名刺を電子化する方法と注意点｜データ化のビジネス上のメリットと主要なソフトも解説

名刺を電子化するメリット

名刺を電子化すると、個人や組織にとって、どのようなメリットがあるのでしょうか。

関連記事：書類の電子化とは？電子化のステップとメリットをわかりやすく解説

紛失リスクが軽減できる

紙の名刺の場合、うっかり紛失してしまったり、どこにしまったのか分からなくなってしまうこともあるでしょう。しかし、電子化する習慣を身に付ければ、後日名刺が必要になった際に困ることはありません。セキュリティ対策の整った名刺管理ソフトを使用したり、バックアップを取ることで、もしものときに備えておけば安心です。

作成や修正が容易になる

名刺管理ソフトを使用すれば、受け取った名刺を管理するだけでなく、自身の名刺を電子化したデジタル名刺の管理や作成、修正も簡単にできます。そのため、名刺を使い分けたり、部署変更があったりした際の対応も素早くできるでしょう。

探しやすくなる

紙の名刺の場合、後から探しやすいようにファイリングしておかないと、いざ使用する時には必要な名刺を見つけられません。しかし、名刺を電子化しておくと、検索機能で名前や社名などから必要な名刺を素早く探せるようになります。

外出先でも名刺を確認できる

紙の名刺はかさばるため、常に多くの名刺を持ち歩くのは困難です。しかし、名刺を電子化しておき、クラウドサービスやアプリを使用して保存しておけば、社内のみならず外出先でもスマートフォンやパソコン、タブレットを使用して簡単に必要な名刺情報を確認できます。

また、在宅勤務の際にも、名刺を電子化しておけば、自宅で名刺情報が見られるようになります。

情報共有しやすくなる

通常、名刺は交換した人の分しかないため、複数人で情報共有するのが困難です。しかし、名刺を電子化して社内で一元管理しておけば、名刺交換していない人も名刺情報を確認できます。そのため、担当者が不在の際や退職した際にもスムーズに引き継ぎができるでしょう。

ただし、受け取った名刺は個人情報ですので、その管理はしっかりやっておく必要があります。この点は後で詳しく説明いたします。

名刺を電子化するデメリット

名刺の電子化には、多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。デメリットを把握してトラブルにならないようにしましょう。

場合によっては名刺交換ができない

名刺の電子化は、名刺の管理だけでなく、名刺交換の際にもデジタル名刺を使用することがあります。しかし、デジタル名刺はまだ広く浸透していないため、相手が紙の名刺を受け取りたいと希望することもあるでしょう。そのため、その場合に備えて紙の名刺を用意しておいたり、理解を得るために説明したりしなければなりません。

インターネット環境や電源がないと使えない場合がある

デジタル名刺を交換したり、管理している名刺を確認したりする際には、パソコンやスマートフォンが必要であり、さらにインターネット環境がある場所でなければなりません。また、外出時に電子機器が電池切れになったり、インターネット環境のない場所では、使用できないため注意が必要です。

情報漏えいのリスクがある

紙の名刺を紛失してしまった場合も、情報漏えいリスクがありますが、電子化された情報が情報漏えいして、ネットワーク上で広まると、紙の名刺の紛失以上に重大な問題になってしまいます。場合によっては、会社の信頼を損ねる事態に陥ることもあるため、データ管理の徹底は欠かせません。

名刺を電子化する方法

名刺を電子化して管理する方法はいくつかありますが、以下ではその方法の一例を解説します。

名刺スキャナーや複合機でスキャンする

名刺スキャナーとは、名刺の電子化に特化したスキャナーです。名刺管理機能と連動しているものが多いため、スキャナーと管理ソフトを連動させる手間がないのが特徴です。また、スキャンしたデータは、PDFファイルとして保存されるだけでなく、OCR機能により文字情報としての自動的に保存できるものもあります。

表計算ソフトを活用する

Excelなどの表計算ソフトで、名刺管理のシートやテンプレートを作成し、そこに受け取った名刺の情報を入力して管理する方法もあります。しかし、この場合は都度、手入力する手間がかかるほか、入力間違いが無いように注意しなければなりません。さらに、Excelなどを用いると、自分以外の人と情報共有するのが難しい場合もあります。

外注する

名刺のスキャン作業に割く時間が確保できない場合は、名刺の電子化作業を専門の会社に外注する方法もあります。作業は、代行会社が会社に赴きその場でスキャンしていく方法や、定期的に名刺を外注先に送りスキャンしてもらう方法のいずれかが一般的です。

名刺管理ソフト・アプリを導入する

名刺管理ソフトは、専用スキャナーやスマートフォンによる撮影で名刺情報を読み込み、データをクラウド管理することも可能なので、場所を選ばず誰でも名刺管理や確認ができるようになります。

データで名刺管理する際の注意点

便利なだけでなく、業務効率化にも有効な名刺の電子化は、次のことに気を付けて利用しましょう。

セキュリティ対策を講じておく

会社が名刺をデータベース管理する場合、個人情報保護法で規定された個人情報管理対象になります。そのため、個人情報取扱いの体制を整えたり、従業員のリテラシー教育を強化したりして、情報漏えいや情報の不正な利用によるトラブルが起きないように対策しましょう。

※参考：令和３年改正個人情報保護法 特集

紙の名刺も用意しておく

名刺の電子化が普及してきているものの、まだ導入していない会社も多く、デジタル名刺の交換ができない可能性も少なくありません。また、アプリの不具合やスマートフォンの電池切れ、相手側の名刺管理ソフトとの互換性がないなど、何らかの理由でデジタル名刺が利用できないケースもあります。そのため、いつでもトラブルに対応できるよう、紙の名刺も用意しておきましょう。

名刺管理ソフトの選び方

名刺の電子化を導入する際の名刺管理ソフトの選び方を解説します。以下を参考に自社に合ったものを検討してみてください。

読み込み方法

名刺管理ツールは、ソフトによって名刺の読み込み方法が異なります。おもな方法は、専用スキャナー、複合機スキャナー、スマートフォンですが、用途に合った読み込み方法に対応しているかを確認してみましょう。

読み込み精度

名刺の読み込み精度は、OCR（光学文字認識）技術の精度によって異なります。精度が高いOCRでは、複数の名刺を同時にスキャンしたり、異なるフォントも正しく認識させたりすることができます。

セキュリティ

名刺情報は個人情報であるため、取り扱う際には情報漏えい事故に注意しなければなりません。そのため、名刺管理ソフトもセキュリティ対策が取られているものを選ぶとよいでしょう。見極めるためには、データの暗号化対策が取れているか、プライバシーマークを持った会社が提供しているか、などを参考にしてください。

操作性

名刺の電子化を導入しても、ソフトの取り扱いが難しかったり、使い勝手が悪かったりすると、社内に浸透しない可能性があります。そのため、直感的な操作で分かりやすいものを選ぶとよいでしょう。ソフトによっては無料のデモを利用してから導入するかの検討することも可能です。

対応言語

海外にも拠点がある会社や、海外との取引がある会社の場合は、日本語以外の言語にも対応した名刺管理ソフトを選ぶようにしましょう。一般的な名刺管理ソフトは、日本語と英語に対応していることが多いですが、ソフトによってはそれ以外の言語にも幅広く対応したものがあります。

おすすめの名刺管理ソフト・サービス

最後におすすめの法人向け名刺管理ソフトを5つ紹介します。先ほどの名刺管理ソフトを選ぶポイントも参考にして、自社に合ったものを探してください。

SKYPCE

Sky株式会社から販売されているSKYPCEは、使いやすさやスピード感が特徴で、名刺をスキャンすると顧客情報を簡単に登録できます。また、オペレーターによる修正作業の工程があるため、機械では読み取れなかった情報も正確に取り込めます。

読み込んだ情報はリスト化して利用でき、営業活動の効率化にも有効です。なお、日本語と英語のほか、中国語にも対応しています。

ホットプロファイル

株式会社ハンモックから販売されているホットプロファイルは、名刺管理だけでなく、営業支援や新規開拓に役立つツールが一括提供されているため、さまざまなツールを併用しなくても効率よく営業活動ができます。

サポートも充実しており、スキャナーで取り込んだデータを専任スタッフが100％に近い精度で電子化してくれます。その他にも初期設定ガイド、FAQサイトなども備えられているのが特徴です。

Sansan

Sansanは、個人向けの名刺管理アプリEightを提供しているSansan株式会社が企業向けにリリースした営業DXサービスです。現在では多くの企業がSansanを導入しており、名刺管理市場シェア82%を誇るともいわれています。

名刺の読み込みは専用スキャナーだけでなく、スマートフォンアプリでも出来るため、場所を選ばずどこでも気軽に利用できるのが特徴です。また、名刺データに商談内容がメモできるなど営業サポート機能も充実しています。

トーニチ・ネクスタ・メイシ

東日印刷株式会社が提供しているトーニチ・ネクスタ・メイシは、1人あたりの利用が月々660円とリーズナブルな価格で提供されている名刺管理アプリです。使い方もシンプルで、スキャナーとアプリを接続したらスキャンを選択するだけでデータが取り込めます。AI機能が搭載されているため、名刺を読み込むたびに精度が上がります。

外部ツールと連携できたり、セキュリティ対策が充実していたりするのも特徴です。

OURCARD

OURCARDは、法人向け営業を行う名鉄協商株式会社が提供する名刺管理アプリです。登録した名刺データから電話やメールが簡単にできるだけでなく、会社までの経路を調べることもできます。

言語は英語や中国語、韓国語にも対応しているため、海外とのやり取りがある会社にもおすすめです。

まとめ

名刺の電子化は、名刺を持ち運ぶ手間をなくし、在宅ワークや出先など場所を選ばず、名刺を確認できるようになります。また、データはクラウドに格納することで、社内で共有することもでき、会社全体の業務効率化につながります。

さて、ここまで名刺の電子化について解説してきましたが、企業活動では名刺以外でも多くの紙資料が発生します。契約書や請求書、人事関連の履歴書などの資料についても電子化することで、名刺と同じように検索性向上やリモートワークでも閲覧しやすいなどのメリットを享受できます。

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