タグ付けでファイル管理を効率化！やり方やポイント、おすすめツールも解説

そもそもファイル管理とは？

ファイル管理とは、パソコンやスマートフォンなどに保存された電子データを整理・活用することです。

ファイルを整理して保存すれば、必要な情報にスムーズにアクセスできます。そのため、ファイル管理は業務効率化を図るうえで欠かせない作業です。

また、重要なファイルを誤って削除したり、上書き保存をしたりするリスクも低減されます。

ファイル管理では、おもに以下のような取り組みを行います。

ファイル名やフォルダ名のルールを決める

ファイル管理では、ファイル名やフォルダ名の命名ルールを統一することが大切です。名称を規則的にすることでファイルやフォルダの中身が一目で分かるようになり、検索性も向上します。例えば、以下のようなルールを設定するとよいでしょう。

・英数字や記号の全角・半角を統一する

・ファイル名の頭に日付を記入する

・バージョンは「v2」「v2.1」などで管理する

など

フォルダの階層を深くしすぎない

フォルダの階層を深くしすぎると、目的のファイルにたどり着くまでに時間がかかり、管理も複雑化してしまいます。一般的には、フォルダの階層は3層程度までが管理しやすいとされています。

シンプルな階層構造を保つことで、誰もが迷わずファイルにアクセスでき、業務効率の向上につながります。

使用頻度の高いフォルダはアクセスしやすい場所に移動する

頻繁に使用するフォルダは、なるべくアクセスしやすい場所に配置しましょう。

例えば、よく使うフォルダはアクセスしやすい場所（クイックアクセスなど）に配置しましょう。また、ショートカットやピン止め機能などを利用して、すぐにアクセスできるようにしておくと良いでしょう。

不要なファイルを定期的に削除する

ファイルの中身を定期的にチェックし、不要なものを削除することも重要です。今後使用しないファイルや、古いバージョンのファイルを残したままにしておくと、本当に必要なファイルが埋もれてしまいます。

古いファイルを残しておきたい場合は、専用フォルダを作成してまとめたり、別のストレージに移動させたりするとよいでしょう。

ファイル管理におけるタグ付けの重要性

ファイル管理におけるタグ付けとは、ファイルの属性や内容などを示すキーワードを、そのファイルそのものに付与することです。

タグの仕組み

ファイル管理における「タグ」とは、ファイルそのものに追加できる“目印”のような情報で、ユーザーが自由にキーワードや分類情報を書き込める仕組みのことです。

デバイスに保存されているファイルには、ファイル名や作成者、使用したカメラの機種などの情報（メタデータ）が記録されています。具体的な方法は後述しますが、タグ付けではこのメタデータの領域にキーワードを入力することで、ファイルに任意の情報を追加できます。

タグ付けのメリット

タグ付けの最大のメリットは、検索性の向上です。

付与したキーワードを使ってファイルを絞り込むことができるため、目当てのファイルをスムーズに探し出せます。例えば、「見積書」「2025年11月」「作成中」のようなタグを設定すれば、書類の種類や作成月、ステータスなどでファイルを検索できます。

また、より柔軟なファイル管理を実現できる点もメリットです。一般的なファイル管理では、フォルダを作成して分類する方法が広く用いられます。ただし、フォルダは「1カテゴリーにつき1フォルダ」が原則であるため、複数のカテゴリーを横断して管理することは困難です。

ファイル管理でタグ付けをする方法

ファイルにタグを付けたい場合は、OSの標準機能またはファイル管理ツールを利用する方法がおすすめです。

OSの標準機能を利用する

WindowsやMacといったパソコンのOSには、ファイルのタグ付け機能が標準搭載されています。

ただし、ファイルの種類によっては対応していない場合があるので注意しましょう。例えば、Windowsの標準機能ではPDFファイルへのタグ付けはできませんが、専用ツールを使えば一部タグ付けが可能です。

Windowsの場合

Windowsの標準機能を使ってタグ付けする場合、具体的なやり方は以下の通りです。

1.タスク バーからエクスプローラを開く

2.メニューの部分「表示」を選択し、「詳細ウィンドウ」をクリックする

3.タグを付けるファイルを選択し、クリックする

4.「タグの追加」をクリック

5.入力状態となるので、任意のタグを入力する

6.エンターキーを押す

Macの場合

Macの標準機能を使ってタグ付けする場合、具体的なやり方は以下の通りです。

1. タグを付けるファイルを開く

2. ファイルを選択し、ファイル名の横のタグアイコンをクリックします

3.「タグ」フィールド内をクリックする

4. リストからタグを選択するか、新しいタグを入力する

なお、ファイルを新規作成・保存する際や、デスクトップまたはFinderからタグを付けることも可能です。

ファイル管理ツールを利用する

「幅広い種類の書類にタグを付けたい」「タグを効率的に管理したい」という場合は、ファイル管理ツールの導入も検討しましょう。

ファイル管理にタグを活用する際のポイント

ファイル管理にタグを活用する際は、以下の2つのポイントを押さえましょう。

タグに一貫性を持たせる

タグに一貫性を持たせると、目当てのファイルを探しやすくなります。あらかじめ命名ルールを定め、どのような書類にどのタグを付けるのかを明確にすることが重要です。

例えば、プロジェクトで使用するファイルには「案件A」「新商品開発」などのタグを付けるとよいでしょう。

タグを定期的に整理する

ファイルに付けたタグを見直し、整理することも大切です。

同じような意味のタグが重複していたり、現在は使用していないタグがあったりすると、かえって検索性が損なわれてしまいます。定期的にタグをチェックし、ファイルを素早く見つけられる状態を保ちましょう。

AIによる自動タグ付け

ファイルに1つずつタグを割り当てる作業には、膨大な時間が必要です。そこで近年は、AIによる自動タグ付け機能にも注目が集まっています。AIがテキストや画像、動画などのファイルのデータを解析し、それぞれに適したタグを自動で割り当てることが可能です。

タグ付けができるおすすめファイル管理ツール

ここからは、タグ機能を搭載したおすすめのファイル管理ツールを紹介します。

WAN-RECORD Plus（ワンレコードプラス）

WAN-RECORD Plusは散在するデータを整備・継承し、資産として管理することを目的としたコンテンツ管理ストレージです。幅広い種類のファイルに対応しているだけでなく、紙の文書や物理的なアイテムの保管場所まで一元的に管理できます。

文書から生成AIが自動で管理項目を抽出してタグに登録する機能、条件に合致する文書の判定、文書種別ごとに自動仕分けする機能も搭載しています。

全文検索や詳細検索、タグ検索など、充実した検索機能も特徴です。タグは表形式で表示でき、一括登録・出力にも対応し、構造化したデータの生成が可能です。

NotePM（ノートピーエム）

NotePMは、ノウハウやマニュアルを一元管理することに特化したナレッジマネジメントツールです。ファイル管理だけでなくドキュメント作成機能が充実しており、議事録や業務マニュアルなどの豊富なテンプレートを利用可能です。

また、フォルダによる階層構造とタグ付けにより情報整理に対応しており、ナレッジを横断的に管理できます。

Fleekdrive（フリークドライブ）

Fleekdriveは、高度なセキュリティ機能を備えたオンラインストレージです。ほかにもAIによる文書解析機能や業務の自動化など、多種多様な機能により業務効率化を目指せます。

Fleekdriveには、ファイルに「メタタグ」を付与してカテゴライズする機能が搭載されています。タグはツリー構造で表示されるため、契約書の期限管理やプロジェクトの進捗管理など、管理用途としても活用可能です。

Fileforce（ファイルフォース）

Fileforceは、パソコンにインストールすることで、ローカルストレージのように使用できるファイル管理ツールです。オンラインでの閲覧や編集にも対応しており、メンバー同士が同じファイルを参照しながら業務を進めたり、資料を共同で作成したりできます。

ファイルを保存日やサイズなどで絞り込める高度な検索機能を備え、属性タグの付与も可能です。

FenrirFS（フェンリル エフエス）

FenrirFSは、「整理いらず」をコンセプトにしたファイル管理アプリです。

まとめ

タグ機能を活用すれば、ファイルを効率的に管理できます。従来のフォルダ管理と組み合わせることで情報の検索性を高め、業務効率化を実現しましょう。

タグはOSの標準機能でも付けられますが、より柔軟なタグ管理を実現したい場合はファイル管理ツールがおすすめです。

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