャナを使用する場合は、適切なスキャナを準備します。デジタルカメラやスマートフォンを使用する場合は、十分な解像度を持った機器を使用してください。

また書類をスキャンできるようにするための事前作業も必要です。例えば書類を留めているホチキスやクリップの取り外し作業、バインダーやクリアフォルダからの抜出しておくなどの作業になります。

３．スキャン作業
実際に書類をスキャンして電子データを作成します。書類を正しく配置し、必要な設定（解像度、フォーマットなど）を行ってスキャンまたは撮影しましょう。
設置内容によってデータ容量が大きく変わるため、閲覧頻度や必要な画像品質、格納するサーバやシステムの容量なども十分に考慮して設定する必要があります。

４．データ調整
スキャンした画像を必要に応じて編集や調整していきます。データ化した画像を切り抜いたり、回転させたり、明るさやコントラストの調整をしたりなど、様々な調整を行うことになります。
またファイル名や情報タグを付与したり、台帳（リスト）を作成する作業もこのタイミングで行っていきましょう。

５．ファイルの保存とバックアップ
整理された電子データを適切な場所に保存し、整理していきましょう。保存場所は使用頻度や容量に合わせて選択していくことがおすすめです。容量が多いのでしたらハードドライブ、共有性を高めていきたいのであればクラウドストレージなど、目的に合わせて利用していきましょう。

また電子データは定期的にバックアップすることがおすすめです。残念ながらサイバー攻撃や個人の過失などのデータ消失を完全に防ぐ手立てはありません。万が一データを消失した場合、最悪事業停止することも考えられます。
そのような状況に陥った際、素早い事業回復を行うために、電子データのバックアップが必要だと考えられています。

書類電子化の注意点

電子化をする手間を考えると、なかなか電子化に取り掛かれないお客様もいらっしゃいます。ＮＸワンビシアーカイブズは電子化の課題を解決するソリューション、書類電子化サービス「WAN-Scan ‐そのまんま電子化プラン- 」を提供しています。お客様の事前準備を極力排除して、電子化を加速することが可能となります。

電子化後には、既存の紙書類と新規の電子書類が混在してしまう、という二重管理に負担を感じている現場も少なくないと感じています。ペーパーレスやDXを進める上では、デジタル技術の活用と同時に「書類を扱う業務を最適化する」ことが大切だと考えられています。この課題を解決するためのデータマネジメントサービス「WAN Record Plus」も提供させていただいています。

これらを組み合わせることで、ペーパーレスのための書類電子化と同時に業務のデジタル化を実現することが可能となります。是非、NXワンビシアーカイブズにご相談ください。