e-文書法とは？電子帳簿保存法との違いや対象文書、4つの要件を解説

e-文書法とは？

e-文書法とは、会社法や法人税法などにより保存が義務付けられた書類について、電子保存を認める法律です。2005年4月に施行され、これにより領収書や請求書、国税関係書類などを電子データとして保存できるようになりました。

なお、e-文書法は、書類の電子保存に関する以下の法律の総称です。

※参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（通則法）|e-Gov法令検索）

※参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律（整備法）｜e-Gov法令検索

e-文書法が制定された理由

e-文書法が制定された目的は、企業の生産性向上や競争力強化を図るためです。従来の日本企業ではアナログ文化が根強く残っており、紙文書の作成や管理などに多くのリソースが割かれていました。これは海外企業と比べて、ビジネスのスピード感で後れをとる要因のひとつとなっていました。

そこで制定されたのが、e-文書法です。ビジネスで生じる文書の電子化を認めることで、企業のデジタル化を推進する効果が期待されます。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法と混同されがちな法律に、電子帳簿保存法があります。どちらも企業における文書のデジタル化に関する法律ですが、大きな違いは以下の3つです。

適用対象

e-文書法と電子帳簿保存法は、それぞれ適用対象となる文書が異なります。

e-文書法の対象は、会社法や法人税法、商法などの法律により保存が義務付けられた民間企業の法定文書です。一方、電子帳簿保存法は、財務省や国税庁が管轄する国税関係の帳簿や取引関連書類などの電子保存を認める法律です。

文書の電子保存に関する要件

e-文書法と電子帳簿保存法では、文書の電子保存についてそれぞれ異なる技術的要件を定めています。電子保存された文書が公式に認められるには、これらの要件を満たす必要があります。

▼e-文書の要件

• 見読性：情報が即座に読みとることが可能であること
• 完全性：改ざん、消失が防止されていること
• 機密性：第三者の不正アクセスや情報漏えい防止されていること
• 検索性：必要な情報を効率的に検索できること

▼電子帳簿保存法の要件

• 可視性の確保：いつでも検索・閲覧できる状態にあること
• 真実性の確保：タイムスタンプの付与、もしくは訂正・削除の履歴が残るシステムを使用しいている

企業は、2つの法律の適用対象となる文書を電子保存する場合、上記の要件を満たす必要があります。

承認の有無

電子帳簿保存法では、適用対象の文書を電子保存するためには、税務署長の承認が必要と定められていました。一方、e-文書法ではこのような規定はなく、文書の電子保存に特別な承認は不要です。

なお、2022年の法改正により、現在は電子帳簿保存法の対象文書についても、事前承認は不要となっています。あわせて、2024年の電子帳簿保存法改正により、電子取引された帳簿や書類は、電子データでの保存が義務付けられ、紙での保存は認められなくなりました。

関連記事：請求書の電子化を進めるメリットは？流れや注意点について解説

e-文書法の詳しい内容

ここからはe-文書法で取り決められたルールについて、さらに詳しく解説します。

適用対象の文書

e-文書法の適用対象となるのは、会社法や所得税法、法人税法や保険業法などのさまざまな法律により、保存や交付などが義務付けられた文書です。その種類は約250本にのぼり、自社で扱う文書のうち、該当する文書をきちんと把握する必要があります。

具体的には、以下のような文書が該当します。

• 営業報告書
• 事業（業務・事務）報告書
• 組合員名簿
• 資産負債状況書類
• 定款 など

一方、緊急時を想定した文書や、現物である必要性が高い文書は紙での保存が必須となっています。
具体的には以下の文書が該当します。

• 免許証
• 許可証
• 機械や乗り物の安全手引書 など

文書に関する要件

e-文書法では、電子保存する文書について見読性・完全性・機密性・検索性の4つの要件を定めています。

見読性

見読性とは、文書の内容を必要なときにすぐに読み取れることです。可視性ともいわれ、パソコンの画面や印刷物などで文書の内容が明瞭で、瞬時に読み取れる状態が求められます。

具体的には、文書データの解像度や階調を調整し、その内容をはっきりと確認できるようにすることが必要です。

完全性

完全性とは、保存されたデータの改ざんや消失、破損を防ぐことです。もしも第三者によってデータが改ざんされたり、失われたりした場合、そのことを証明できる状態であることが求められます。

これを実現するには、電子署名やタイムスタンプといった技術を用いて、原本の状態を証明しなければなりません。

機密性

機密性とは、第三者が文書へ容易にアクセスできないようにすることです。情報漏えいや不正アクセスを防止するため、ID・パスワードの管理や、閲覧権限の制限などのセキュリティ対策が求められます。

検索性

検索性とは、必要な文書を迷わず見つけ出せるようにすることです。
大量データの中からでも必要な情報に迅速にたどり着けるよう、検索性を確保する必要があります。

e-文書法に違反した場合の罰則

e-文書法には罰則規定が設けられていません。e-文書法は、あくまで文書の電子保存の推進を目的に制定された法律です。そのため、文書の電子保存においてe-文書法のルールを守らなかった場合でも、企業がペナルティを受けることはありません。

ただし、e-文書法のルールに従わずに電子保存した文書は正式なものとして認められず、各種手続きで問題が発生する恐れがあります。法定文書を電子保存する際はe-文書法をきちんと守るようにしましょう。

電子文書管理における法令遵守のための注意点

電子文書管理における法令を遵守するためには、以下のようなポイントを押さえ、注意することが大切です。

施行規則やガイドラインの確認も必要になる

e-文書法は、あくまで文書の電子保存における基本的なルールを定めたものです。この法律に基づき、国税庁や厚生労働省などの各省庁はそれぞれが管轄する文書について、より具体的な施行規則やガイドラインを策定しています。

そのため、文書をデータとして保存する際には、e-文書法だけでなく、関連する施行規則やガイドラインも確認しなければなりません。

社内文書を電子化するメリット

社内文書の電子化には厳格なルールが適用されるため、ときには手間がかかることもありますが、以下のようなメリットを期待できます。

業務効率が高まる

電子データは紙の文書と比べて検索性が高く、必要な情報にスムーズにアクセスできます。紙の文書の場合、書類の整理やファイリングなどに手間がかかる上、膨大な書類のなかから必要な情報を探すのには多くの時間がかかるでしょう。

一方、電子データなら必要なときに、必要な情報を迅速に探し出せるため、業務効率の向上につながります。

コスト削減につながる

企業活動で作成される文書には、法律により保存期間が定められているものが少なくありません。それらの文書を紙ベースで管理する場合、書類の保管スペースの確保や整理に多くのコストを割く必要があります。

一方、電子データはパソコンやクラウド上に保管されるため、物理的な保管スペースが不要です。このように社内のペーパーレス化が進むことで、文書管理にかけていたコストを削減することが可能です。

BCP対策やセキュリティ強化につながる

紙の文書が地震や火災などで消失した場合、情報の復元は困難を極めます。これは、事業継続という観点において大きなリスクとなるため対策が不可欠です。また、従業員の持ち出しによる紛失や情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策も求められます。

文書を電子化して管理すれば、災害によりデータが破損してもバックアップから容易に復元でき、災害時のBCP（事業継続計画）対策につながります。物理的なセキュリティリスクも低減され、大切な情報を安全に管理することが可能です。

リモートワークを定着させやすくなる

文書を電子化すれば、リモートワークを定着させやすくなります。電子データはパソコンやスマートフォンからも作成・閲覧が可能であり、オフィスに出社しなくても業務を進められるようになるためです。

書類の作成や押印のためだけに出社する必要がなくなり、多様な働き方の促進につながります。

関連記事：e-文書法とは？電子帳簿保存法との違いや対象文書、4つの要件を解説

まとめ

社内の文書を電子化して保存する場合、書類の種類によってはe-文書法の適用対象となります。該当する書類については見読性・完全性・機密性・検索性の4つの要件を満たす必要があり、適合していない書類は正式なものとして認められない恐れがあります。

e-文書法に対応した文書の電子化を行うなら、お客様の事前準備を極力排除した、手軽な書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」をご利用ください。このサービ電子化サービスは、1箱50,000円もしくは75,000円の定額でファイル名の付与、クリップ外し、製本対応、OCR処理が標準仕様で利用できる書類電子化サービスも提供しています。標準で納品データにタイムスタンプを付与しますので、情報の完全性が証明されます。また、セキュリティ体制も充実しているため、安心してデータ化を進められます。

書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」の詳細はこちら