雇用契約書の電子化で人事の負担を軽減できる？方法や注意点を解説

雇用契約書の電子化とは？

雇用契約書の電子化とは、「紙の雇用契約書をスキャンして電子ファイルにすること」と、「雇用契約を電子契約で締結すること」の2つの意味を含んでいますが、本記事では「雇用契約を電子契約で締結すること」について解説します。雇用契約書の電子化とは、従来、紙で作成・保管していたプロセスを、「電子契約」を利用して締結し、デジタルデータとして作成・保管することです。

関連記事：書類の電子化とは？電子化のステップとメリットをわかりやすく解説

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書と労働条件通知書は、どちらも労働条件を明示するために使用される書類ですが、その性質は異なります。雇用契約書は、使用者と労働者間の合意に基づいて締結される契約書であり、双方の権利義務を規定します。一方、労働条件通知書は、使用者が労働者に対して労働条件を通知するための書類です。

雇用契約書の電子化が注目される背景

雇用契約書の電子化が注目される背景には、まずテレワークの普及が挙げられるでしょう。そのため、雇用契約手続きもオンラインで完結できる必要性が高まっています。また、環境意識の高まりやコスト削減の観点から、企業全体でペーパーレス化を推進する動きが強まっていることも、電子化を後押ししています。

雇用契約書電子化による法的対応

電子契約は、紙の契約書と同様の法的効力を持つために、いくつかの法的要件を満たす必要があります。労働基準法第15条に基づき、賃金や労働時間、休日や退職に関する事項など、労働条件の重要な事項を明示しなければなりません。

さらに、電子契約で保存する場合は、電子帳簿保存法の要件に従って適切に保存する必要があります。

※参考：
1. 労働基準法：令和6年5月31日 施行
2. 電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

雇用契約書を電子化するメリット

雇用契約書の電子化には、以下のようなメリットがあります。

効率性の向上

雇用契約書の電子化により、郵送や印刷の手間が省けるため、契約手続きにかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。また、電子データ化によって検索性が格段に向上し、必要な情報をすぐに見つけ出すことが可能です。

さらに、物理的な契約書の保管スペースが不要になるため、オフィススペースをより有効に活用できます。

コストの削減

雇用契約書の電子化は、印刷費や郵送費、保管費用など、紙の契約書に関連するコストを削減する効果があります。さらに、契約手続き全体の効率化によって、人事担当者の人件費削減にもつながるでしょう。

雇用契約書を電子化するデメリット

雇用契約書の電子化には、メリットだけでなくデメリットも存在します。

技術的な問題

電子契約システムの導入や運用には、一定のITスキルが必要となる点がデメリットとして挙げられます。また、システム障害発生時の対応やデータ紛失のリスクについても考慮しておく必要があります。

法的およびセキュリティ上のリスク

電子契約を安全に運用するためには、電子署名の有効性を確保し、データの改ざんを防止するための適切なセキュリティ対策が不可欠です。強固なセキュリティシステムの導入だけでなく、従業員へのセキュリティ教育なども含めた多層的な対策も必要となります。

さらに、電子契約を取り巻く法規制は常に変化するため、最新の法改正に対応し、コンプライアンスを徹底的に遵守することも重要です。

雇用契約書を電子化する具体的な方法

雇用契約書を電子化するには、以下の手順を踏むことが一般的です。

現状の課題と要望をまとめる

電子契約システム導入の最初のステップは、現状の課題と要望を明確にすることです。現状の契約手続きにおける具体的な課題、例えば、手続きに時間がかかりすぎる、書類の保管場所が不足しているといった点を洗い出します。

同時に、電子化によってどのようなことを実現したいのかをまとめてください。例えば、契約手続きの時間を半分に短縮したい、ペーパーレス化を進めたいといった具体的な目標を設定することで、スムーズな移行ができるでしょう。

電子契約サービスの選定・導入

数多くの電子契約サービスが存在するため、機能や料金、セキュリティレベル、サポート体制などを比較検討し、最適なサービスを選ぶことが重要です。例えば、契約書のテンプレート機能の有無、相手方への署名依頼方法、契約書の保管方法など、自社の業務フローや要件に合致する機能が搭載されているかを確認しましょう。

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを選ぶ際には、以下の点を考慮することが重要です。

相手方が電子契約サービスを利用する必要があるか

相手方が電子契約サービスを利用していない場合でも、電子署名や電子証明書を利用することで、法的効力のある電子契約を締結することが可能です。そのため、相手方の導入状況を過度に気にすることなく、自社にとって最適なサービスを選択できます。

ただし、相手方のITリテラシーによっては、署名方法などの丁寧な説明が必要な場合もあるでしょう。スムーズな契約締結のためにも、事前に相手方の環境を確認し、必要に応じてサポートを提供するなどの配慮も重要です。

料金プランは適切か

電子契約サービスは、多様な料金プランが用意されています。例えば、契約書の作成件数が少ない場合は、従量課金制のプランが適しているかもしれません。逆に、大量の契約書を扱う場合は、定額制のプランの方が費用を抑えられる可能性があります。

また、必要な機能によっても料金が異なるため、高度なセキュリティ機能やワークフロー機能が必要かどうかなど、自社の要件を明確にした上で最適なプランを選択しましょう。

どんなセキュリティ機能が搭載されているか

機密性の高い契約書を取り扱う以上、強固なセキュリティ対策が施されているサービスを選んでください。電子署名やタイムスタンプ、アクセス制限といった基本的なセキュリティ機能に加え、不正アクセス防止のための多要素認証やデータ暗号化などの高度なセキュリティ機能が搭載されているかを確認しましょう。

雇用契約締結に適した機能があるか

労働条件通知書と雇用契約書をまとめて管理できる連携機能や、雇用契約書の作成を簡略化するテンプレート機能があると、業務効率が大幅に向上します。また、正社員やパート・アルバイトなど雇用形態に合わせたテンプレートが用意されているか、あるいは柔軟にカスタマイズできるかも確認しておきましょう。

雇用契約書電子化の注意点

雇用契約書を電子化する際には、以下の点に注意する必要があります。

法的要件の遵守

雇用契約書を電子化する際には、関連法令の遵守が不可欠です。特に、労働基準法は労働条件の明示義務を定めており、電子契約の場合でも賃金や労働時間、休日など必須事項の明確な記載が必要です。また、電子帳簿保存法では、電子データとして保存する際の要件が規定されているため、データの改ざん防止や保存期間など、法令に準拠した運用が求められます。

社内体制の整備

電子契約をスムーズに運用するためには、社内体制の整備が不可欠です。電子契約に関する社内ルールを明確に定め、誰がどのような権限で電子契約を締結できるのか、契約書の保管方法やアクセス権限の設定、セキュリティ対策などを規定する必要があります。ルールを文書化することで、担当者間の認識のずれを防ぎ、責任の所在を明確にできます。

セキュリティ対策

電子契約におけるセキュリティ対策は、企業にとって重要な課題です。不正アクセスやデータ改ざん、情報漏えいといったリスクから契約情報を守るため、多層的なセキュリティ対策を講じる必要があります。

電子契約サービス提供事業者のセキュリティ対策についても確認し、信頼できる事業者を選択してください。定期的なセキュリティ診断や脆弱性対策を実施することで、セキュリティレベルを常に高く維持することが重要です。

まとめ

雇用契約書の電子化は、人事部門の負担軽減やコスト削減に大きく貢献する一方、導入や運用には注意が必要です。電子契約サービスの選定や社内体制の整備など、しっかりと準備を進めることで、電子化のメリットを最大限に生かせます。

さて、ここまで雇用契約書の電子化を「雇用契約を電子契約で締結すること」として解説してきましたが、最後にもう一つの意味「紙の雇用契約書をスキャンして電子ファイルにすること」についても触れたいと思います。電子契約システムを導入して今後締結する雇用契約書を電子化した場合でも、過去に締結した雇用契約書は紙のまま残っています。過去に締結した雇用契約書が紙のままだとオフィススペースの圧迫や必要な雇用契約書を探すのに時間がかかる、電子で締結した雇用契約書と一覧で見られないなどの課題が発生してしまいます。

当社が提供する電子契約・契約管理サービスの「WAN-Sign（ワンサイン）」では、紙の契約書と電子の契約書を一つのクラウドシステム上で管理することができますので、業務効率化と内部統制の両方を高めることができます。

また、大量にある過去の紙の雇用契約書のスキャン関しては、電子化作業を外注するのが最適な解決方法の一つです。1箱5万円もしくは7万5000円でファイル名付与や製本対応など標準機能が充実した書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」をぜひご検討ください。安全・安心の書類電子化を実現します。

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