契約管理とは？基礎から課題・失敗パターン、システム選定のポイント

契約管理とは何か

契約管理とは、企業間取引や雇用契約などに関する契約書の有効期限や取引内容を正確に把握し、社内で・保存・共有・活用する一連の業務を指します。契約書は「すべきこと」「してよいこと」「してはならないこと」を証明する根拠となるため、その管理はリスクマネジメントと業務効率の両面で重要です。

適切に契約管理ができている状態とは、締結日・満了日・契約内容などが必要なときにすぐ検索できる、紛失・改ざん・流出のリスクを抑えた場所に保管されている状態です。加えて、閲覧・持ち出し履歴が残り、保管場所やアクセス制御のルールが従業員間で共有されていることも、健全な契約管理の条件といえます。

契約管理に注力するメリット

契約管理を強化することで、情報漏えいの防止と業務スピードの向上という、企業活動の根幹に関わるふたつのメリットがあります。ここでは具体的なメリットを見ていきましょう。

機密情報の漏えい防止と内部統制の強化

契約書を個人や部署単位でバラバラに保管していると、紛失・盗難のリスクが高まります。契約書には取引条件などの機密情報が含まれるため、漏えいが発生すれば信用失墜や損害賠償に発展しかねません。契約書を一元管理し、アクセス制御やログ管理を行うことで、内部統制とコンプライアンスの強化につながります。

検索性向上と契約更新タイミングの把握

適切に契約管理できていないと起こるリスク

契約管理が不十分な状態を放置すると、金銭的な損失だけでなく、社内の業務スピードそのものが低下していきます。

紛失・破損による損失

原本の紛失や保存場所があいまいになると、契約条件や違反時の規定を確認できず、期限内に必要な措置を取れない可能性があります。結果として、ステークホルダーからの信頼低下や、契約解除・損害賠償請求を適切に行えないことによる企業損失につながるおそれがあります。

情報共有の不透明化・業務遅延

今の契約管理体制を見直すステップ

契約管理システムの導入に進む前に、社内ルールと台帳の整備という土台づくりから始めることが重要です。まずは現状の管理体制を見直しましょう。

管理ルールの見直し・規定づくり

契約管理体制を見直すにあたっては、まず有効期限・自動更新有無の定期確認、閲覧制限やアクセス権限、責任者の規定、アクセスログ管理などを明文化してルール化します。ルールが曖昧なままツールだけを導入しても、リスク回避は難しく、運用が形骸化しやすい点に注意が必要です。

管理体制と契約管理台帳の整備

契約書管理責任者を選定し、台帳やシステム選定の中心に据えます。台帳には契約相手方、締結日、契約期間、取引金額、自動更新の有無、担当部門などの項目を持たせることで、検索性を向上させることができます。

紙の契約書の電子化と優先順位

電子契約の活用により、契約書の検索性向上や原本紛失リスクの低減、ペーパーレス化が進みます。一方で、紙で締結済みの契約書を電子保存する場合は、電子帳簿保存法対応などの要件を踏まえ、真実性・可視性を確保できる方法で運用することが重要です。

また、契約の相手方の都合や社内規程、原本保管の必要性などから、すべての契約を一律に電子契約へ移行できるとは限りません。そのため、新規契約の電子化だけを進めるのではなく、過去の紙契約をどこまで電子化し、どのように検索・保管・更新管理するかを含めて、優先順位を設計する必要があります。

契約管理の3つの方法

契約管理の方法は大きく「Excel台帳」「契約書管理専用システム」「文書管理システム」の3つに分けられます。それぞれ管理できる範囲やコスト、運用にかかる負荷が異なるため、契約書の数や社内体制に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。

Excel台帳

Excel台帳は、既存のソフトを使ってすぐに始められる手軽さが魅力です。契約相手方、締結日、契約期間、金額などの基本項目を入力するだけで、契約管理の第一歩としては十分に機能します。

一方で、契約件数が増えるにつれて、更新期限の通知機能がないことや、キーワード検索のしづらさ、入力・更新作業が特定の担当者に依存する「属人化」のリスクが高まります。契約数が数十件程度までの小規模企業や、契約管理システム導入前の仮運用に適しています。

契約書管理専用システム

契約書管理専用システムは、契約書の検索性向上や更新アラート、閲覧権限の管理に特化したクラウド型サービスです。OCRによる契約書の自動読み取り・テキスト化や、契約締結から更新管理までをひとつのシステムで完結できる点が、Excel運用との違いです。

ただし、これらのシステムは契約書を管理対象の中心に据えているため、稟議書や請求書、議事録といった契約以外の関連文書は対象外になりがちです。契約書の管理そのものを効率化したいものの、他の文書管理までは求めていない企業に向いています。

文書管理システム

文書管理システムは、契約書だけでなく、稟議書・請求書・議事録などの社内文書も含めて一元管理できる点が特徴です。契約業務は前後の承認プロセスや関連文書とセットで業務フローが作られるため、業務全体を横断的に管理したい企業にとっては有力な選択肢になります。

その一方で、対応範囲が広い分、導入にかかるコストや期間が契約書管理専用システムより大きくなる傾向があります。契約書単体の効率化よりも、社内の文書管理体制そのものを見直したい企業に適しているといえるでしょう。

■契約管理の方法

文書管理についてはこちらもご覧ください。

契約管理システムの役割と導入のメリット

まずは、契約管理システムを導入する際に大切な、システムの役割と導入のメリットを整理します。

契約管理システムの役割

契約管理システムは、契約書の作成・承認・締結から保管・更新管理までをデジタルで一元化し、契約情報の活用とリスク管理を支える仕組みです。単なる保管場所ではなく、検索・バージョン管理・更新アラート・権限管理などを通じて、契約業務の精度と効率を高められる点が特徴です。

契約書を探す、期限を確認する、関係者に共有するといった日常業務をスムーズにしながら、更新漏れや閲覧権限の不備リスクを抑える役割も担います。特に、紙と電子が混在している企業では、契約情報を一元的に見える化できるかどうかが、運用負荷を左右します。

契約管理システム導入のメリット

契約管理システムを導入することで、必要な契約書を探す時間を短縮し、契約内容や更新期限を確認しやすくなります。更新アラートを活用すれば、不要な自動更新や意図しない契約終了といったミスの防止にもつながります。

また、閲覧権限の設定や操作ログの記録により、契約情報の取り扱いに関する内部統制を強化できます。電子で管理されている契約と紙で保管していた契約書を電子化し、一元管理できれば、保管スペースや管理負荷の削減も期待できるでしょう。

契約管理システム導入前に検討すべきこと

システムをスムーズに導入するためには、事前に確認しておきたいポイントがあります。

管理対象と運用範囲を整理する

契約管理システムの導入を検討する際は、まず何を管理対象にするかを整理することが重要です。契約書だけを管理したいのか、契約締結の前後で発生する請求書・稟議書・議事録などの関連文書も含めて一元管理したいのかによって、必要なシステムや機能は異なります。

自社の契約件数や運用体制、将来的に管理したい文書や業務の範囲を明確にしておくことで、後続のシステム選定を進めやすくなります。

既存システム・紙契約・導入条件を確認する

自社に合った契約管理システムの選び方

多数のシステムが存在する中で、比較すべき軸を明確にすることが失敗しない選定の第一歩です。ここでは契約管理システムを選ぶポイントを紹介します。

管理対象の範囲で選ぶ

契約管理システムを選ぶ際は、契約書だけを管理対象とするのか、稟議書・議事録・請求書などの関連文書まで一元管理するのかを検討しましょう。関連文書もあわせて管理したい場合は、文書管理システムを選択肢に含めることが有効です。

契約業務のDXは、契約書単体の電子化・保管にとどまりません。契約締結前後のプロセスや関連文書も含めた管理体制として設計することで、情報の分散を防ぎ、長期的な業務効率化や内部統制の強化につながります。

運用適合性・管理機能・拡張性の3軸で考える

契約管理システムを選ぶ場合、まず重要なのが操作画面の直感性や入力負荷の低さ、外出先からのセキュアな閲覧、既存の電子契約サービスとの連携など「運用適合性」です。加えて、更新アラートや柔軟な権限設定、OCR、多条件検索などの「管理機能」、契約書以外の文書も一元管理できるか、サポート体制はどうかといった「拡張・サポート」も比較の軸になります。

■契約管理システム選定の比較軸

よくある選定の失敗例から検討する

機能数や価格だけで選び、管理に必要な入力項目が多すぎて現場に定着しないケースは典型的な失敗です。電子契約のみを管理対象とし、過去の紙契約が二重管理になってしまう例や、契約書専用ツールを導入した結果、関連する他の重要文書が散在してしまう例もよく見られます。

紙契約が多い企業が押さえるべきポイント

紙契約が大量に残る企業ほど、電子化と一元管理の設計を慎重に進める必要があります。ここでは押さえておきたいポイントを紹介します。

紙・電子が混在する現場で起こる課題

紙契約が大量に存在する状態で電子契約の管理だけを進めると、紙の契約書と電子契約を別々の台帳・保管場所・更新管理の方法で扱うことになりがちです。結果として、契約書を探す際に複数の管理先を確認する必要があり、契約情報の見落としや更新漏れ、担当者への負担増加につながるおそれがあります。

過去の紙契約をどう扱うかを決めずに契約の電子管理を始めると、運用の混乱と現場負担の増加につながります。

紙契約の電子化と一元管理の考え方

自社に合った契約管理の進め方を見つけよう

契約管理は、単に契約書を保管する作業ではなく、企業のリスクを抑えながら業務効率を高めるための重要な経営基盤です。紙と電子が混在する現状を放置すると、検索性の低下や更新漏れといったリスクが積み重なっていきます。

まずは自社の契約書がどこにあり、どのような状態で管理されているかを棚卸しし、管理ルールと台帳を整備することから始めましょう。その上で、Excel運用の限界を感じている場合は、契約書管理専用システムや文書管理システムの導入を検討することで、検索性・更新管理・内部統制を一段階向上させることが期待できます。

特に紙契約が大量に残っている企業では、電子化の設計を誤ると台帳や管理方法が二重構造になり、現場の負担が増すケースもあります。ＮＸワンビシアーカイブズでは、電子契約サービス「WAN-Sign」とコンテンツ管理ストレージ「WAN-RECORD Plus」を提供しています。「WAN-RECORD Plus」は電子契約と紙契約を一元管理できるだけでなく、全文OCR検索機能により必要な情報への迅速にアクセス可能です。

入力規制機能やマスタ連携機能を活用すれば、運用ルールに沿った契約データの登録・整備が可能です。さらに、生成AI機能により、契約書をはじめ申請書、議事録、営業資料などから必要な管理項目を自動で抽出・提案し、文書の仕分けや判定も効率化します。電子契約システムとのAPI連携にも対応しており、「WAN-RECORD Plus」上からの署名依頼や、署名済みPDFの自動保存も可能です。