DXは業務効率化に繋がるのか？重要性と推進ポイントを紹介

DXが注目されている理由

DXは特に「市場競争力の維持と強化」と「2025年の崖」問題への対応として注目されています。

現代のビジネス環境は急速に変化しています。テクノロジーの進化、新興企業や別業種の市場参入など、既存市場環境は着々と変化しているのです。
DXは業界全体で競争力を維持し、新たな市場機会を探求する手段として注目されています。デジタル技術を活用することで、効率的な業務プロセスの設計や新しいビジネスモデル開発に繋がると期待されているためです。

このように生産性の観点からDXが注目されていますが、特に現在は2025年問題への対応のために急務と考えられています。

「2025年の崖」とは経済産業省のDXレポートにて記された言葉です。現在、多くの日本企業が老朽化したシステムを利用しています。現状のままでは、2025年前後にシステムを保守・運用できる人材が定年退職を迎え、リスク増加、機会損失、過剰なコストの発生などの危険視がされているのです。
経済産業省は、このままDX化が推進されなければ、2025年以降年間12兆円に上る機会損失が発生すると予測しています。このような状況からDXへの注目がされているのです。

日本のDX推進状況

日本企業の取り組み状況について、IPA 独立行政法人情報処理推進機構では2022年6月から7月にかけて「企業を中心としたDX推進に関する調査」を実施しました。この調査結果を踏まえて「DX白書2023」を公表しています。

「DX白書2023」では、2021年度単体売上高別DX取組状況として、売上規模が大きくなるほどDXに取組んでいる企業の割合も高くなる傾向があると発表しています。

（出典）IPA 独立行政法人情報処理推進機構「DX白書　第2部第2章 国内産業におけるDXの取組状況の概観」より

売上が50億円以上の企業となると7割は何かしらのDX化に取り組んでいる一方で、50億円以下の企業は半数以上が取り組んでいない状況です。また業種や地域によっても差が出ており、業種では、「情報通信業」「金融業、保険業」の方が、地域では大都市の方がDXへの取り組みが進んでいると結果が出ています。

DX推進は業務効率化になるのか

ここで業務効率化について、改めて整理しましょう。業務効率化とは業務プロセスやタスク処理を効果的に行うために、不必要な手間や浪費を削減する取り組みです。言い換えると、今までの成果物を、より少ない資源で生産することを指します。
ここでいう資源とは人材や労働時間、資金、設備などです。これらを削減するアプローチとしてデジタル技術の活用が注目されており、DX推進との親和性があると言われています。

では具体的にどのような効果が期待されるのかを紹介していきます。

ミスが減り、品質が向上する

多くの人が経験したことがある作業ミスですが、これらの原因の一つにヒューマンエラー（人間が引き起こすミス）があります。

このヒューマンエラーの原因は、過労やうっかりなどの不注意が多いようです。人の集中力は45分程度しか持たないと言われています。そのような中、業務中ずっと集中を切らさないというのはなかなか難しいことです。ちょっとした気のゆるみでミスが発生してしまうのは仕方のないことかもしれません。

DXのためにデジタル技術を活用した業務の自動化とプロセス最適化を行うことで、ヒューマンエラーの大幅な減少が期待できます。例えば人が紙の内容と見比べながら入力し、ダブルチェックしていた作業を、OCRによる自動読み取りに切り替え、人がそのデータチェックを行うという作業に変換したとしましょう。単純に人間による入力機会が減少するため、ヒューマンエラーが減少し、品質向上に期待ができます。

正確な情報分析・処理が可能になる

DXとはデジタル技術を導入して社内のあらゆる情報をデータ化、それを活用してイノベーションを起こすことです。それは言い換えれば社内で同じデータを横断的に閲覧・活用することが可能になります。

部署によって活用するシステムが違うことで、活用しているデータが違うといった経験はございませんか？日本企業は部署ごとで異なる業務システムを利用しているケースが多く、それらのシステム同士で連携がしにくいことが問題となっていました。
DX化を推進することはそれらのシステムを刷新し、各業務データを連携させてリアルタイム管理できるようになります。各部署のデータを横断的に正確なデータ分析を行えることから、市場の変化や新たなニーズを捉えられることが期待できます。

情報共有や連携がしやすくなる

上記のように部門間のデータがリアルタイムで連携されているということは、情報共有が的確に素早く行えることもメリットです。

皆さんの周りに定期的な業務報告や達成状況確認などのために、改めてデータの用意をした経験はありませんか？システム化されていないアナログ作業のデータが必要な場合、現場からのヒアリングから数値化するなどが必要になる場合もあり、スピード感が圧倒的に違います。

働きやすい環境が作られる

業務のデジタル化は、従業員の満足度向上や柔軟な働き方の実現にも寄与しています。

例えば、デジタル業務は地理的な制約を受けにくく、気軽なコミュニケーションを実現するため、柔軟かつ効果的なチームワークが向上することが期待されています。そのため従業員は、場所や時間に縛られない働き方が可能になるのです。
また新しい技術やツールに触れることは、従業員のスキル向上が促進され、自身の成長というモチベーションを高めます。

DXを推進するポイント

DXを推進するために大切なポイントは、デジタル領域に精通した人材の確保です。

DXを推進するためには効果的なデジタルツールやシステムを採用し、業務プロセスを最適化することが必要です。そしてそれらに蓄積されたデータを分析し、新たな顧客価値の創造に活用しているプロセスを踏むことになります。
デジタル人材は新たなテクノロジーへの理解があるため、導入から活用までを牽引できる人材です。またテクノロジーへの理解があるということは、既成概念に囚われない革新的な発想を持っています。そのためDX推進には、デジタル人材の確保が重要です。

しかし実情はデジタル人材が不足しています。現在多くの企業が何かしらのDXに取り組んでいるとわかっています。しかしその推進の課題として、DX推進に関わる人材が不足と感じている企業が大半です。（一般社団法人日本能率協会：2022年11月「日本企業の経営課題2022」調査報告より）デジタル人材の確保は多くの企業の課題なのです。

外部のリソースを活用する方法も

特定のプロジェクトや特定の業務におけるデジタル人材のリソースを確保する手段として、外部のパートナーシップを利用する選択肢があります。

DXの目的は従来の企業文化・風土を変革することです。そのために必要なデジタル技術を活用した仕組みつくりは、専門知識や経験が豊富な外部の知見を利用することで、戦略的な業務に注力できます。
一つの方法として、外部へのアウトソーシングをご検討ください。ＮＸワンビシアーカイブズでは特に紙の業務に関するデジタル化について、様々な企業のお客様を支援した実績を持っています。
もしご興味がございましたら、是非お問い合わせください。

DX推進におけるリスク

DXは企業にとって効率的に生産性を向上できるアプローチですが、実装には注意が必要な点があります。特に当社で伺う事例として、紙と電子データの二重管理による従業員の負担増加が挙げられます。

紙を使った業務をデジタル化したとしても、すべての紙がいきなり無くなることは滅多にありません。過去受領した紙や、相手都合によって紙を利用せざるをえないケース、コストの問題などで紙を急にすべて無くすことは現状難しいです。
紙が無くならないということは、今までの業務に加えて、新たにデジタル業務フローが『追加』されるということです。単純に考えるとタスクが増えたという状況です。デジタル業務は基本的にはアナログ業務よりも効率的でありますが、上手く調和のとれた業務フローにしなければ従業員への負担がかかる運用になってしまいます。

効率的な業務構築には、ITリテラシーだけでなく既存業務への深い理解も必要です。新たなテクノロジー導入を目的とせず、テクノロジーを活用してどのように業務を効率化するか、生産性を向上させるかをご検討ください。

業務をどのように改善できる余地があるかにご興味がありましたら、是非ＮＸワンビシアーカイブズに改善したい業務を明記の上、お問い合わせいただければと思います。

まずは業務のデジタル化から

新たなデジタル技術を活用することは、効率的な業務プロセスの設計や新しいビジネスモデル開発に繋がると期待されています。DXとはデジタル技術を活用して、業務や企業文化・風土を変革することです。つまりDXを推進する過程で、業務の効率化が実現できます。

ただし現在の業務への理解がないままデジタル技術を導入すると、本来期待されている効果が表れない可能性があります。推進するためにはITリテラシーと共に既存業務への理解を深めていくことが大切です。

ＮＸワンビシアーカイブズは創業以来、お客様の大切な情報を保管・活用支援してきました。その経験から、現在紙を活用した業務のデジタル化支援も行っています。もしペーパーレスや業務の改善を検討しておりましたら、お気軽にご相談ください。