中小企業が文書管理システムを導入するメリットは？おすすめのシステムも紹介

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙や電子ファイルなど、さまざまな形式の文書を一元的に管理するシステムです。文書の作成や保存、検索といった一連の作業を効率化し、業務の生産性向上や情報漏えいリスクの低減に役立ちます。

紙ベースでの保管・管理と比べ、検索性が高い点やアクセス権限を設定できる点がメリットです。近年は、電子帳簿保存法の改正の影響で、文書管理システムはより一層注目されています。

文書管理システムのおもな機能

ここでは、文書管理システムのおもな機能について解説します。

保管機能

紙文書をスキャンして電子化したファイルや、これまでバラバラに保管されていたデータをまとめて保存できます。

保管している書類で事務所のスペースが圧迫されているといった課題を解消し、限られたスペースを有効に活用できます。

検索機能

検索機能は、必要な文書を迅速かつ的確に見つけ出す機能です。文書管理システムでは、キーワードだけでもWORD、PDFファイルなどの様々な文書内のテキストを検索することが可能になり目的のファイルを探し出すことが可能となります。

大量の文書のなかから目的の情報をスムーズに見つけられるため、業務効率の向上につながるでしょう。

セキュリティ機能

セキュリティ機能は、文書の不正アクセスや情報漏えい、データ紛失を防ぐために欠かせません。外部からの不正アクセスを防ぐとともに、ユーザーごとに閲覧や編集の権限を細かく設定できれば、社内の機密文書や個人情報の適切な管理体制を整えられるでしょう。

重要文書のデータを効率的に管理し、文書の版管理も可能となるので誤ってファイルが上書きされる人的なミスをさけることも可能になります。

中小企業が抱える文書管理業務の課題

ここでは、中小企業が抱える文書管理業務の課題について解説します。

保管に手間や費用がかかる

紙で文書を保管する場合、保管そのものに労力がかかります。必要な書類の量が増えるにつれて多くのスペースを必要とし、整理や管理にも多くの手間がかかるでしょう。さらに、外部倉庫などで保管をする場合には、保管のための費用も発生します。

管理や検索がしにくい

紙で文書を保管していると、必要な文書を探す際に、該当のファイルがどこにあるか見つけにくいこともあるでしょう。探すだけで時間を浪費するため、業務効率が下がります。また、リソースが足りずに書類のデータ化に着手できていないと、必要な情報を検索しすぐに調べることもできません。

紛失や流出のリスクが高まる

リソース不足や手が回っていないなどの理由によって、文書の保管に関するルールが定まっていなければ、情報漏えいや消失などのリスクが高まります。具体的には、書類を持ち出したまま置き忘れたり、誤って廃棄してしまったりといったミスが起きやすくなるでしょう。

外出先や自宅から情報を確認できない

紙で文書を保管していると、外出先で必要な情報を確認できなくなります。結果として、業務が滞る原因となるでしょう。テレワークの導入など、働き方改革の推進が遅延することにもつながります。

業務が属人化している

文書管理のルールが統一されていないと、担当者だけが契約書など必要な文書を持っている状態になり、業務の属人化を招きます。そのため、担当者が退職した際には、顧客との契約内容やステータスがわからなくなるなど、業務が混乱するおそれがあります。

法改正への対応が遅れる

中小企業向け文書管理システムの選び方

ここでは、文書管理システムの選び方について解説します。

使いやすいか

文書管理システムを選ぶ際には、使いやすさを重視しましょう。中小企業では、専門的なIT知識を持つ従業員が限られている場合もあります。複雑な設定や操作が必要なシステムでは定着のしづらさが懸念されるため、誰でも簡単に扱えるかどうかはシステム選定の重要なポイントです。

導入前に無料トライアルやデモ版を活用し、シンプルな操作で使えるか、無理なく直感的に使えるかといった点を確認しましょう。

共有がしやすいか

文書管理システムは、情報を複数人で扱える点が特徴です。その特徴を最大限にいかすためにも、スムーズに文書を共有できるかを確認しましょう。リアルタイムで文書を共有ができ、共同編集機能やコメント機能が備わっていれば、より効率的に作業を進められます。

現在の業務に支障が出ないか

文書管理システムを導入する際は、自社の既存業務のフロー変えずに業務を進めることができるかを慎重に見極めましょう。従来のやり方が使えなかったりすると、かえって混乱を招いてしまいます。

セキュリティ水準が高いか

文書管理システムには、企業の重要情報や個人情報が数多く保管されるため、セキュリティの高さは欠かせない選定基準です。アクセス権限を細かく設定できるかどうかはもちろん、SSL暗号化や多要素認証といった対策が講じられているかを確認しましょう。

情報漏えいや紛失、改ざんといったリスクを軽減するためにも文書管理システムは有効です。

法制度を遵守できるか

中小企業におすすめの文書管理システム

ここでは、中小企業におすすめの文書管理システムを紹介します。

WAN-RECORD Plus (ワンレコードプラス）

NXワンビシアーカイブズのレコードバンキングシステム「WAN-RECORD Plus」はリソースの限られた中小企業にはお勧めのシステムです。PDF、Excel、Word、音声ファイル、動画のほか、紙の文書や物理的なアイテムも登録し、デジタルデータと一元化して管理ができます。組織の情報が属人化しないよう入力規制機能やマスタ連携機能でルールに即したきれいなデータを登録・整備できるコンテンツ管理ストレージであるため、少ない人数で業務効率化を図れます。

請求書や契約書、決裁資料、技術資料まで様々な書類を登録・共有することが可能で、アクセス権などのセキュリティ設定や内部統制機能も標準搭載しております

NotePM（ノートピーエム）

NotePMは、マニュアルやナレッジ、議事録などの情報を一元管理できるシステムです。全文検索機能も搭載されているため、文書を探す手間を大幅に削減できます。なお、全文検索機能は、PDFやWord、Excelなど複数のファイル形式に対応しているため、形式を変換する手間なく文書を効率的に管理可能です。

また、「いいね！」を付けられるといった、チーム内の情報共有の活性化を促す機能も充実しています。

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、営業からバックオフィスまで社内の多様な部署で活用できる文書管理システムです。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、企業の運用体制に応じて柔軟に導入できます。

また、AIを用いた高速検索エンジンにより、スムーズな文書の閲覧や管理が可能です。既存文書の電子化に活用できる、OCR機能も搭載しています。

MyQuick（マイクイック）

MyQuickは、登録できるユーザー数に制限がないため、コスト面を重視する企業におすすめの文書管理システムです。多くの機能を搭載しつつも操作性はシンプルであるため、無理なく運用を始められます。

アラート機能によって作業漏れを減らせる点も大きなメリットです。

eValue（イーバリュー）

まとめ

文書管理システムは大企業だけではなく、中小企業にとっても業務効率化や情報セキュリティ強化といった観点から有益なシステムです。情報管理の質を高めるためにも、文書管理システムの導入を積極的に検討しましょう。