請求書の電子化を進めるメリットは？流れや注意点について解説

請求書の電子化（データ化）とは

請求書の電子化とは、従来の紙ベースで行われていた請求書の作成、発行や送付などの一連の業務を、電子データとして処理することです。PDFの請求書をメールで送付したり、請求書発行システムなどの専用のシステムを活用したりしてオンライン上で電子データの請求書の発行・授受を行います。

電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子化は法律に対応するという観点からも重要な取り組みとなっています。

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請求書の電子化が求められる理由

ここでは、請求書の電子化が求められる理由について解説します。

改正された電子帳簿保存法による影響

請求書の電子化が求められる理由は、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）に対応するためです。2022年1月に行われた電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降の電子取引に関するデータ保存については、電子保存が義務化され、紙に出力して保管するだけでは法令に対応できなくなりました。

ペーパーレス化を実現するため

請求書の電子化が求められる理由は、ペーパーレス化を推進するためです。

世界的に環境に配慮した取り組みが求められるようになったこと、ひいてはSDGs（持続可能な開発目標）の推進を背景に、企業の間ではペーパーレス化の取り組みが活発になっています。請求書に関連する業務は紙の使用量が多くなりがちであるため、電子化による削減効果が大きい事柄です。

また、請求書を電子データで管理すれば、発行や管理も簡単になり、経理業務の効率化が実現します。

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電子帳簿保存法とは

先に触れた電子帳簿保存法とは、企業が帳簿や書類などを電子データで保存する際のルールを定めた法律であり、1998年に施行されています。

当初は限定的な運用にとどまっていましたが、2022年1月の改正を機により注目を集めています。請求書や領収書などの取引関係書類を電子データで受け取った場合は電子保存が義務化されるようになり、各企業には対応が求められるようになりました。

電子取引した請求書の保存区分

電子帳簿保存法では、請求書の保存方法は「電子帳簿等保存（国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存）」 「スキャナ保存」 「電子取引データ保存」の3つに分類されます。

このうち、データで受領した請求書は「電子取引」に該当し、紙に出力して保存するのではなく、電子データとして保存することが義務化されました。保存にあたっては、改ざん防止の措置としてタイムスタンプの付与や、検索機能の確保などの電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

インボイス制度との関わり

インボイス制度は、2023年10月に導入された制度で、仕入税額控除の適用には「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になりました。そのため新たな要件を満たしているかどうかを発行・受領に当たって確認することが求められます。

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請求書を電子化するメリット

ここでは、請求書を電子化するメリットについて解説します。

コストを削減できる

請求書を電子化するメリットは、コストを削減できる点です。

請求書の電子化を進めれば、紙の印刷代や封筒代、郵送費などのコストを削減できます。また、請求書の印刷・発行、郵便投函など一連の作業がなくなり、人件費の削減にもつながります。また、紙の請求書を管理するために必要な保管場所も必要なくなり、スペースも有効活用できます。

テレワークを促進できる

請求書を電子化するメリットは、テレワークを促進できる点です。

紙の請求書であれば、オフィスにいなければ確認や印刷や郵送処理がしにくいでしょう。しかし、電子化されていれば、インターネット環境さえあればどこでも確認・対応が可能です。結果として、ペーパーレス・テレワークが実現しやすくなるでしょう。

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業務効率化を図れる

請求書を電子化するメリットは、業務効率化を図れる点です。請求書を電子化すれば、作成、送付、保存といった一連の業務をシステム上で完結できます。これにより、手作業で行っていた請求書の印刷、捺印、封入、投函といった手間や、入力ミスや確認作業の手間が減り、業務にかかるスピードがアップします。

また、請求書の検索、修正、再発行などが容易になります。もし内容に誤りがあっても、修正して取引先にメールで即日送信が可能となります。作業効率が高まるでしょう。

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請求書を電子化するデメリット

ここでは、請求書を電子化するデメリットについて解説します。

業務フローを構築しなおす必要がある

請求書を電子化するデメリットは、業務フローを構築し直す必要がある点です。

従来の紙ベースで行っていた業務フローを変えなければならないため、社内のシステムや運用ルールを見直す必要が生じるでしょう。電子帳簿保存法に対応した運用体制も求められるため、見直しには時間と手間がかかります。また、請求書業務の担当者への教育やマニュアルの整備も必要になります。

紙の請求書による個別対応が求められる可能性がある

請求書を電子化するデメリットは、紙の請求書による個別対応が求められる可能性がある点です。

企業によっては、取引先が電子化に対応していないケースもあるでしょう。そのため、相手先の要望に応じて紙の請求書を個別に発行・送付する必要が生じ、かえって負担が増える可能性もあります。

一定の費用がかかる

請求書を電子化するデメリットは、印刷代や封筒代といったコストを削減できる一方で、新たにシステムの導入や運用にもコストが発生する点です。特にシステムの導入には多くのお金がかかりがちです。そのため、削減できるコストと発生するコストを比べ、入念に検討する必要があるでしょう。

電子請求書を受領する側のメリット・デメリット

電子請求書は発行する側だけではなく、受領する側にもメリット・デメリットがあります。

受領側のメリットは、電子請求書を受け取ることで、紙の書類を整理する手間がなくなり、業務のスピードと正確性が向上する点です。また、電子データとして保管されるため、検索が簡単になり、相手先の業務効率化にもつながります。

一方で、電子請求書を受領する場合には、発行側と同じく業務フローの整備・周知などの取り組みが求められます。特に、電子帳簿保存法の要件を満たすフローの整備は重要です。

電子化した請求書を発行・送付する方法

ここでは、電子化した請求書を発行・送付する方法について解説します。

メールで送信

電子化した請求書の送付は、メールに添付して送信可能です。特別なシステムを導入する必要がないため、すぐに運用をスタートできます。ただし、送り間違いなどのミスが起こる可能性は考慮しておきましょう。データが暗号化されていたり、アクセス制限がされているかは十分に確認しましょう。

システムで送信

請求書発行システムやクラウドサービスを利用すれば、請求書の作成から送付、管理までを一元化できます。システムを使うことで各作業がスムーズに行えるため、安心して運用できます。

請求書の電子化を導入する流れ

ここでは、請求書の電子化を導入する流れについて解説します。

運用する方法を策定する

まずは、自社の業務内容や取引形態に合った電子化の方法を検討します。PDFをメールで送付する方法にするのか、専用のシステムやクラウドサービスを導入するのかなどの運用方針を決めた上で、必要なシステムの選定や業務フローの見直しを行いましょう。

取引先や社内に周知する

運用方法が決まったら、請求書のやり取りを行う社内担当者や取引先に対して、電子化の方針や運用ルールを周知します。

取引先に対しては、新たなフローについて丁寧に説明し、理解と協力を得る必要があるでしょう。社内対しても、新しいフローやシステムの使い方を研修やマニュアルで周知し、スムーズに移行するための体制整備が求められます。

運用開始

準備が整ったら、運用を開始します。初期段階ではトラブルや不明点が出ることもあるため、問題に対応できる体制を整えましょう。実際の運用を通して出てきた課題や改善点を反映しながら、効率的な体制へとブラッシュアップしていくことが大切です。

請求書の電子化を導入する際の注意点

ここでは、請求書の電子化を導入する際の注意点について解説します。

セキュリティ対策を徹底する

請求書の電子化を導入する際には、セキュリティ対策を徹底しましょう。請求書には取引先の企業名や金額、口座情報などの重要な情報が含まれているため、電子化する際には厳重なセキュリティ対策が欠かせません。社内ルールを見直し、情報漏えいのリスクを下げる取り組みを実施してください。

販売管理システムなど既存システムとの連携を図る

電子請求書の運用をスムーズに行うためには、販売管理システムや会計ソフトなど、既存の業務システムとの連携が必要です。システム間でデータがスムーズに連携できなければ、効率化のメリットが薄れてしまいます。

事前に自社のシステム環境を確認し、業務を滞りなく行えるようにしておきましょう。

まとめ

請求書の電子化は、業務効率の向上やコスト削減、紛失リスクの低減など、さまざまなメリットをもたらします。時代に適応していくためにも、早めに請求書の電子化を進めましょう。また、電子請求書を受領する機会も多くなると考えられます。受け取る側も早めに業務フローを見直すことをおすすめします。

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