自治体向け文書管理システムおすすめ6選｜必要な機能やメリット、選び方も解説

自治体向け文書管理システムとは

自治体向け文書管理システムとは、自治体運営で取り扱われる行政文書を適切に管理した自治体特有の業務に対応したシステムのことです。

収受から起票や決裁、施行や保存、廃棄や移管まで、行政文書のライフサイクル（文書の発生から廃棄または移管までの一流れ）を管理することを目的とします。

自治体向け文書管理システムは民間企業で用いられているシステムとは異なり、自治体の業務特有のニーズに対応している点が特徴です。公共サービスの提供に関わる文書管理に対応しており、さまざまな公文書を一元管理できます。また、自治体業務の関連法令で定められた保存期間や、管理方法にも対応しています。

自治体の文書管理システムの導入における課題

ここからは、自治体が文書管理システムを導入する際のよくある課題について解説します。

紙運用からの切り替えが難しい

文書管理システムの導入には、文書のデジタル化が必要です。しかし、自治体業務においては、紙媒体での運用を避けられない場面が少なくありません。利用者に対して証明書などの紙の情報を提供するサービスが多いのもその例です。

また、文書をデジタル化するとなると、紙の文書のスキャン作業や入力作業などに手間がかかるため、現場から紙運用を希望する声が挙がることもあるでしょう。

外部からの接続ができない場合がある

昨今は民間企業だけでなく、自治体でもテレワークの導入が進められています。しかし、文書管理システムのなかには、自治体内のネットワーク以外からの接続ができない製品もあります。

外部からの接続ができないと、セキュリティ性は高まる一方、システムとしての利便性が低下してしまうでしょう。

職員にデジタルツールへの抵抗感がある

これまでアナログで文書管理をしてきた自治体では、職員がデジタルツールに抵抗感を覚えるケースも少なくありません。

文書管理システムを導入しても、デジタルツールに不慣れな職員には使いこなすことが難しく、切り替えがうまくいかない恐れがあります。

職員への教育が必要

新しいシステムを導入する際には、職員への教育が不可欠です。適切なトレーニングを実施してこそ、システム化による効果を高めやすくなります。

しかし、マニュアルの作成や説明会の実施など、職員教育には多くの手間が発生します。こうした教育コストがかかる点も、文書管理システムの導入における課題のひとつといえるでしょう。

システム間の連携ができない

文書管理システムによっては、既存システムとの連携が難しいことがあります。日々の業務で使用するシステムとの連携ができないと、業務効率が低下しかねません。

既存システムとの連携可否については、事前にしっかり確認しておく必要があります。

自治体が文書管理システムを活用するメリット

自治体が文書管理システムを導入すると、以下のようなメリットを期待できます。

業務効率化を実現できる

システムを用いて文書をデジタル管理すれば、文書の回覧や承認にかかる手間が軽減されます。職員間で情報をスムーズに共有できるようになり、決裁・承認までのプロセスを効率化することも可能です。

また、文書の検索性が高まることで必要な情報に素早くアクセスできるようになり、業務全体の効率アップにつながります。

ペーパーレス化によるコスト削減ができる

文書管理システムの導入とともに文書のデジタル化を進めれば、ペーパーレス化を実現できます。

民間企業と比べて、自治体の業務で紙の文書をいきなりゼロにすることは難しいでしょう。しかし、文書管理システムには、紙とデジタル両方の管理に対応しているものもあるため、ペーパーレス化を段階的に進めることが可能です。

紙の文書には用紙代やインク代などの費用がかかるため、ペーパーレス化によりコスト削減が期待できます。

文書関連の法令を遵守できる

自治体で取り扱う文書は、保存や廃棄について厳格なルールが定められています。

文書管理システムを導入すれば、各文書の保存期間や廃棄基準を適切に管理することが可能です。これにより、関連法令を遵守した文書のライフサイクルの管理を実現できます。

情報公開請求に迅速に対応できる

文書管理システムには検索機能が搭載されているため、必要な文書にスピーディにアクセスすることが可能です。

これにより、情報公開請求に対して迅速に対応することが可能となり、住民からの信頼性の向上につながります。

災害時対応やセキュリティ強化が図れる

文書管理システムの導入は、大切な文書の安全を守ることにもつながるでしょう。

例えば、クラウド型の文書管理システムは、災害発生時の業務継続性の確保に役立ちます。万が一庁舎が被災した場合も、被災地外のサーバーから必要な情報を閲覧し、各種対応に役立てることが可能です。

また、アクセス権限の設定や操作ログの記録などの機能によりセキュリティを強化すれば、文書の改ざんや持ち出しを防止できます。

自治体向け文書管理システムに必要な機能

自治体向け文書管理システムには、主に以下のような機能が求められます。

文書管理・検索機能

文書管理システムにおけるメイン機能です。自治体で作成される文書を一元管理するとともに、文書の種類やステータスに応じた処理を実施し、ライフサイクルを適正に管理します。

電子決裁機能

自治体の業務では、多くの場面で権限を持つ上司による「決裁」が必要になり、「決裁文書」が作成されます。

そのため、自治体向けの文書管理システムには電子決裁機能が搭載されており、文書の起案から決裁、承認などの一連のプロセスを効率化することが可能です。柔軟な決裁ルートの設定や紙文書による押印など様々な決裁方式のある機能が望ましいでしょう。

セキュリティ機能

公文書には機密性の高い情報が多く含まれるため、自治体向け文書管理システムには頑強なセキュリティ機能が欠かせません。職員の認証機能や、部署や役職に応じたアクセス権限の設定機能などを活用し、不正アクセスを防止することが大切です。

その他の行政システムとの連携機能

自治体では文書管理以外にも、情報公開や財務会計、人事などさまざまな業務で専用のシステムを利用します。その他の行政システムとの連携機能を活用すれば、自治体の業務を効率化し、行政サービスをスムーズかつ的確に提供することが可能です。

自治体向け文書管理システムを選ぶ際のチェックポイント

自治体向け文書管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントをチェックするとよいでしょう。

システムのタイプ

文書管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。

クラウド型とは、インターネットを通じて、サービス事業者が提供するサーバー上でシステムを利用する形態です。インターネットに接続できれば場所を問わず利用でき、導入コストを抑えやすいというメリットもあります。

一方、オンプレミス型とは、組織内にサーバーやハードウェアなどを設置し、自分たちでシステムを構築・運用する形態です。セキュリティ性の高さが魅力ですが、導入・運用には多大なコストが発生します。自治体ではクラウドシステムが使用しにくいこともあるため、オンプレミス型が必要な場合もあります。

導入や運用のしやすさ

自治体職員は年齢層が幅広いため、どの世代にも使いやすいシステムを選ぶことが大切です。年代によっては、電子システムの利用に抵抗感をおぼえる場合もあるでしょう。

また、サービス提供事業者による支援が充実している製品なら、問題発生時にサポートを受けられます。

カスタマイズ性

文書保存の規則や承認フローなど、行政における業務フローは自治体によって異なります。それぞれの自治体のニーズに対応できるような、カスタマイズ性の高いシステムがおすすめです。

承認のプロセスやほかのシステムとの連携可否などをチェックし、業務フローに合わせて運用ができるか、拡張が可能かといった点を確認するとよいでしょう。

法令遵守やセキュリティ機能の有無

自治体における文書管理は、公文書管理法（*）に基づく基準に従って行われます。文書の保存期間の管理機能など、法令遵守をサポートするような機能のあるシステムがおすすめです。

また、文書の安全性を保つため、必要なセキュリティ水準を満たしたシステムを選びましょう。

※参考：公文書等の管理に関する法律｜e-Gov法令検索

自治体向けのおすすめ文書管理システム6選

ここからは、自治体向けのおすすめ文書管理システムを紹介します。

WAN-RECORD Plus｜ＮＸワンビシアーカイブズ

「WAN-RECORD Plus（ワンレコードプラス）」は、PDF、Excel、Word、音声ファイル、動画のほか、紙の文書や物理的なアイテムも登録し、デジタルデータと一元化して管理できるオンプレミスでの提供も可能なシステムです。 文書に付与する属性項目やタグを自由にカスタマイズできるため、検索効率や業務効率の向上に寄与します。アクセス権限の設定など、セキュリティ機能も万全です。

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e-自治体文書管理システム｜富士電機株式会社

「e-自治体 文書管理システム」は、自治体への豊富な導入実績を持つ文書管理システムです。公文書管理法に準拠し、行政文書の管理に特化した各種機能を備えています。

電子決裁機能も搭載されており、決裁フローの効率化をサポートしてくれます。起案者にも、決裁者にも使いやすい操作感も魅力の1つです。

e-ActiveStaff文書管理｜株式会社内田洋行

「e-ActiveStaff文書管理（イーアクティブスタッフ）」は、文書の作成から保管、廃棄まで一元管理できる文書管理システムです。電子文書を紙媒体と同じような感覚で扱える「電子文書ハンドリング機能」も搭載しています。

自治体業務に精通した担当者によるコンサルティングサービスも魅力です。

ADWORLD 文書管理システム｜株式会社日立システムズ

「ADWORLD（アドワールド） 文書管理システム」は、自治体の業務効率の向上とナレッジマネジメントを支援するシステムです。それぞれの自治体のニーズに合わせて、文書のライフサイクル全体の管理はもちろん、文書保存管理機能のみを利用することもできます。

クラウド型サービスを提供しており、導入・運用保守作業のパッケージ化により、短期間で導入可能です。

自治体向け文書管理（電子決裁）システム｜日本ビジネスシステムズ株式会社

「自治体向け文書管理（電子決裁）システム」は、マイクロソフトライセンスを活用した自治体向け文書管理システムです。

SharePointやOutlook、Teamsなど、保有するMicrosoft 365 アプリ・サービスを組み合わせることで、低コストでのシステム導入を実現しています。外出先や出張先でも、セキュリティを担保しながらの作業が可能です。

自治体・公的機関向け文書決裁・文書管理システム |コニカミノルタジャパン

「自治体・公的機関向け文書決裁・文書管理システム」は、自治体における起案から文書管理までの必要機能を網羅したシステムです。

セキュリティ性の高さが特長で、クライアントに情報を残さず安全に管理できます。ユーザビリティにも優れており、操作性のよさがポイントです。

ほかの行政システムとの決裁連動にも対応しているため、決裁スピードの向上に役立ちます。

まとめ

自治体には独自の業務フローも多く、法律に基づく文書管理が求められます。自治体向けの機能を備えた文書管理システムを導入し、業務効率化やコスト削減を実現しましょう。

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