社内情報共有ツールとは？種類や比較ポイントを解説｜おすすめのツールも紹介

社内情報共有ツールとは？

社内情報共有ツールとは、業務情報をオンライン上で一元管理するツールです。顧客情報や業務フローなど、従業員が保有する情報を1か所に集約し、リアルタイムで共有することを目的としています。

社内情報共有ツールには、いくつかの種類があります。目的に合わせて選択することで、業務の効率化が期待できるでしょう。

リアルタイムで共有することを目的としています。

社外情報共有ツールとの違い

社内情報共有ツールが従業員同士の情報共有を目的とするのに対し、社外情報共有ツールは取引先や協力会社など、社外との情報共有を目的とするツールです。社内情報共有ツールと同様、オンライン上で情報をリアルタイムに共有します。

社内情報共有ツールの代表的な種類

ここからは、社内情報共有ツールのおもな種類について解説します。

社内Wiki

社内wikiとは、フリー百科事典の「Wikipedia」に由来する通り、業務知識や技術知識、ビジネススキルなどを各従業員が自由に投稿・編集できる機能を持ったツールです。いわば「従業員みんなでつくる業務辞典」のようなもので、社内情報の共有・管理に適しています。検索機能にも優れており、必要な情報をスピーディーに探し出すことが可能です。

ビジネスチャット・SNS

ビジネスチャットやSNSは、おもに従業員間のコミュニケーションに使用されるツールです。メールをはじめとする従来の方法と比べてカジュアルな雰囲気でやりとりでき、相手とリアルタイムにコミュニケーションを取れます。

また、画像添付やファイル共有、スレッド作成やタスク管理などが可能なツールも多く、単なる業務上のコミュニケーションだけではなく、資料や情報の共有を効率化・迅速化できます。

グループウェア

グループウェアとは、業務情報の共有や社内コミュニケーションを効率化するツールです。

下記のような機能が搭載されており、1つのツールで幅広い役割を担えます。

• 業務情報の共有
• 検索
• チャット
• メールの送受信
• スケジュール管理
• タスク管理

など

社内設備の予約や承認フローなどの手続きを効率化するワークフロー機能などが備わっているツールもあり、全般的な業務効率化に役立てることが可能です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、工数管理やタスク管理、情報共有やコミュニケーションなどを一元管理できるツールです。プロジェクトの進捗やスケジュールなどを可視化し共有することで、プロジェクト管理業務をツール内で完結させることが可能なので、業務効率化に役立てられます。

また、プロジェクト管理者によるマネジメントだけでなく、メンバー同士の情報共有の円滑化にも寄与します。

ファイル管理・共有ツール

ファイル管理・共有ツールとは、その名の通り文書や画像などの各種ファイルの管理・共有に特化したツールです。社内における重要文書の管理や、ファイルを共有しての共同作業など、さまざまな用途に活用できます。

ファイルごとにアクセス権限やダウンロード制限などの設定ができ、情報の機密性を保てる点もメリットです。

社内情報共有ツールを導入するメリット

社内情報共有ツールを導入すると、以下のようなメリットを期待できます。

業務効率や生産性が高まる

社内情報共有ツールを導入すると、「誰がどのような業務に取り組んでいるか」「どのプロジェクトがどの程度進んでいるか」といった社内のリアルタイムな状況が可視化されます。また、個々のタスクの割り当てや期限の設定なども可能です。

これによりリソース分配が最適化され、業務効率や生産性の向上につながります。

業務の属人化を防げる

業務の属人化を防げる点も、社内情報共有ツールを導入するメリットのひとつです。特定の人のみが業務情報を握っている状態は、従業員の異動・休職や退職による業務停止のリスクを抱えています。必要なノウハウや作業手順などをツール上で共有すれば、担当者が不在のときでも誰もが同じように作業ができ、業務がストップする心配がなくなります。

長期的には、個人が築いたノウハウや優れたスキル、過去の経験で培われてきた知識も手軽に共有できるため、人材の強化にもつながるでしょう。

情報を素早く共有できる

社内情報共有ツールはインターネットを介して情報を送受信するため、リアルタイムでの情報共有が可能です。例えば、プロジェクトの重要事項や会議の予定などの情報も、必要な人へスピーディーに届けられます。社内の意思決定のスピードも上がるでしょう。

また、社内wikiや文書管理システムなどの情報蓄積型のツールも、必要な情報への素早いアクセスに寄与します。

情報管理の手間が軽減される

従来のように紙媒体で情報を管理する場合、印刷や保管などの情報管理に多くの手間がかかります。一方、社内情報共有ツールを導入すれば、情報をデジタルデータとして管理できるため、紙文書を扱うことと比較して、担当者の負担が軽減されるでしょう。ペーパーレスが加速することも期待できます。

社内コミュニケーションが活性化される

ビジネスチャットやSNSなどの導入は、社内コミュニケーションの活性化につながります。従来と比べてカジュアルなやりとりが可能となり、部署やチームの垣根を超えたコミュニケーションも促進されるでしょう。

また、メールよりも個人のアイデアや意見を気軽に共有しやすい点もメリットです。

社内情報共有ツールの選び方・比較ポイント

社内情報共有ツールを選ぶ際は、以下のようなポイントを比較するとよいでしょう。

目的

社内情報共有ツールを選ぶ前に、まずは導入目的を明確化することが大切です。自社の現状や課題を把握し、その解消に適したツールを導入する必要があります。

料金

まずは予算を設定し、その予算に収まるツールのなかから候補を選びます。その際、導入コストだけでなく、月額料金やメンテナンス費用などの運用コストも考慮することが大切です。

また、料金の安さにばかりとらわれず、費用対効果も確認しましょう。

機能

社内情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ機能が異なります。「コミュニケーションを円滑化させたい」「ナレッジベースを構築したい」など、ツールの機能が自社のニーズや導入の目的に合致していることを確認しましょう。

例えば、コミュニケーションの活性化を目的としているのであれば、チャットツールやWeb会議システムの機能が搭載されたツールが適しています。

なお、機能が多いからという理由で導入すると、不要な機能のせいでかえって使いにくくなることもあるので注意が必要です。

使いやすさ

操作が複雑なツールでは、使用率が下がり、期待した情報共有の効果が得られない可能性があります。直感的に操作でき、幅広い層の従業員が容易に、直感的に使いこなせるツールを選ぶことが大切です。

セキュリティ対策

社内情報共有ツールで扱うデータには、機密性の高いものも多く含まれます。万が一、重大なデータが漏えいしてしまうと、企業全体の損害や社会的信用の失墜につながりかねません。

社内情報共有ツールを選ぶ際は、どのようなセキュリティ対策が行われているのか事前に確認しておきましょう。サポート体制も整っていると、安心です。

多言語対応

さまざまな国籍の従業員が在籍している場合は、多言語に対応しているツールがおすすめです。多言語でのインターフェース表示や翻訳機能などがあると、日本語を母国語としない人とも情報を共有しやすくなるでしょう。

また、多言語ツールは、海外に向けて事業を展開している企業にも適しています。

おすすめの社内情報共有ツール5選

ここからは、おすすめの社内情報共有ツールや、それぞれの特徴を紹介します。

【社内wiki】NotePM

社内wikiの作成には、「NotePM」がおすすめです。社内のナレッジ共有はもちろん、業務マニュアルや社内FAQの作成にも活用できます。テンプレート機能やダッシュボードのカスタマイズ機能など、便利な機能も豊富です。

また、ほかの従業員が登録した情報に「コメント」や「いいね！」でリアクションを返すことができ、コミュニケーションの活性化につながります。

【ビジネスチャット・SNS】Chatwork

「Chatwork」はシンプルで分かりやすいUIが魅力で、国内で根強い人気を集めるツールです。

基本的なテキストメッセージ機能のほか、絵文字やファイル添付機能、ファイル管理やタスク管理など豊富な機能が備わっています。ビデオ・音声通話も可能であり、必要に応じて、チャットから通話へシームレスに移行できる点もメリットです。

【グループウェア】Google Workspace

Google社が提供する「Google Workspace」は、GmailやGoogleドキュメント、Googleカレンダーなど同社のアプリを数多く活用できる点がメリットです。業務に必要な機能を幅広く取り揃え、機能間の連携もシームレスに行えます。同社のAI「Gemini」も利用することで業務効率を上げることができるのが特徴の一つです。

また、信頼性の高いセキュリティ環境下でサービスを利用できることも利点のひとつです。

【プロジェクト管理ツール】Backlog

「Backlog」は、チームでのタスク管理を強みとするツールです。官民・業種問わずさまざまな組織で導入されており、サービス継続率98.8%(*)の実績を持ちます。コミュニケーション機能も搭載されており、チームのコミュニケーションを促進してくれます。

シンプルで、直感的に操作できるインターフェースも魅力です。

※2024年9月末時点の有料契約総数に占める解約数を引いた割合

【ファイル管理・共有ツール】WAN-RECORD Plus

「WAN-RECORD Plus」は、ＮＸワンビシアーカイブズが提供するファイル管理・共有システムです。

電子文書はもちろん、画像や紙文書などあらゆる種類の情報を一元管理できます。属性項目やタグを自由にカスタマイズすることで、データの検索性を高められる点も特徴です。

また、オンライン上にデータが存在しない紙文書は「レコード」として登録でき、実物の保管場所を電子データと同じ基盤で管理できます。

社内情報共有ツールを導入する際の注意点

社内情報共有ツールを導入する際は、次の2つのポイントに注意しましょう。

導入目的を明確化する

社内情報共有ツールの導入を成功させるためには、導入目的を明確化することが大切です。どのような課題を、どのように解決したいのかの目的を明確にすると、ツールに求められる機能が自然と明らかになります。

運用ルールを定める

運用ルールが定まっていないままツールを導入すると、従業員が本来の目的以外の使い方をしてしまう可能性があります。また、ファイルの命名規則が統一化されていないことで、情報の検索性が損なわれるといった事態も起こりかねません。

ツールをきちんと役立てるためには、運用ルールを明確化し、定期的に見直すようにしましょう。

まとめ

社内情報共有ツールを活用すると、業務効率化や属人化の防止、コミュニケーションの活性化など多数のメリットを期待できます。

ひとくちに社内情報共有ツールといっても、その種類はさまざまです。それぞれの機能やセキュリティ性などを確認し、自社のニーズに合うツールを選定しましょう。

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