書類スキャンでPDF化するメリットとOCR活用法、クラウド管理の注意点を解説

書類をスキャンし、電子化するメリット

書類の電子化は、業務効率の向上とコスト削減を実現する重要な取り組みです。スキャンによるPDF化で得られる具体的なメリットについて詳しく解説します。

紙文書の経年変化を防げる

紙の資料は経年劣化によって変色や破れ、汚れ、退色などが進行する可能性があります。書類を電子化しておけば、どれだけ長期保管しても経年劣化を心配する必要はありません。紙原本は直接利用せず安全な状態で保管をすれば、紙の経年変化や使用するときに起きる破損などを最小限とすることが可能となるでしょう。

必要な情報をすぐに検索・閲覧できる

紙の書類をPDF化することで、キーワード検索機能を活用して素早く情報にアクセスすることが可能になります。特にOCR処理をすることで、スキャンした文書内の文字をテキストデータとして認識させることができ、必要な情報を数秒で見つけ出すことが可能です。これにより、従来の紙文書の整理や検索にかかっていた時間を大幅に削減できます。

スムーズな情報共有が実現できる

電子化された文書は、社内外を問わず即座に共有することが可能です。クラウドストレージを活用することで、複数の部署や取引先との協働作業がスムーズになり、業務効率が格段に向上します。また、同じ文書に対して複数人が同時にアクセスできるため、情報共有のスピードも向上します。

運用コストの大幅な削減が可能

書類の電子化により、物理的な保管スペースが不要になるため、オフィススペースの効率的な活用が可能です。また、紙の購入費や印刷コスト、文書保管にかかる維持費も削減できるでしょう。さらに、文書の複製や配布にかかる手間も省けるため、業務効率の向上にもつながります。

文書の紛失を防げる

電子化によって、紛失のリスクを大幅に軽減できます。定期的なバックアップを作成することで、災害時のデータ保護も確実に行えるでしょう。また、アクセス権限の設定やパスワード保護により、機密情報の漏洩リスクも最小限に抑えることができます。

電子化したデータの主な保存形式

書類をスキャンする際の保存形式は、用途や目的に応じて適切に選択することが重要です。主要な3つの形式について、それぞれの特徴と活用方法を解説します。

PDF形式

PDFファイルは、電子化された文書の中でも最も一般的な形式として知られています。アドビ（Adobe Inc.）社が開発したこの規格は、文書のレイアウトや書式を完全に保持できることが特徴です。OCR処理との相性が良く、テキスト検索や編集が可能なため、ビジネス文書の管理に最適な選択肢となっています。

PEG形式

JPEGファイルは、写真やイラストなどの画像を含む書類の保存に適した形式として広く利用されています。データ圧縮率が高く、比較的小さいファイルサイズで保存できるメリットがあります。ただし、圧縮による画質の劣化が発生する可能性があるため、重要文書の保存には不向きな場合もあるでしょう。

TIFF形式

TIFFファイルは、高品質な画像データを劣化させることなく保存できる特徴を持っています。重要な契約書や図面など、細部まで正確に保存する必要がある書類に最適な形式です。複数ページの文書を1つのファイルにまとめられる利点がありますが、非圧縮データのためファイルサイズは大きくなり、メール添付などには向いていません。

PDFファイルを選ぶ理由

PDFは、ビジネス文書の電子化において最も推奨される形式として定評があります。OSやデバイスを問わない高い互換性に加え、OCR処理によるテキスト検索機能を備えています。また、パスワード保護や編集制限などのセキュリティ機能も充実しており、電子署名の追加や変更履歴の管理にも対応可能です。さらに、クラウドストレージとの連携や共有機能も優れており、業務効率の向上に大きく貢献する形式として評価されています。

書類をスキャンしPDFにする方法

書類の電子化には複数の方法があり、状況や目的に応じて最適な手段の選択が可能です。ここでは、主要な4つのPDF化の方法について、具体的な手順と特徴を解説します。

オフィス複合機でスキャンしPDF化する

複合機でのスキャンは、最も一般的な電子化の手段として知られています。原稿台または自動原稿送り装置に書類をセットし、操作パネルで「スキャン」を選択しましょう。ファイル形式でPDFを指定し、保存先を選んだ後にスタートボタンを押すことでスキャンが開始されます。スキャン完了後、PDFファイルへの変換が完了します。白黒とカラーの選択も可能で、解像度や明るさなども調整できるため、高品質な電子化を実現できるでしょう。大量の書類も効率的に処理が可能です。

スマートフォンを用いてPDF化する

スマートフォンを活用すれば、外出先でも手軽に書類のPDF化が可能です。iPhoneの場合はメモアプリの「書類をスキャン」機能、Androidの場合はGoogleドライブアプリの「スキャン」機能を使用します。このほかにもPDF化をするアプリも多くあります。カメラで書類を撮影すると、台形補正のほかに自動的に角度や明るさが調整され、高品質なPDFが作成されます。複数ページの一括スキャンにも対応しており、急な電子化にも素早く対応できるでしょう。

オンラインツールを使ってPDF化する

パソコンでPDF化する場合は、オンラインの変換ツールが便利な選択肢の1つです。SmallpdfやPDFコンバーターなどのオンラインサービスを利用することで、スキャンした画像を簡単にPDFに変換できます。ファイルをアップロードするだけで自動的に変換され、すぐにダウンロードが可能です。複数のファイル形式に対応しており、画質の調整やファイルの結合なども行えます。

スキャン代行サービスに依頼する

大量の書類や重要文書の電子化には、専門業者によるスキャン代行サービスの利用がおすすめです。セキュリティが確保された環境で確実な電子化が行われ、OCR処理やデータの整理まで一括して依頼できます。特に契約書や図面など、高精度なスキャンが必要な場合は最適な選択となるでしょう。また、文書の仕分けやインデックス付けなど、付加価値の高いサービスも提供されています。

PDF化した書類をより快適に使う方法

PDF化した書類は、OCR処理と専用システムを活用することで、より効率的な文書管理が実現可能です。ここでは、具体的な活用方法と運用のポイントについて解説します。

OCR処理で文書内のテキスト検索が可能なPDFを作成する

Adobe Acrobatなどのソフトウェアを使用することで、スキャンした書類をテキスト検索可能なPDFに変換できます。OCR処理により画像データから文字を認識し、テキストデータとして埋め込むことが可能です。この処理により、必要な情報をキーワード検索で素早く見つけ出し、大量の文書を効率的に管理できます。また、認識した文字の修正や編集も可能なため、より正確なデータ管理を実現できるでしょう。

PDFを格納する専用システムを活用

文書管理システム、ナレッジマネジメントシステムなど全文検索などの検索機能が充実している専用システムを活用することで、検索性が大幅にアップし、特定の情報を迅速に見つけることができます。PDF化した書類の安全な管理も可能になります。高度な暗号化技術により、データは外部からのアクセスから保護され、アクセス権限の設定やパスワード保護機能により、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。また、複数のデバイスからアクセスが可能で、関係者間での情報共有により業務効率化がスムーズに行えるでしょう。定期的にバックアップすることで、重要なデータの保護も確実に行えます。

PDF化する際の注意点

書類のPDF化を進める際は、情報セキュリティの確保と法的要件への対応が重要です。適切な管理方法と法令順守により、安全で効率的な文書管理が実現します。

情報漏えいを防ぐスキャンデータの管理方法

スキャンデータの場合、紙文書と比べて、一度に大量の情報を持ち出すことが可能になります。スキャンデータの管理には、アクセス権限の設定や暗号化が不可欠です。ストレージの暗号化機能を活用し、データの改ざんや不正アクセスを防止することも可能になります。

また、スキャンした文書の操作履歴を記録し、誰がいつアクセスしたかログを残すことで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができるでしょう。さらに、USBなどの外部メディアの利用制限によって、データの持ち出しも適切に管理する必要があります。

法的要件を満たす文書以外は紙文書も保存

多くの書類をスキャンして保存することが可能です。ただし、e-文書法や電子帳簿保存法（電帳法）などの法律の要件を満たさないものは、スキャンをしても紙の文書の状態での保存が義務化されています。

電子契約が法的に有効ではなく、紙での作成が義務化されている契約書もあります。

• 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
• 事業用定期借地契約（借地借家法23条）
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約（企業担保法3条）

電子データの保存に関連する法律は内容が変わることもありますので、十分に注意は必要です。(*)

(*) 2025年1月時点の法律によるものです。法改正などにより、取り扱いが変わる可能性があります。

まとめ

書類のスキャンとPDF化は、ビジネスにおける文書管理の効率化に欠かせない取り組みです。OCR機能を活用することで、スキャンした文書内の文字をテキストデータとして認識させることができ、必要な情報をすぐに見つけ出すことが可能です。専用システムでの保管により、安全かつ効率的な文書管理が実現できます。ただし、情報漏えい防止や法的要件への対応など、適切な対策を講じることを忘れずに。

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